Implementasi Metode Five Whys Analysis dalam Mencari Akar Penyebab Masalah

Table of Contents

Pengertian Metode Five Whys Analysis

Akar penyebab sebuah masalah harus secepatnya diketahui untuk sesegera mungkin dicarikan solusinya, hal ini dikarenakan setiap masalah yang tidak terselesaikan dengan baik pasti akan kembali meski dengan bentuk yang berbeda.

Tentunya terdapat banyak faktor yang dapat menyebabkan suatu permasalahan. Implementasi five whys analysis perlu dilakukan untuk mengeksplorasi masalah dan akar penyebabnya.

Five Whys Analysis merupakan bagian dari Root Cause Analysis (RCA) atau analisis akar penyebab masalah. Tujuan dari teknik ini adalah untuk menentukan akar penyebab cacat dengan mengulangi pertanyaan “Mengapa?”. 

Baca Juga: Root Cause Analysis (RCA): Pengertian, Fungsi, Tujuan, Penggunaan, Metode, dan Langkah Penerapannya

Lebih tepatnya, setelah sebuah permasalahan terungkap, kemudian dilanjutkan dengan pertanyaan “Mengapa?”, dan setelah dijawab akan ditanya kembali “Mengapa?”, demikian seterusnya sampai dengan “Mengapa” kelima.  

Pertanyaan mengapa tersebut bukan mencari 5 pertanyaan tetapi dari satu pertanyaan bisa berkembang sampai 5 level.
 

Sumber: lab_adrk.ub.ac.id

Pada level tersebut tidak harus sampai 5 tahapan bisa saja pada saat sampai level 3 sudah berhenti dan sudah jelas akar permasalahannya sehingga kita bisa melanjutkan dengan solusi yang dapat mencegah masalah tersebut tidak terulang kembali.

Five Whys Analysis Menurut Para ahli

1. Wee dan Simon (2009): Five whys analysis pada dasarnya adalah diagram logika yang menggambarkan hubungan sebab akibat untuk mencari akar penyebab dan menghasilkan tugas menengah atau akhir.
2. Sandes dan Pawan (2014), 5 whys analysis dalam root cause analysis (RCA) digunakan untuk mempertanyakan bagaimana penyebab urutan dari suatu peristiwa kegagalan muncul dan mengidentifikasi jalur sebab-akibat kegagalan.

Sejarah Teknik Five Whys Analysis

Sakichi Toyoda adalah seorang industrialist yang berasal dari jepang, dia merupakan penemu dan founder dari Industri Toyota.

Pada tahun 1930 ia mengembangkan teknik 5 whys dan menjadi populer pada tahun 1970. Sampai saat ini Toyota masih menggunakan teknik tersebut dalam metode memecahkan masalah.

Mengapa Menggunakan Five Whys Analysis

5 Whys sudah bukan menjadi hal baru lagi di dunia improvement, para praktisi memilih menggunakan teknik 5 Whys ini karena dapat:
1. Membantu mengidentifikasi akar masalah
2. Membantu menemukan hubungan antara akar masalah yang berbeda
3. Metode analisa yang paling sederhana dan mudah, tanpa harus melakukan analisa statistik
4. Sangat mudah dipelajari dan diaplikasikan

Adapun keuntungan dari strategi five whys analysis adalah :
1.  Menegaskan secara cepat Akar Masalah utama yang dihadapi.  
Pertanyaan yang dikemukakan langsung menuju terhadap performa yang terjadi.  Kasus-kasus sederhana akan terpecahkan tanpa menggunakan sumber daya yang berlebihan.

2.  Mudah dipelajari (Learn) dan diterapkan (Apply).  
Praktek terhadap teori ini sangat sederhana, cukup dengan bertanya “Mengapa” dan kemudian dilanjutkan dengan bertanya kembali “Mengapa”, sampai dengan tidak ada jawaban setelah itu. Jawaban terakhir itulah yang menjadi inti masalah sebenarnya.

Cara Menggunakan Strategi Five Whys Analysis

Strategi 5 Whys ini menggunakan pengukuran langsung, dan bukan merupakan solusi jangka panjang, namun merupakan sebuah tindakan pencegahan agar tidak terjadi masalah yang sama. Strategi 5 Whys ini sangat cocok dengan masalah sederhana atau medium, meski masalah kompleks pun dapat mengambil manfaat menggunakan metode 5 Whys.

Pertanyaan dalam 5 Whys harus dijawab dengan kondisi aktual yang terjadi bukan peristiwa yang mungkin terjadi. Jawaban yang mengambang dan tidak berdasarkan fakta aktual hanya akan membuat strategi 5 Whys jadi membingungkan.  

Teruslah bertanya “why” sampai Anda yakin dengan jawabannya dan tidak lagi dapat mencari jawaban lebih jauh, dan itulah solusinya. Namun jika Anda kurang yakin dengan jawabannya, maka pertimbangkanlah menggunakan strategi pemecahan masalah lainnya.

Berikut beberapa tahapan Penggunaan five whys analysis
1. Bentuk Tim
Kumpulkan orang-orang yang bersinggungan langsung dengan masalah tersebut serta dapat melibatkan fasilitator agar menjaga tetap fokus untuk mengidentifikasi masalah dengan efektif.

2. Definisikan Masalah
Amati masalah yang sedang terjadi serta diskusikan dengan tim dan tulis pernyataan masalah dengan singkat dan jelas yang disetujui oleh semua orang.

3. Pertama Tanya “Mengapa?”
Menanyakan “Mengapa” terdengar cukup sederhana tetapi jawabannya membutuhkan pemikiran yang serius. Cari jawaban yang didasari oleh fakta, yaitu tentang hal yang benar-benar terjadi bukan berdasarkan asumsi tentang apa yang mungkin terjadi.

4. Tanyakan “Mengapa?” 4 kali lagi
Pada jawaban yang telah di tanyakan sampai tahap ke 3, lanjutkan dengan tahap ke 4 “Mangapa” dengan lebih lanjut dan berurutan.

5. Mengetahui Kapan Harus Berhenti
Ketika mengungkapkan akar penyebab masalah dengan menanyakan “mengapa” tidak menghasilkan hasil maka kita tidak dapat melangkah lebih jauh. Kita dapat menggunakan teknik lain seperti fishbone diagram atau pareto chart.

6. Mengatasi Akar Masalah
Setelah mengindentifikasi suatu akar penyebab masalah, kita perlu mendiskusikan dan menyetujui tindakan solusi yang akan mencegah masalah itu terulang kembali.

7. Monitor Solusi yang di Buat
Setelah kita membuat solusi maka selanjutnya kita monitor seberapa efektif solusi yang kita buat. Dapatkah meminimalisir dan menghilangkan masalah atau jika masih ada kita harus mengulangi proses 5 whys agar mendapatkan akar masalah yang sebenarnya.

Mari kita coba teknik di atas untuk setiap masalah yang kita dapat.

Contoh Penggunaan Five Whys Analysis

lab_adrk.ub.ac.id

Sumber:
https://lab_adrk.ub.ac.id/id/implementasi-metode-5-whys-analysis-dalam-root-cause-analysis-rca/
https://surabaya.proxsisgroup.com/mencari-akar-masalah-dengan-metode-5-whys/
https://shiftindonesia.com/teknik-problem-solving-tutorial-menerapkan-5-whys/
https://medium.com/javanlabs/5-whys-untuk-mencari-akar-masalah-63383216e93c

Download

Lihat Juga

PPT Implementasi Metode Five Whys Analysis dalam Mencari Akar Penyebab Masalah 

Video Implementasi Metode Five Whys Analysis dalam Mencari Akar Penyebab Masalah (Link Youtube: https://youtu.be/82faGwIMvgI?si=y9-r1hA9i8GXWLvL )

Short Video tentang Kelebihan Orang yang Pintar (Link: https://youtube.com/shorts/ri4GBjmwHEY?si=lCmtEI05s7m9qm6J )