Root Cause Analysis (RCA): Pengertian, Fungsi, Tujuan, Penggunaan, Metode, dan Langkah Penerapannya

Table of Contents

Root Cause Analysis (RCA)

Pengertian Root Cause Analysis (RCA)

Root Cause Analysis (RCA) adalah teknik mendalam untuk menemukan akar penyebab sebuah permasalahan. RCA bisa membantu organisasi untuk memahami penyebab utama suatu masalah secara sistematis dan analitis. Dengan memahami secara detail akar suatu permasalahan, maka kita bisa menentukan langkah yang tepat untuk mengatasinya.

Berbeda dari metode problem solving atau pemecahan masalah lainnya, RCA cenderung membantu agar terhindar dari permasalahan yang sama di kemudian hari. Ini karena RCA melakukan analisis mendalam yang dapat berguna untuk menganalisis risiko (risk analysis) yang bisa terjadi ke depannya. Sehingga, organisasi bisa mempersiapkan strategi yang matang untuk memanajemen risiko tersebut di kemudian hari.

Baca Juga: Pengertian Risiko, Sumber, Jenis, dan Pengelolaannya

Fungsi Root Cause Analysis (RCA)

Analisis akar masalah (RCA) membantu mengidentifikasi tantangan yang harus ditangani organisasi untuk mencapai visinya. Dengan pengidentifikasian tersebut tentu akan menghilangkan pemborosan (Wastes) serta dapat meningkatkan kepercayaan dengan tujuan akhir dan strateginya ialah meningkatkan keuntungan.

Strategi organisasi yang baik tidak akan berhasil apabila strategi tersebut salah dalam menyelesaikan masalah dalam organisasi, ini mencakup pengertian strategi yang baik adalah sesuai dengan teknik penyelesaian terhadap kasus permasalahan dan organisasi tersebut. Mengidentifikasi sumber – akar penyebab – masalah akan membantu mengembangkan strategi yang lebih efektif untuk mengatasinya.

Tujuan Root Cause Analysis (RCA)

Root Cause Analysis bertujuan untuk mengungkap akar penyebab masalah, menemukan cara yang optimal untuk memperbaiki kesalahan, dan menemukan solusi yang dapat diterapkan untuk mencegah terulangnya kejadian yang salah. Dengan demikian, metode ini mendukung semua upaya untuk menemukan penyebab sebenarnya dari kesalahan atau hambatan proses dan memperbaikinya untuk terus ditingkatkan.

Metode RCA berhasil digunakan untuk mengidentifikasi akar penyebab dan faktor penyebab masalah dan membuat rencana pencegahan. Dikombinasikan dengan teknik analisis masalah lain seperti barrier analysis, risk tree analysis, dll., analisis akar penyebab sangat membantu untuk manajemen insiden, masalah pemeliharaan, masalah produktivitas, analisis risiko, dll.

Berkat aspek pencegahan ini, teknik pemecahan masalah menguntungkan organisasi dan proses dengan membuat mereka melihat jauh ke dalam masalah dan menemukan solusi permanen. Ini juga membuat rencana pencegahan dan mengidentifikasi peluang peningkatan organisasi.

Penggunaan Root Cause Analysis (RCA)

Root Cause Analysis (RCA) tentu dilakukan setiap saat sebab semakin banyak masalah yang teridentifikasi maka semakin cepat organisasi melakukan penanganan maupun pencegahan berulang terhadap permasalahan yang sama. Analisis situasi seperti contoh ini dapat terjadi sebagai bagian dari pengembangan sumber daya manusia pemangku kepentingan dalam organisasi.

Sebagai contoh kasus dalam perusahaan, banyak sekali karyawan resign serta lebih memilih pindah ke perusahaan lain, tentu ini tidak bisa diabaikan karena pekerja adalah investasi terbesar suatu organisasi dan lihat juga berapa biaya yang harus ditanggung dan permasalahan ini, contohnya; biaya maupun waktu dibutuhkan untuk recruitment, training dll. Dan masih banyak sekali contoh-contoh kasus dan kehidupan sehari-hari perusahaan yang bisa berdampak kepada strategi bisnis.

Metode Root Cause Analysis (RCA)

Berikut 3 contoh metode atau teknik untuk melakukan Root Cause Analysis (RCA) di antaranya,
1. Cause and Effect (Fishbone) Analysis
Metode atau teknik pertama yang bisa digunakan untuk melakukan Root Cause Analysis adalah Cause and Effect (Fishbone) Analysis. Diagram Fishbone (Diagram Sebab-Akibat) dikembangkan oleh Kaoru Ishikawa dan sering disebut Diagram Ishikawa.

Diagram ini sangat membantu untuk menganalisis secara sistematis hubungan sebab-akibat dan untuk mengidentifikasi penyebab mendasar dari masalah. Sebuah diagram Sebab-Akibat mewakili hubungan antara efek dan penyebab potensial dan ditarik untuk menghubungkan interaksi antara faktor-faktor yang mempengaruhi suatu proses.

2. Force Field Analysis
Metode selanjutnya untuk melakukan Root Cause Analysis adalah Force Field Analysis. Seperti diagram Fishbone, metode Force Field Analysis digunakan untuk mendefinisikan penyebab masalah pada intinya dan kemudian mengidentifikasi hambatan dan faktor pendorong untuk masalah tersebut.

Metode Force Field Analysis mengambil pendekatan selangkah lebih maju dengan mengidentifikasi faktor pendukung dan hambatan untuk penyelesaian masalah. Beberapa juga sering menggabungkan kategori dari diagram Fishbone dan memecah persegi panjang tengah ke dalam kategori dan masalah yang berbeda, menyoroti hambatan dan faktor yang umum atau tidak umum untuk penyelesaian masalah.

3. Five-Whys
Metode selanjutnya untuk melakukan Root Cause Analysis adalah Five-Whys. Saat menerapkan teknik Five-Whys, Anda akan mengejar jawaban melalui pertanyaan hingga sampai ke inti masalah dan kemudian memperbaikinya. Sebenarnya, Five-Whys mungkin menunjukkan bahwa sumber masalahnya sangat tidak terduga. Seringkali, masalah yang dianggap sebagai masalah teknis ternyata menjadi masalah manusia dan proses.

Itulah sebabnya mengapa menemukan dan menghilangkan akar penyebab sangat penting jika Anda ingin menghindari pengulangan kegagalan. Dengan berulang kali mengajukan pertanyaan “Mengapa?”, lapisan-lapisan gejala yang berbeda dari suatu masalah diidentifikasi dan akar penyebab masalah dapat muncul ke permukaan dan menjadi jelas.

Langkah Melakukan Root Cause Analysis (RCA)

RCA dapat dijalankan dalam 5 langkah berikut di antaranya,
Langkah 1 – Definisikan Masalah
1. Masalah apa yang sedang terjadi pada saat ini?
2. Jelaskan simptom yang spesifik, yang menandakan adanya masalah tersebut!

Langkah 2 – Kumpulkan Data
1. Apakah Anda memiliki bukti yang menyatakan bahwa masalah memang benar ada?
2. Sudah berapa lama masalah tersebut ada?
3. Impact apa yang dirasakan dengan adanya masalah tersebut?

Dalam tahap ini, harus dilakukan analisa mendalam sebelum melangkah untuk melihat faktor-faktor yang berperan dalam timbulnya masalah. Untuk membuat Root Cause Analysis yang dijalankan efektif, kumpulkanlah perwakilan-perwakilan dari setiap departemen yang terlibat (mulai dari staf ahli hingga staf garda depan), yang memahami situasinya. Orang-orang yang memang familiar dengan masalah tersebutlah yang mampu membantu mendapat pemahaman akan situasi saat ini.

Untuk mempermudah, pada tahap ini Anda bisa menggunakan metode CATWOE. Tool ini akan memberikan kemampuan untuk melihat sebuah situasi dari berbagai perspektif: yaitu Customer (pelanggan), Actor (karyawan yang terlibat), Transformation Process (proses yang mengalami masalah), World View (gambaran besar, dan area mana yang mengalami impact paling besar), Owner (process owner), dan Environmental Constraint (hambatan dan keterbatasan yang akan mempengaruhi keberhasilan solusi yang akan dijalankan).

Langkah 3 – Identifikasi Penyebab yang Mungkin
1. Jabarkan urutan kejadian yang mengarah kepada masalah!
2. Pada kondisi seperti apa masalah tersebut terjadi?
3. Adakah masalah-masalah lain yang muncul seiring/mengikuti kemunculan masalah utama?

Dalam tahap ini, lakukan identifikasi sebanyak mungkin penyebab masalah yang bisa Anda dan tim pikirkan. Dalam banyak kasus, orang akan mengidentifikasi satu atau dua faktor kausal, lalu berhenti. Padahal satu atau dua itu belum cukup untuk menemukan akar masalah yang sebenarnya.

RCA dilakukan bukan hanya untuk menghilangkan satu dua masalah di permukaan. RCA akan membantu menggali lebih dalam dan menghilangkan akar dari keseluruhan masalah. Selain itu simak beberapa tips untuk melakukan RCA berikut ini.
Gunakan beberapa tool berikut untuk membantu menemukan faktor-faktor kausal dari masalah:
1. Analisa “5-Whys” – Tanyakan “mengapa?” berulang kali hingga Anda menemukan jawaban paling dasar.
2. Drill Down – Bagilah masalah hingga menjadi bagian-bagian kecil yang lebih detail untuk memahami gambaran besarnya.
3. Apresiasi – Jabarkan fakta-fakta yang ada dan tanyakan “Lalu kenapa jika hal ini terjadi/tidak terjadi?” untuk menemukan konsekuensi yang paling mungkin dari fakta-fakta tersebut.
4. Diagram sebab-akibat – Cause and Effect Diagram (Fishbone Diagram), berupa bagan yang menerangkan semua faktor penyebab yang mungkin untuk melihat di mana masalah pertama kali muncul.

Langkah 4 – Identifikasi Akar Masalah (Root Causes)
1. Mengapa faktor kausal tersebut ada?
2. Alasan apa yang benar-benar menjadi dasar kemunculan masalah?

Gunakan tool yang sama dengan yang digunakan dalam langkah 3 untuk mencari akar dari setiap faktor. Tools tersebut dirancang untuk mendorong Anda dan tim menggali lebih dalam di setiap level penyebab dan efeknya.

Langkah 5 – Ajukan dan Implementasikan Solusi
1. Apa yang bisa dilakukan untuk mencegah masalah muncul kembali?
2. Bagaimana solusi yang telah dirumuskan dapat dijalankan?
3. Siapa yang akan bertanggungjawab dalam implementasi solusi?
4. Adakah risiko yang harus ditanggung ketika solusi diimplementasikan?

Analisa proses identifikasi cause-effect Anda dan temukan kebutuhan akan perubahan dalam sistem yang lain. Hal lain yang juga sangat penting, lakukan prediksi dari efek yang akan terjadi dengan penerapan solusi. Dengan cara ini, Anda dapat menghindari/menghilangkan masalah sebelum mereka muncul ke permukaan.

Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menggunakan tool FMEA (Failure Mode and Effects Analysis). Tool ini dibuat untuk menganalisa risiko untuk mengidentifikasi titik-titik potensial di mana kesalahan bisa terjadi. FMEA juga merupakan alat yang baik untuk diterapkan di seluruh organisasi karena makin banyak sistem yang diawali dengan FMEA, semakin sedikit masalah yang akan terjadi yang membutuhkan RCA di masa depan.

Tool lain yang berguna yaitu Kaizen. Tool continuous improvement ini akan membantu menciptakan perubahan-perubahan kecil yang bila dilakukan di banyak titik akan meningkatkan kualitas sistem secara keseluruhan. Kaizen sangat efektif untuk mengatasi masalah dalam proses karena dijalankan oleh orang-orang yang benar-benar terlibat dalam proses tersebut dalam keseharian. Dengan Kaizen, akar masalah akan dapat diidentifikasi dan diselesaikan dengan cepat dan efektif.

Dari berbagai sumber

Download