Paperless: Pengertian, Sejarah, Manfaat, Kekurangan, dan Tipsnya

Table of Contents

Pengertian Paperless

Paperless adalah upaya untuk mengurangi penggunaan kertas di suatu tempat dengan mengubah kertas dan arsip lainnya ke bentuk digital alias digitalisasi. Paperless memiliki banyak manfaat di tempat tersebut maupun lingkungan sekitar.

Paperless memiliki manfaat mulai dari menghemat biaya, meningkatkan efisiensi kerja, hingga mengurangi global warming. Demikian, banyak perkantoran dan bisnis yang menerapkan paperless beberapa tahun terakhir ini

Halnya secara perlahan pemerintah pun mulai merencanakan beberapa langkah untuk paperless agar tidak lagi menggunakan kertas. Hal ini bisa dilihat dari sejumlah program terutama website serta aplikasi pemerintahan yang mendorong orang-orang untuk menggunakan aplikasi tersebut.

Dalam bisnis, penggunaan kertas telah tereduksi dan kertas umumnya hanya digunakan untuk beberapa keperluan penting saja seperti meeting, proposal, dan juga hal lainnya. Mereka lebih memilih untuk menyimpan data-data dalam bentuk digital seperti cloud dan komputer karena praktis dan lebih mudah diorganisir.

Sejarah Singkat Paperless

Konsep paperless ini sudah diprediksi sejak tahun 1975, ketika terdapat sebuah artikel di majalah Business Week yang mengatakan bahwa kertas tak akan dibutuhkan lagi di perkantoran masa depan alias paperless office. Utamanya, karena dirilisnya komputer personal yang memang mulai naik daun saat itu.

Namun, prediksi tersebut tak langsung terjadi, karena teknologi printer dan fotokopi semakin canggih, sehingga lebih memudahkan pekerja kantoran untuk memperbanyak kertas untuk berbagai kebutuhan. Efeknya, penggunaan kertas di dunia naik dua kali lipat pada tahun 1980 sampai 2000.

Baru di tahun 2000-an penggunaan kertas cenderung menurun di negara-negara maju. Hal ini dipercayai karena generasi baru yang lebih memilih melihat dokumen penuh warna melalui monitor, dibanding dari kertas hitam putih.

Manfaat Paperless

1. Ramah Lingkungan
Menggunakan sistem paperless memberikan manfaat terhadap kondisi lingkungan. Berkurangnya penggunaan kertas bisa menjadikan sistem paperless adalah salah satu metode ramah lingkungan yang bisa dilakukan.

Hal ini dikarenakan kertas yang terbuat dari bahan dasar pohon jika digunakan secara terus menerus akan mengakibatkan kerusakan lingkungan. Namun jika peralihan era penggunaan kertas berpindah ke arah digital atau paperless office. Tentunya saja hal ini mendorong terjadi kondisi lingkungan yang lebih baik.

2. Lebih Praktis
Sistem paperless office bisa dibilang lebih praktis. Selain bisa disimpan melalui sistem penyimpanan online. Paperless office juga bisa dibuka pada perangkat elektronik apapun. Mulai dari smartphone hingga laptop atau perangkat PC. Selain itu paperless paper juga memberikan efisiensi yang lebih baik.

Pasalnya jika dokumen fisik dengan media kertas ketika dikirim ke tempat lain membutuhkan waktu berjam-jam atau berhari-hari. Maka dokumen digital bisa dikirim hanya dengan hitungan detik.

3. Hemat Waktu
Hemat waktu dari sistem paperless tak hanya bisa ditunjukkan pada proses pengiriman dokumen digital saja. Namun dari segi pencarian juga terbilang lebih mudah dan cepat.

Jika mencari dokumen fisik pada tempat penyimpanan harus memilah-milah dan menghabiskan banyak waktu. Namun hal tersebut tak berlaku untuk sistem paperless office. Kalian hanya perlu memanfaatkan fitur pencarian yang ada pada smartphone atau laptop maupun perangkat PC.

4. Hemat Biaya
Penggunaan kertas sebagai media pembuatan dokumen juga terkadang membengkakkan anggaran pengeluaran. Dengan sistem paperless office ternyata bisa membuat pengeluaran menjadi lebih terminimalisir.

Hal ini karena sistem paperless office bisa mengurangi penggunaan kertas sebagai media pembuatan dokumen.

5. Aman
Keamanan juga menjadi salah satu manfaat yang diberikan oleh sistem paperless office. Sebagai contohnya pada saat melakukan kegiatan surat menyurat menggunakan media kertas terkadang akan mudah hilang atau rusak. Namun ketika menggunakan sistem paperless office hal tersebut bisa dihindari.

Kegiatan surat menyurat bisa dilakukan secara online dengan lebih cepat dan aman. Meski ada kemungkinan hilang, namun jika file surat sudah disimpan secara online seperti memanfaatkan media cloud. Maka file surat yang hilang tersebut bisa dikembalikan atau didapatkan lagi.

6. Hemat Tempat
Penyimpanan dokumen fisik memang bisa membuat tempat terkadang mudah sekali menjadi bertumpuk dan penuh. Akibatnya proses pencarian dokumen fisik akan terkendala, makan waktu dan lebih sulit.

Namun ketika sudah menggunakan sistem paperless office. Maka dokumen digital bisa disimpan pada perangkat PC atau laptop. Bahkan ketika perangkat elektronik yang digunakan sudah penuh. Maka dokumen digital bisa disimpan melalui penyimpanan external seperti flashdisk atau sistem penyimpanan online.

7. Memberikan Dukungan Sistem Kerja WFH
Pandemi Covid-19 memang memberikan dampak serba keterbatasan. Di sinilah sistem paperless office menjadi lebih terasa. Mulai dari pengiriman file, pencarian file hingga penyimpanan file bisa dilakukan secara lebih mudah dan cepat.

8. Meningkatkan Produktivitas Kerja
Dari segi produktivitas kerja juga bisa lebih meningkat, karena jika keperluan terkait dengan pembuatan suatu dokumen dilakukan secara digital. Maka proses kinerja lebih cepat dan lebih praktis. Secara otomatis produktivitas kerja juga menjadi lebih baik dari sebelumnya.

Kekurangan Paperless

1. Proses Adaptasi yang Tak Mudah
Perpindahan menjadi paperless tidak semudah membalikkan telapak tangan. Apalagi, bila Anda memiliki banyak dokumen dan pegawai yang tidak terlalu melek IT. Hal ini justru akan memperlambat proses bisnis dan berakibat negatif pada profit Anda.

2. Rentan Terkena Cyber Crime
Paperless berarti mengharuskan Anda untuk melakukan semuanya secara digital. Mulai dari mengirim dokumen, menyimpannya, dan sebagainya. Ini tentu saja berpotensi untuk terkena cyber crime seperti phising atau hacking. Efeknya, bisa saja terjadi kebocoran data penting Anda dan disalahgunakan pihak tak bertanggungjawab.

3. Biaya Awal yang Besar
Di atas memang disebutkan kalau paperless hemat biaya. Namun, saat awal-awal menerapkan paperless, Anda mungkin harus merogoh kocek yang dalam. Sebab, Anda harus menyiapkan sistemnya, perangkatnya, hingga melakukan pelatihan untuk seluruh pegawai Anda.

4. Masalah Kesehatan
Kekurangan paperless terakhir adalah masalah kesehatan. Sebab, Anda harus melihat monitor secara terus-menerus yang bisa berakibat negatif pada kesehatan Anda. Terutama pada mata dan punggung Anda bila menatap monitor tanpa jeda.

Tips Penerapan Paperless Office

Seperti yang dijelaskan sistem paperless office memang diterapkan secara digital dan online. Tentunya meski butuh waktu agar terbiasa. Namun terdapat beberapa tips agar bisa lebih efisien dalam proses penerapan paperless office di antaranya,
1. Manfaatkan Email
Proses surat menyurat akan lebih mudah jika kalian menggunakan layanan email. Selain lebih mudah dan lebih efisien. Penggunaan email juga bisa lebih terlihat lebih profesional. Tak heran jika saat ini email telah menjadi pilihan pengiriman dokumen penting oleh perusahaan-perusahaan ternama.

2. Gunakan Penyimpanan Online
Karena sistem paperless office adalah dalam bentuk digital. Tentunya proses penyimpanan yang dilakukan juga bisa dilakukan secara digital. Selain menggunakan penyimpanan internal pada perangkat PC atau laptop.

Anda juga bisa membuat duplikat file untuk disimpan ke media eksternal. Contohnya adalah flashdisk atau pada media penyimpanan online. Saat ini sudah banyak media penyimpanan online yang bisa digunakan secara gratis dengan kapasitas besar seperti Google Drive.

Penyimpanan eksternal juga akan meminimalisir terjadinya pencurian data atau hacker. Bahkan ketika file pada penyimpanan internal hilang sekalipun. Penyimpanan online bisa mengembalikan file yang telah hilang tersebut.

3. Peralihan Memo ke Kalender Digital
Penulisan jadwal harian memang bisa jadi alternatif paling mudah untuk menjadi lebih produktif dalam bekerja. Jika sebelumnya menggunakan memo dan ditempel pada beberapa tempat. Namun adanya sistem paperless office akan lebih rapi sekaligus lebih mudah.

Anda bisa memanfaatkan adanya kalender digital. Fitur kalender digital ini bisa kalian isikan dengan berbagai macam jadwal pada setiap jam yang berlaku. Menariknya kalian bisa juga menghubungkan catatan pada kalender digital ke layanan email. Nantinya akan ada notifikasi masuk sebagai pengingat jadwal.

4. Peralihan Ke Data Digital
Inti dari paperless office adalah peralihan dari dokumen fisik ke data digital. Jika Anda sudah bisa melakukan peralihan ini. Maka sistem kinerja akan lebih efisien, cepat dan aman. Hal ini juga menjadi beberapa alasan kenapa perusahaan-perusahaan atau instansi tertentu sudah mulai beralih ke sistem paperless office.

Dari berbagai sumber

Download