Purchase Requisition (PR): Pengertian, Fungsi, Format, dan Perbedaannya dengan Purchase Order

Table of Contents

Purchase Requisition (PR)

Pengertian Purchase Requisition (PR)

Purchase Requisition (PR) adalah dokumen berbentuk formulir internal perusahaan yang digunakan oleh pegawai perusahaan untuk memberi informasi kepada manajer departemen tentang barang-barang yang mereka butuhkan. Purchase Requisition digambarkan sebagai perizinan atas pembelian barang oleh sebuah divisi perusahaan.

Purchase Requisition biasanya merupakan prosedur awal dari Standard Operating Procedure (SOP) Purchasing. Setelah PR sudah dibuat, permintaan pembelian akan menunggu persetujuan manajer yang bersangkutan serta manajer keuangan. Bisa jadi permintaan tersebut ditolak apabila ternyata dinilai bahwa pengadaan barang atau jasa tersebut tidak dibutuhkan atau karena alasan keterbatasan budget.
 
Purchase Request berguna untuk menghindari terjadinya pemesanan ganda. Selain itu, PR diperlukan untuk menjadi dasar pembuatan Purchase Order (PO). Dengan memiliki SOP Purchasing yang baik, dapat terwujud tata kelola perusahaan yang akuntabel.

Fungsi Purchase Requisition (PR)

1. Proses Pengadaan Menjadi Lebih Mudah dan Aset Perusahaan Lebih Terkontrol
Dengan PR proses pengadaan barang atau jasa dalam kegiatan usaha menjadi lebih mudah. Departemen pengadaan bisa langsung menghubungi vendor atau supplier yang bersangkutan untuk pengajuan barang atau bahan yang diperlukan.

Selain itu waktu yang diperlukan juga akan lebih hemat dengan hal ini, karena semua informasi telah tertuang jelas dalam dokumen yang diberikan pada divisi purchasing. Keuntungan lain yaitu dengan adanya kegiatan purchase requisition aset perusahaan akan lebih aman. Sebab, aset perusahaan akan diketahui dan bisa di cek kapan saja.

2. Menghindari Terjadinya Kecurangan
Pembelian palsu atau dark purchasing cukup sering terjadi pada suatu perusahaan oleh oknum perusahaan yang tidak bertanggung jawab. Hal ini pastinya akan menimbulkan kecurangan dan kerugian bagi perusahaan.

Adanya dokumen PR ini bisa membantu perusahaan untuk menghindari kecurangan tersebut. Alasannya adalah adanya dokumen formal atau resmi yang diberikan pengguna kepada divisi purchasing

Format Purchase Requisition (PR)

Tiap perusahaan memiliki purchase requistion form (format PR) yang berbeda. Namun umumnya, dokumen tersebut memuat beberapa informasi di antaranya,
1. Nomor PR
2. Nama/identitas pihak yang melakukan pengajuan pembelian
3. Nama vendor yang menjadi pihak penjual
4. Barang/jasa yang ingin dibeli
5. Estimasi harga barang/jasa
6. Jumlah barang/jasa

Dokumen ini dapat dibuat secara manual, yaitu tulis tangan pada kertas dengan format yang sudah tertera. Cara lainnya adalah secara digital melalui form elektronik atau form dalam aplikasi.

Perbedaan Purchase Requisition dan Purchase Order

Purchase Order dan Purchase Requisition memiliki keterkaitan dengan aktivitas pembelian bahan baku yang dibutuhkan perusahaan. Oleh sebab itu, kedua dokumen penting tersebut tidak pernah luput dari aktivitas sebuah perusahaan dalam melakukan pemesanan sebuah barang kepada supplier.

Terkait dengan perbedaan Purchase Order dan Purchase Requisition, disebutkan bahwasannya untuk Purchase Requisition lebih mengedepankan sebagai dokumen perizinan. Sedangkan untuk proses pembeliannya, pihak divisi keuangan nantinya akan menelaah semua dokumen pemesanan barang sebelum diberikan kepada supplier yang menjadi pemasok barang perusahaan.

Dalam hal ini, pihak divisi pengadaan barang akan membuat Purchase Order yang berisi berbagai informasi jenis barang secara detail termasuk dengan estimasi biaya yang memang harus dikeluarkan untuk proses pembelian bahan baku tersebut ketika semua telah mendapatkan persetujuan.

Selanjutnya, pihak manajemen akan menghubungi supplier untuk memastikan ketersediaan barang tersebut sehingga perusahaan bisa terhindar dari kerugian atas pemesanan barang. Setelah melakukan konfirmasi, nantinya perusahaan akan membuat Purchase Order dan ditandatangani sehingga barang yang dipesan sangat kecil kemungkinannya untuk bisa dirubah.

Baca Juga: Pengertian Purchase Order, Aspek, Fungsi, dan Manfaatnya

Dari berbagai sumber

Download