Google Workspace: Pengertian, Aplikasi, dan Keunggulannya
 |
| Google Workspace |
Pengertian Google Workspace
Google Workspace adalah kumpulan alat komputasi awan, produktivitas dan kolaborasi, perangkat lunak, dan produk yang dikembangkan dan dipasarkan oleh Google. Google Workspace merupakan layanan produktivitas yang di dalamnya terdapat berbagai aplikasi yang saling terintegrasi. Google Workspace atau yang dulunya disebut sebagai G Suite secara resmi diperkenalkan pada tanggal 6 Oktober 2020.
Google Workspace terdiri dari Gmail, Kontak, Kalender, Meet, dan Chat untuk komunikasi yakni Currents untuk keterlibatan karyawan, Drive untuk penyimpanan serta rangkaian Google Docs untuk pembuatan konten. Panel Admin disediakan untuk mengelola pengguna dan layanan. Bergantung pada edisi, Google Workspace juga dapat menyertakan Jamboard papan tulis interaktif digital dan opsi untuk membeli add-on seperti layanan telepon Voice.
Edisi pendidikan menambahkan platform pembelajaran Google Kelas dan mulai Oktober 2020 tetap menggunakan nama G Suite untuk Pendidikan. Meskipun sebagian besar layanan ini tersedia secara individual tanpa biaya bagi konsumen yang menggunakan akun Google (Gmail) gratis mereka, Google Workspace menambahkan fitur perusahaan.
Baca Juga: Google Classroom: Pengertian, Manfaat, Fitur, Keunggulan, dan Cara Menggunakannya
Berbasis di pusat data Google, data dan informasi disimpan secara langsung dan kemudian disinkronkan ke pusat data lain untuk tujuan pencadangan. Tidak seperti layanan gratis untuk pelanggan, pengguna Google Workspace tidak melihat iklan saat menggunakan layanan, dan informasi serta data di akun Google Workspace tidak digunakan untuk tujuan periklanan.
Selain itu, administrator Google Workspace dapat menyempurnakan pengaturan keamanan dan privasi. Per April 2020, G Suite memiliki 6 juta bisnis yang berbayar dan 120 juta pengguna G Suite untuk Pendidikan.
Aplikasi Google Workspace
Beberapa aplikasi dari Google Workspace di antaranya,
1. Gmail
Gmail adalah layanan email berbasis web, diluncurkan dalam rilis beta terbatas pada tanggal 1 April 2004. Dengan lebih dari 1 miliar pengguna konsumen aktif di seluruh dunia yang tercatat pada bulan Februari 2016, Gmail telah menjadi populer karena memberi pengguna ruang penyimpanan dalam jumlah besar, dan memiliki percakapan jenis thread dan kemampuan pencarian yang kuat.
2. Google Drive
Google Drive adalah layanan penyimpanan dan sinkronisasi file, diluncurkan pada 24 April 2012. Pengumuman resmi menggambarkan Drive sebagai tempat Anda dapat membuat, berbagi, berkolaborasi, dan menyimpan semua barang/pekerjaan Anda.
Dengan Google Drive, pengguna dapat mengunggah semua jenis file ke cloud, membagikannya dengan orang lain selain juga mengaksesnya dari komputer, tablet, atau smartphone mana pun. Di samping pengguna dapat menyinkronkan file antara perangkat mereka dan cloud dengan aplikasi untuk komputer Microsoft Windows dan Apple macOS, serta smartphone dan tablet berbasis Android dan iOS.
3. Google Docs, Sheets and Slides
Google Docs, Google Sheets dan Google Slides masing-masing adalah pengolah kata, spreadsheet, dan program presentasi. Ketiga program tersebut berasal dari akuisisi perusahaan pada tahun 2006, dan saat ini diintegrasikan ke dalam Google Drive sebagai bagian dari rangkaian Google Dokumen.
Semuanya berfungsi sebagai perangkat lunak kolaboratif yang memungkinkan pengguna melihat dan mengedit dokumen, spreadsheet, dan presentasi bersama-sama secara waktu nyata melalui browser web atau perangkat seluler. Perubahan disimpan secara otomatis, dengan riwayat revisi melacak perubahan.
Juni 2014, Google memperkenalkan dukungan Office di Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide tanpa perlu konversi file. Sebagai bagian dari Google Workspace, Google Docs dan Slides hadir dengan fitur tambahan yang dirancang untuk penggunaan bisnis, termasuk riwayat untuk melakukan revisi tak terbatas.
4. Google Forms
Google Forms adalah aplikasi survei dalam format formulir menampilkan semua fitur kolaborasi dan berbagi yang terdapat di Dokumen, Spreadsheet, dan Slide. Selain itu, Google Forms juga dapat digunakan untuk membuat kuis, termasuk beberapa fungsi khusus yang digunakan dalam pengaturan pendidikan.
Aplikasi pendukung lainnya yang tak kalah bagus adalah Google Sites, Google Calendar, Google Chat, Google Meet, Google Currents, Google Keep, Google Vault, Jamboard dan Google Workspace Marketplace.
Keunggulan Google Workspace
Ada banyak alasan kenapa banyak pengguna Google dapat menggunakan paket Google keseluruhannya untuk berbagai kebutuhan. Contoh kebutuhan tersebut adalah seperti komunikasi dan pekerjaan online mereka. Hal ini dikarenakan Google Workspace memiliki keunggulan di antaranya,
1. Gunakan email domain melalui klien Gmail
Dengan Google Workspace, Anda bisa menggunakan semua fungsi, keandalan, dan keakraban Gmail tapi dengan nama domain organisasi/bisnis Anda. Bagi karyawan, hal ini tentunya bisa menjadi pengalaman pengguna yang sama seperti yang biasa saat mereka menggunakan layanan dari Gmail konsumen, sehingga mereka tidak menemui kesulitan yang banyak ketika beralih antara akun pribadi dan kantor.
Dari sisi perusahaan, hal ini menjadi email kelas perusahaan premium yang bisa mereka kontrol dan amankan, tanpa perlu mengelola server email, dan mereka bisa dengan mudah menambahkan atau menghapus pengguna dengan menyesuaikan skala bisnis.
Selain itu, setiap pengguna dapat mempunyai hingga 30 akun alias. Artinya, orang yang sama memiliki peluang untuk menerima email yang sama baik itu email kantor ataupun pribadi.
2. Simpan dan bagikan file tak terbatas melalui Google Drive
Setiap pengguna mempunyai akun Drive yang menjadi tempat mereka dapat menyimpan catatan, draf, dan juga file lain yang tidak membutuhkan akses oleh rekan satu timnya. Selain itu, setiap tim bisa mempunyai Team Drive tersendiri yang menjadi tempat pengguna dapat berbagi dokumen atau sumber daya yang membutuhkan akses oleh anggota tim lain.
Hal ini tentu saja, mereka dapat berbagi file dan folder satu sama lainnya menggunakan Drive versi konsumen, tapi pertama-tama mereka perlu memberikan akses secara manual dan menetapkan izin untuk setiap pengguna.
Tidak hanya membutuhkan waktu lebih lama, tapi jika pemilik dokumen lupa menyertakan seseorang yang memerlukan akses, orang tersebut wajib meminta izin dan menunggu sampai pemilik dokumen memeriksa emailnya.
3. Berkolaborasi secara real time
Pengeditan bersama bisa diakses secara real-time di Google Workspace. Hal ini tentunya memudahkan tim dalam mengedit Dokumen, Spreadsheet, atau Slide yang sama secara bersamaan. Hal ini juga bermanfaat dalam menghilangkan kontrol versi saat tim bekerja dari rumah.
Perubahan tersebut juga dapat terjadi secara instan. Sehingga orang dapat saling membangun ide dan mencapai kesepakatan yang lebih cepat dengan komentar dan tindakan berdasarkan per itemnya.
Jika mereka masih membutuhkan pembicaraan banyak hal, anggota tim juga dapat menjadwalkan rapat melalui Team Calendar, video call melalui Google Meet tanpa batas waktu atau mengobrol dengan Team Chat.
Lalu pada layanan Google Currents, pengguna bisa membuat jaringan sosial internal Anda sendiri yang bertujuan dalam merampingkan komunikasi di seluruh organisasi, berbagi konten yang relevan bersama karyawan Anda, memulai diskusi, dsb.
Dari berbagai sumber
Post a Comment