Digital Signature: Pengertian, Fungsi, Manfaat, Cara Kerja, dan Rekomendasi Aplikasinya
 |
| Digital Signature |
Pengertian Digital Signature
Digital signature (tanda tangan digital) adalah skema matematis yang digunakan untuk membuktikan keaslian pesan atau dokumen digital. Skema ini menjadi jaminan bahwa data dan informasi benar-benar berasal dari sumber yang benar.
Digital signature memanfaatkan kode matematika canggih untuk memeriksa keaslian dan integritas pesan dan dokumen digital. Ini menjamin bahwa konten pesan tidak diubah saat transit dan membantu mengatasi masalah peniruan identitas dan gangguan dalam komunikasi digital.
Tidak hanya itu saja, tanda tangan digital juga memberikan informasi tambahan seperti asal pesan, status, dan persetujuan dari penandatanganan.
Kehadiran digital signature ini tentunya memberikan kemudahan, di mana Anda tidak perlu repot lagi untuk memberikan tanda tangan secara tatap muka karena dapat dilakukan secara jarak jauh melalui ponsel ataupun perangkat komputer.
Fungsi Digital Signature
Digital signature menurut Harris (2008) memiliki beberapa fungsi di antaranya,
1. Menyediakan proses pengecekan Integritas
Integritas data adalah berhubungan dengan penjagaan dari perubahan data secara tidak sah. Untuk menjaga integritas data, sistem harus memiliki kemampuan untuk mendeteksi manipulasi data oleh pihak-pihak yang tidak berhak, antara lain penyisipan, penghapusan, dan pensubsitusian data lain kedalam data yang sebenarnya.
2. Menyediakan proses Otentikasi
Otentikasi adalah berhubungan dengan identifikasi/pengenalan, baik secara kesatuan sistem maupun informasi itu sendiri. Dua pihak yang saling berkomunikasi harus saling memperkenalkan diri. Informasi yang dikirimkan melalui kanal harus diautentikasi keaslian, isi datanya, waktu pengiriman, dan lain-lain.
Baca Juga: Autentikasi: Pengertian, Fungsi, Faktor, Jenis, Cara Kerja, Mengatasi Masalahnya
3. Menyediakan proses Non-Repudiasi
Non-Repudiasi (nirpenyangkalan) adalah usaha untuk mencegah terjadinya penyangkalan terhadap pengiriman/terciptanya suatu informasi oleh yang mengirimkan/membuat.
Manfaat Digital Signature
Berikut beberapa manfaat penerapan tanda tangan elektronik di tempat kerja Anda di antaranya,
1. Kerahasiaan Dokumen
Mengelola dan menyimpan tanda tangan dalam bentuk dokumen fisik terbilang sulit dan rentan rusak. Hal ini karena dokumen fisik mudah dihancurkan baik sengaja ataupun tidak sengaja. Bahkan bisa juga dicuri, yang akhirnya melunturkan kerahasiaannya.
Jika perusahaan Anda menggunakan digital signature, dokumen Anda dapat aman dari risiko tersebut, karena dokumen akan disimpan dan dicadangkan dengan benar.
2. Lebih Praktis dan Efisien
Digital signature memungkinkan Anda untuk melakukan bisnis lebih praktis dan efisien dari segi waktu. Dengan begitu, transaksi bisnis Anda dapat dilakukan lebih cepat dan nyaman dengan mengizinkan pelanggan Anda menandatangani dan mengirim formulir secara elektronik. Tentu hal ini dapat meningkatkan kepuasan mereka.
Baca Juga: Pengertian Customer Satisfaction, Aspek, Faktor, Indikator, dan Strateginya
3. Meminimalisir Kesalahan
Seperti yang diketahui bersama, sistem berbasis kertas sering kali memiliki risiko kesalahan ketik atau tanda tangan di bidang yang salah, sehingga membuat Anda menjadi repot.
Namun, menerapkan otomatisasi dengan tanda tangan digital dapat mengurangi frekuensi kesalahan karena semua dilakukan secara digital. Anda juga akan terlihat lebih profesional dalam menjalankan bisnis dengan klien atau pelanggan.
4. Menghemat Waktu dan Biaya
Manfaat digital signature yang terakhir adalah dapat menghemat waktu dan biaya Anda. Biasanya untuk menandatangani sebuah dokumen bisa memakan waktu berhari-hari. Namun dengan digital signature, dokumen dapat ditandatangani dengan mudah dan cepat. Tanpa perlu kehadiran fisik sekalipun, Anda dapat menandatangani dokumen tersebut.
Dengan begitu, Anda jadi memiliki banyak untuk melakukan kegiatan bisnis yang lainnya. Biaya untuk keperluan percetakan pun bisa dimanfaatkan untuk keperluan bisnis lainnya.
Cara Kerja Digital Signature
DocuSign menjadi salah satu alat yang sering digunakan sebagai alat tanda tangan digital. Di mana pada alat tersebut memiliki protokol khusus yang disebut dengan Public Key Infrastructure. Public Key Infrastructure inilah yang mewajibkan penyedia untuk menggunakan algoritma matematika agar menghasilkan dua bilangan panjang, yang nantinya disebut dengan kunci.
Kunci pertama memiliki sifat publik, sedangkan pada kunci kedua memiliki sifat pribadi. Public Key Infrastructure adalah salah satu cara dalam otentikasi serta pengamanan data secara digital. Public Key Infrastructure implementasi dari beberapa teknik enkripsi yang tujuannya agar data tidak bisa diduplikat alias tidak bisa dipalsukan, kemudian memastikan bahwa data ataupun pengirimnya itu benar-benar asli.
Baca Juga: Enkripsi: Pengertian, Fungsi, Cara Kerja, Jenis, Penggunaan, dan Perbedaannya dengan Hashing
Jadi bila nanti Anda akan menandatangani dokumen elektronik, maka tanda tangan Anda akan dibuat menggunakan kunci yang kedua, yakni kunci pribadi yang harus Anda simpan dengan aman agar tidak disalahgunakan.
Penggunaan algoritma matematika pada digital signature bertindak sebagai sandi. Yang mana bekerja untuk membuat data agar cocok dengan dokumen yang sudah Anda tanda tangani atau disebut dengan hash. Kemudian mengenkripsi data tersebut yang nantinya akan menghasilkan tanda tangan milik Anda.
Tidak lupa juga dengan penandaan waktu yang ada pada penandatanganan dokumen. Apabila dokumen berubah setelah penandatanganan, maka tanda tangan digital milik Anda menjadi tidak valid.
Oleh sebab itu agar tanda tangan milik Anda terlindungi, Public Key Infrastructure mewajibkan untuk membuat dua kunci. Yang nantinya akan dijalankan dan disimpan dengan cara yang aman. Bahkan agar semakin terlindungi, Public Key Infrastructure melibatkan CA (Otoritas Sertifikat) yang andal.
Baca Juga: Digital Certificate: Pengertian, Tujuan, Cara Kerja, dan Jenisnya
Rekomendasi Aplikasi Digital Signature Terbaik
1. HelloSign
HelloSign menghadirkan sudut unik ke pasar eSignature dengan menggabungkan penyesuaian, layanan pelanggan, dan harga yang fleksibel dan kompetitif. API HelloSign yang kuat memungkinkan Anda untuk menyematkan dan sepenuhnya opsi penandatanganan merek di dokumen Anda.
Perusahaan ini juga mematuhi semua undang-undang eSignature utama di seluruh dunia dan menawarkan serangkaian ekstensi dan integrasi.
2. DocuSign
DocuSign adalah salah satu platform eSignature yang lebih terkenal di pasaran. Alat ini intuitif dan mudah digunakan serta terintegrasi dengan berbagai alat pihak ketiga untuk meningkatkan kemampuan penyesuaian.
Selain itu, rangkaian API memungkinkan integrasi khusus dengan sistem Anda saat ini. Selain DocuSign juga sangat menekankan keamanan, baik untuk penyimpanan data dan proses eSignature, serta memiliki banyak sertifikasi keamanan tingkat tinggi di AS dan Eropa.
3. Docsketch
Docsketch menawarkan paket gratis yang mencakup pelacakan dokumen, pengingat, dan alur kerja dokumen yang fleksibel. Alat tersebut juga menyertakan cara untuk menyesuaikan pengalaman untuk penerima bergantung pada jenis dokumen yang mereka tanda tangani.
Dokumen penjualan dapat memiliki opsi persetujuan, sementara perjanjian hukum lainnya disajikan melalui pengalaman penandatanganan terpandu yang bermanfaat. Setiap dokumen yang ditandatangani dengan Docsketch menerima laporan audit yang memenuhi atau melampaui persyaratan hukum eSignature A.S. dan internasional.
4. SignNow
SignNow telah mengumpulkan banyak penghargaan untuk perangkat lunaknya yang sederhana dan ramah seluler. Ini adalah opsi yang dapat diandalkan untuk bisnis kecil karena antarmuka yang langsung, tingkat integrasinya (termasuk API khusus), dan rangkaian fitur yang terfokus. Namun, USP utama SignNow datang dengan $ 5 / bulan per pengguna untuk pengiriman dan templat dokumen tanpa batas, ini dengan mudah merupakan opsi dengan harga terbaik di daftar ini.
Paket “Bisnis Premium” yang lebih kaya fitur hanya dengan $ 15 / bulan per pengguna. Aplikasi SignNow untuk Android dan iOS digunakan oleh lebih dari 40% perusahaan daftar Fortune 1000, karena fiturnya yang dianggap bagus. Jika Anda bermaksud menggunakan perangkat lunak eSignature di ponsel, Anda tidak akan menemukan solusi yang lebih baik dari aplikasi ini.
5. SignEasy
SignEasy memiliki antarmuka langsung yang dimaksudkan agar mudah digunakan. Fitur SignEasy memungkinkan Anda membuat dokumen dari dalam platform atau mengintegrasikan fungsionalitas seret dan lepas dengan berbagai alat pihak ketiga. Ada juga opsi untuk penandatanganan sendiri, penandatanganan langsung, dan penandatanganan jarak jauh.
6. GetAccept
GetAccept memungkinkan Anda untuk berintegrasi dengan platform CRM, seperti HubSpot, untuk membuat proses pencatatan berjalan lancar saat perwakilan penjualan Anda membuat dan menutup kesepakatan.
Buat urutan penandatanganan dan tambahkan bidang penandatanganan wajib ke dokumen untuk memastikan mereka masuk dalam urutan yang benar. Alat ini juga memastikan dokumen Anda sesuai dengan semua undang-undang tanda tangan termasuk eIDAS, ESIGN, dan UETA.
7. Contractbook
Buat dan berkolaborasi pada kontrak dari awal menggunakan templat gratis Contractbook. Simpan semua dokumen Anda di cloud sehingga semuanya teratur dan ramah GDPR. Gunakan data yang berisi dokumen dan kontrak Anda untuk mengotomatiskan pembuatan dan penyelesaian kontrak serta alur kerja Anda.
Ada juga lebih dari 3.000 aplikasi yang diintegrasikan dengan Contractbook untuk meningkatkan akurasi, menghemat waktu Anda, dan memberikan analitik yang lebih baik
8. eversign
Selain dapat mengelola eSignatures, eversign menawarkan solusi manajemen dokumen yang kuat. Artinya, mengirim dokumen untuk ditandatangani adalah proses yang mudah dengan alat tersebut. Fitur penting lainnya termasuk penyimpanan dokumen yang aman, editor dokumen, kemampuan untuk mengelola dokumen untuk banyak bisnis, dan templat khusus.
Di samping fitur manajemen kontak sangat berguna untuk organisasi yang tidak siap untuk menerapkan solusi CRM lengkap tetapi ingin menyimpan catatan kontak untuk penandatanganan dokumen.
9. KeepSolid Sign
KeepSolid Sign adalah penawaran dari spesialis keamanan dan enkripsi KeepSolid. Aplikasi ini menjanjikan tanda tangan yang cepat dan mengikat secara hukum di perangkat apa pun, serta akses offline ke kontrak yang ditandatangani.
Dalam hal kegunaan, ada alat anotasi dan kolaborasi bersama pelacakan dokumen sehingga mudah untuk membuat perubahan dan bekerja sama dalam proyek atau proses hukum. Anda bisa mendapatkan dokumen dari hampir semua cloud utama atau penyimpanan email, termasuk Google Drive, Dropbox, Box, dan iCloud. Cukup impor dokumen ke KeepSolid Sign dan tambahkan tanda tangan Anda.
Dari berbagai sumber
Post a Comment