Pengertian Project Management, Aspek, Tujuan, Pendekatan, Tahapan, dan Contohnya

Table of Contents

Project Management

A. Pengertian Project Management

Project management adalah suatu proses ataupun cara sebuah bisnis dalam melakukan berbagai kegiatan proyek dan acaranya. Project management merupakan salah satu aspek yang cukup penting, terutama ketika perusahaan sedang mengurus proyek-proyek besar.

Dalam suatu project management, terdapat beberapa proses yang harus dilakukan, mulai dari inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pengawasan hingga penutupan. Mereka yang memiliki tanggung jawab atas keberlangsungan proyek dan berbagai hal yang ada di dalamnya biasanya akan disebut sebagai manajer proyek atau project manager.

Project manager adalah mereka yang diberikan tanggung jawab tinggi dan wajib mengantongi berbagai keahlian, seperti berkomunikasi, bernegosiasi, dan memiliki pengetahuan bisnis yang mumpuni.

B. Aspek Project Management

Di dalam project management, ada beberapa aspek yang wajib diperhatikan supaya proyek bisa berjalan seperti yang sudah direncanakan di antaranya,
1. Integrasi
2. Ruang lingkup proyek
3. Waktu
4. Biaya
5. Kualitas
6. Procurement
7. Sumber daya manusia
8. Komunikasi
9. Manajemen risiko
10. Manajemen Stakeholder

Dari kesepuluh aspek tersebut, aspek yang dianggap paling penting adalah ruang lingkup proyek. Karena  aspek tersebut adalah inti dari seluruh proyek yang sedang dijalankan. Bila nantinya ada perubahan dari ruang lingkup, maka waktu, biaya dan berbagai aspek lainnya pun akan turut berubah.

Selain itu, dalam hal ini juga diperlukan manajemen risiko, karena perusahaan harus tetap memikirkan aspek bisnis seperti halnya return in investment (ROI) atas proyek yang sedang dijalankan.

C. Tujuan Project Management

Satu perusahaan biasanya memiliki beragam proyek bisnis yang harus dihandle dalam rentang waktu tertentu. Sehingga bisa dibilang mengerjakan hal ini adalah sebuah rutinitas bagi sebuah perusahaan. Di samping menjadi rutinitas, melakukan pengelolaan ini juga punya tujuan di antaranya,
1. Mencapai goals perusahaan
2. Merancang dan mengerjakan proyek tanpa masalah
3. Meningkatkan produktivitas SDM perusahaan
4. Mencari dan memanfaatkan peluang
5. Mempererat komunikasi dan kesatuan karyawan

D. Pendekatan Project Management

Project management adalah sebuah strategi yang terbagi menjadi dua pendekatan utama.
1. Tradisional
Pendekatan tradisional memiliki sifat yang lebih mendasar dan dikembangkan untuk beberapa industri seperti manufaktur.  Biasanya industri yang menggunakan pendekatan manajemen proyek ini menghasilkan produk fisik seperti mobil, komputer, bangunan, atau produk lainnya.

Jenis pendekatan ini dibagi menjadi 3 kategori yang berbeda.
a. Waterfall
Ketika menggunakan pendekatan ini, setiap tugas yang ada di dalam proyek harus diselesaikan satu persatu sebelum memulai tugas selanjutnya.

b. Critical path method
Metode ini kurang lebih sama dengan Waterfall, di mana ia menggunakan pendekatan yang sequential. Tugas penyelenggara yang menggunakan pendekatan project management ini adalah untuk memprioritaskan sumber daya yang dibutuhkan.

Selain itu, ia juga memprioritas tugas atau pekerjaan lain yang lebih penting untuk dilakukan terlebih dahulu. Pekerjaan lain yang mungkin dapat menghambat jalannya proyek akan dilakukan terakhir.

c. Critical chain project management (CCPM)
Pendekatan manajemen proyek CCPM berfokus kepada sumber daya yang dibutuhkan untuk masing-masing tugas dan pekerjaan yang ada di dalam proyek. Project manager akan mengidentifikasi tugas dengan prioritas paling tinggi, lalu membuat jadwal di sekitar prioritas tersebut. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa fokus utama dari proyek dapat benar-benar terlaksana.

2. Agile
Agile dalam project management adalah sebuah pendekatan yang berfokus kepada kolaborasi tim, dibandingkan dengan struktur hierarki. Pendekatan ini dikembangkan untuk software development pada tahun 2001.

Serupa dengan pendekatan tradisional, agile juga dikategorikan menjadi 4 jenis yang berbeda.
a. Scrum
Berbeda dengan pendekatan tradisional, pendekatan Scrum memungkinkan anggota tim untuk memiliki beban tanggung jawab yang biasa diemban oleh project manager. Jabatan pemimpin dan fasilitator dalam pendekatan ini dipegang oleh “Scrum Master”.

b. Kanban
Kanban dalam project management adalah sebuah pendekatan yang kurang lebih sama dengan Scrum. Akan tetapi, ia hadir dengan periode kerja yang bersifat lebih kontinu.

c. Extreme programming (XP)
Pendekatan XP dikembangkan khusus untuk software engineering. Pendekatan ini cocok untuk proyek dengan klien yang belum mengetahui apa yang dibutuhkan dari hasil akhir nantinya. Hal ini dikarenakan dengan menggunakan XP, project manager dapat melakukan percobaan dan memberi feedback terhadap klien.

d. Adaptive project framework (APF)
Pendekatan APF juga cocok untuk proyek berbasis teknologi dan informasi yang membutuhkan fleksibilitas dan juga tingkat adaptasi yang tinggi.

E. Tahapan Project Management

Saat ingin mengerjakan suatu proyek, tentunya terdapat berbagai proses di dalamnya. Berbagai proses ini harus dipimpin oleh mereka yang dipercaya sebagai manajer proyek atau project manager. Tahapan yang harus dilakukan dalam project management di antaranya,
1. Permulaan (Initiating)
Proses pertama yang harus dilakukan dalam project management adalah inisiasi proyek. Pada proses ini, terdapat banyak variabel yang harus ditentukan, yaitu tujuan proyek, ruang lingkup proyek, memilih manajer proyek, risiko yang mungkin akan muncul, anggaran yang diperlukan, serta perkiraan timeline yang lebih besar.

Dari ke enam variabel di atas, yang paling penting adalah tujuan proyek, hal yang ingin dicapai, serta ruang lingkup proyek. Karena inti dari project management adalah memastikan seluruh proses yang dilakukan pada akhirnya nanti sesuai dengan tujuan awal.

2. Perencanaan (Planning)
Setelah menyebutkan berbagai jenis variabel yang penting di dalam suatu proyek, maka tahaman selanjutnya adalah perencanaan. Pada proses ini, manajer proyek harus mampu membuat suatu rancangan terkait keseluruhan proyek, mulai dari awal hingga akhir secara detail.

Beberapa contohnya seperti berapa SDM yang diperlukan, berapa sumber daya eksternal yang diperlukan, timeline yang detail, serta rencana pelaksanaannya.

Nah, ketika melakukan perencanaan suatu proyek, pihak stakeholder pun akan masuk dalam pertimbangan. Karena mereka harus dilibatkan agar bisa mengetahui hal penting lainnya, seperti risiko dan juga progres ketika proyek sedang berlangsung.

3. Pelaksanaan (Executing)
Saat detail terkait perencanaan sudah dibuat dan juga disetujui oleh pihak project manager serta pihak stakeholder, maka proyek baru bisa dilakukan. Dalam proses pelaksanaannya, project manager akan bertugas dalam memastikan seluruh hal sudah berjalan sesuai dengan timeline serta anggaran yang sudah ditentukan sebelumnya.

Mulai dari memilih SDM yang mumpuni dalam mengerjakan proyek, memilih team leader, melakukan perjanjian kontrak dengan pihak vendor, supplier, dan berbagai pihak luar lainnya. Project manager juga harus memastikan pekerjaan di lapangan bisa berjalan lancar dengan cara memilih tim yang sesuai dan mampu menjaga komunikasi yang baik dengan setiap anggota tim dan pihak stakeholder.

Dengan banyaknya tanggung jawab tersebut, maka seorang project manager diharapkan mempunyai tingkat kapasitas yang cukup, seperti disiplin, profesional, berkomunikasi dan memimpin proyek dengan baik.

4. Pengawasan (Control and Monitoring)
Ketika menjalankan suatu proyek, maka seorang project manager harus mampu menilai setiap progres yang ada sesuai dengan perencanaannya. Selain itu, dia juga harus melakukan pengawasan agar mengetahui bila nantinya ada kesalahan atau kegiatan yang tidak sesuai dengan rencana.

Apabila diperlukan perubahan atau pembenahan, baik itu dari sisi kinerja ataupun pelaksanaan sistem, umumnya semua hal tersebut akan ditemukan dengan mudah pada tahapan ini. Pada intinya, diperlukan pengawasan yang ketat agar seluruh hal bisa dilaksanakan sesuai dengan rencana.

5. Penutupan (Closing)
Saat seluruh proses sudah selesai dilaksanakan dan disetujui oleh pihak stakeholder, maka proyek pun bisa dinyatakan selesai. Saat melakukan proses penutupan, maka pihak project manager akan menyelesaikan kontrak dengan berbagai pihak eksternal yang sebelumnya sudah dilibatkan, membuat pengarsipan pada berbagai dokumen yang penting, serta membuat laporan proyek.

Walaupun begitu, project management ini belum bisa dikatakan selesai. Karena, masih ada proses selanjutnya, seperti proses pemeliharaan dan penyelesaian pada berbagai masalah yang bisa muncul. Proses lanjutan ini tetap masuk dalam ruang lingkup pekerjaan project management.

F. Contoh Project Management

1. Manufaktur
Sebagai sebuah perusahaan yang selalu menyediakan produk bagi konsumennya, mustahil jika tidak pernah ada perencanaan proyek manufaktur berupa penciptaan produk dalam perusahaan Anda. Proses yang diambil adalah initiating produk apa yang ingin diciptakan, perencanaan timeline dan budget, mengeksekusinya hingga proses produksi produk itu sendiri selesai. Secara rinci bisa dipetakan seperti:
• Jenis produk : snack kentang rasa lokal
• Time : satu tahun untuk mencari hingga testing bahan yang digunakan
• Cost : Rp 30.000.000
• Scope : kemungkinan muncul kombinasi rasa lain

2. Konstruksi
Atau selain berinovasi menciptakan sebuah produk, mungkin Anda membutuhkan gedung sebagai tempat baru perusahaan Anda beroperasi. Proses initiating seperti survei lokasi bisa menjadi langkah awal contoh project management yang satu ini.

Setelah perencanaan tentang berapa biaya dan waktu yang dibutuhkan sudah disusun dengan matang, lanjutkan dengan mendaftar siapa saja yang terlibat dalam proyek ini. Kemudian proses pelaksanaan hingga penutupan bisa diselesaikan.  

Dari berbagai sumber

Download