Pengertian Virtual Office, Cara Kerja, Kelebihan, dan Kekurangannya
 |
| Virtual Office |
A. Pengertian Virtual Office
Virtual office adalah suatu kantor yang mana para penyewa hanya bisa memiliki alamat dari kantor tersebut saja, namun mereka tidak memiliki bangunan fisik daripada kantor tersebut. Artinya, Anda hanya memiliki kantor secara virtual.
Virtual office bisa juga diartikan sebagai sebuah "ruang kerja" yang berlokasi di dunia internet, tempat seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki "fisik" lokasi usaha.
Kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online. Pengaturan operasional dan fungsional kantor virtual memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di mana pun dengan menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet.
B. Cara Kerja Virtual Office
Cara kerja virtual office agar masih tetap bisa berhubungan dengan para pekerja lain di antaranya,
1. Video Conference. Ini menjadi cara yang ampuh untuk tetap menjaga kontak dengan para pekerja lainnya. Video conference biasanya dilakukan ketika tim melakukan rapat. Segala bentuk koordinasi dapat dikelola dari mana saja. Waktu dan tempat pun bisa dilakukan secara fleksibel.
2. Virtual Address. Ini yang menarik dari virtual office. Oleh karena semuanya berbasis daring maka alamatnya pun dalam bentuk daring. Meskpiun tetap mencantumkan alamat fisik, tetapi para pekerja maupun pengguna akan bertukar informasi melalui surel.
3. Area Kerja Bersama. Lebih tepatnya disebut sebagai ruang kerja bersama. Setiap orang yang berada di sana bebas mengakses ruang kerja tersebut. Artinya, ada peluang untuk saling berbagi dan menciptakan sinergitas antar pekerja. Dari situ pula, bisa tercipta kerja sama antar perusahaan.
C. Kelebihan Virtual Office
1. Virtual Office Bangun Branding
Biasanya para pengusaha yang membuka virtual office menempatkannya di pusat kota ataupun pada central bisnis sebuah negara. Sehingga sang pemakai bisa memanfaatkan dengan baik segala keuntungan yang ditawarkan tersebut. Mulai dari branding sampai pemasaran akan bisa terjadi dengan baik.
Kalkulasi biaya penggunaan kantor maya dengan membuat bangunan office pada umumnya akan sangat jauh berbeda. Tren penyediaan kantor maya ini juga didukung oleh adanya para pekerja freelance dengan waktu fleksibel mereka. Maka untuk memfokuskan pekerjaannya mereka harus menggunakan kantor maya ataupun coworking space.
Apabila kalkulasikan penggunaan virtual office dan pembuatan sebuah bangunan kantor. Tentu akan sangat jauh berbeda. Pembangunan kantor akan memakan biaya dan waktu yang cukup lama. Walaupun bangunan tersebut akhirnya akan menjadi fasilitas dan aset perusahaan. Tapi dengan bayaran Anda harus mengeluarkan uang pemeliharaan setiap waktunya.
2. Manfaat Virtual Office dari Segi Pengeluaran
Biaya operasional sebuah perusahaan tetap sangat jauh berbeda dengan virtual office. Efisiensi penggunaan dana ketika memakai kantor maya ini akan sangat Anda rasakan. Contohnya saja dari segi pengeluaran untuk biaya pembayaran gaji karyawan.
Baca Juga: Pengertian Payroll, Tujuan, Cara, Langkah, dan Manfaatnya
Jika Anda memakai kantor maya maka hal tersebut bisa dipotong dengan drastis. Karena biasanya para pekerja yang ada di kantor maya, seperti resepsionis dan pekerja lainnya. Adalah bagian dari kantor maya tersebut. Jadi pengguna tidak perlu repot mengkalkulasikan biaya yang ia butuhkan untuk pengelolaan kantor.
Ia hanya cukup berfokus kepada tugasnya saja saat berada di dalam virtual office. Apabila dikalkulasikan perbedaan pengeluaran normal dengan penggunaan kantor maya berkisar lebih dari 80% anggaran. Cukup drastis memang, karena pengguna kantor maya ini tidak perlu repot untuk mengeluarkan biaya-biaya operasional yang merepotkan.
3. Virtual Office dengan Kondisi Kantor Nyaman
Kantor yang nyaman dipakai untuk berbisnis adalah idaman setiap pelaku bisnis. Untuk mendapatkan kantor idaman seperti ini tidaklah mudah. Sebab pebisnis harus membangun kantor tersebut. Untung saja perkembangan zaman berserta budaya yang ikut maju. Memungkinkan untuk pengusaha memiliki kantor tanpa harus membangunnya.
Berita virtual office ini adalah angin segar untuk para pelaku start up bisnis yang masih berkembang. Kantor yang bisa digunakan oleh siapa saja dan kapanpun. Cukup dengan menyewa fasilitas ini saja. Fasilitas yang ditawarkan oleh kantor maya ini tidak berbeda dengan office pada umumnya.
Contohnya saja kantor maya menyediakan resepsionis serta penerimaan surat atau paket. Tanpa harus menambah karyawan yang akan dipekerjakan di dalam perusahaan tersebut. Lalu kantor maya juga memiliki sambungan telpon. Dengan keunggulan penyewa tidak membayar layanan telpon tersebut.
Harga yang ditawarkan juga cukup bervariasi dan bisa disesuaikan dengan budgeting perusahaan Anda. Jadi jangan takut untuk memakai virtual office, karena dari segi utility dan biaya kantor maya sangat unggul. Apabila dibandingkan pembangunan kantor sendiri oleh Anda.
4. Alokasi Waktu dan Tempat Yang Efisien
Bagi start up bisnis maupun freelancer mereka sangat membutuhkan virtual office ini. Sebab dengan waktu dan tempat yang fleksibel sering kali mereka malah mencampur adukan pekerjaan dengan kehidupan pribadi mereka. Sehingga akhirnya waktu bersantai tidak bisa dinikmati dengan penuh.
Kondisi dalam rumah yang tidak berbeda seperti saat bekerja adalah keadaan buruk. Inilah yang akhirnya membuat para freelancer dan pengusaha start up bisnis seringkali mengeluhkan keadaannya. Mereka seakan selalu dikejar-kejar oleh deadline pekerjaan mereka tanpa bisa beristirahat.
Maka kehadiran virtual office adalah sumber kebahagiaan bagi para pekerja lepas dan pengusaha start up bisnis. Dengan ini mereka bisa mengondisikan pekerjaan dan kehidupan pribadinya dengan baik. Tanpa harus mencampur adukan kehidupan pribadinya dengan pekerjaan.
Baca Juga: Work Life Balance: Pengertian, Aspek, Dimensi, Manfaat, Faktor, Strategi, dan Cara Mewujudkannya
5. Fleksibilitas Virtual Office
Karena kondisi tempatnya yang fleksibel virtual office memungkinkan untuk penggunanya bekerja kapanpun serta di mana pun. Fleksibilitas jenis ini sangat tenar beberapa tahun ke belakang. Dimulai dengan sistem pekerja yang sudah mulai bisa bekerja secara fleksibel. Kemudian sistem perkantoran juga mulai diadaptasi secara fleksibel.
Hasilnya ekosistem bisnis di Indonesia semakin baik saja dengan kehadiran berbagai tren bisnis ini. Tentu saja kehadiran tren ini sangat disambut baik oleh para pelaku bisnis dan freelancer. Sebab fleksibel adalah unsur pekerjaan dasar yang mereka miliki. Maka ketika kehadiran konsep kantor yang fleksibel ini, mereka langsung saja menyambutnya dengan sangat baik.
Antusiasme para pengguna virtual office sangat terlihat dari penggunaan layanan ini di Indonesia. Walaupun memang beberapa orang pasti masih asing dengan yang namanya kantor maya. Mereka pasti akan memahami bahwa kantor maya ini memang benar-benar virtual. Padahal hanya beberapa konsepnya saja yang virtual. Sedangkan si penyedia memang menyediakan fasilitas kantor pada umumnya.
D. Kekurangan Virtual Office
Beberapa kekurangan virtual office di antaranya,
1. Hubungan dengan Karyawan akan Menjadi Kurang Dekat
Komunikasi dengan para karyawan mungkin saja bisa dilakukan dengan baik di platform yang digunakan perusahaan. Namun, percakapan tersebut pasti akan lebih banyak berhubungan dengan perusahaan, sehingga ikatan personalnya akan menjadi berkurang.
Walaupun kekurangan ini mungkin terlihat biasa saja, namun kekurangan ini akan mengganggu karyawan bila nantinya ada perselisihan. Agar hubungan yang kurang dekat ini bisa diminimalisir ataupun dihindari, Anda sebagai pebisnis bisa melakukan pertemuan secara rutin dengan tatap muka.
Misalnya, seperti setiap enam bulan sekali atau kurang dari waktu tersebut s setiap bertemu, bisa mungkin jalin keakraban Agar para pekerja mengetahui yang mana pemimpin mereka begitupun sebaliknya
2. Terkadang Menjadi Kurang Fokus
Kerja di kantor virtual akan membuat beberapa karyawan menjadi kurang fokus. Pertama, tidak semua karyawan bisa bekerja dalam kerumunan terutama di wilayah coworking space. Kedua, ada beberapa pekerja yang memiliki atau membutuhkan ruangan sepi sementara di kantor virtual masih tetap ramai.
Nah untuk solusi pekerja yang tidak bisa bekerja di ruangan yang ramai, maka solusinya adalah dengan menyewa ruangan tertutup. Perusahaan virtual office saat ini ada menyediakan ruangan tertutup yang bisa digunakan oleh perusahaan agar mereka bisa bekerja yang lebih privat.
3. Waktu Kerja yang Sudah Makan
Salah satu masalah paling besar yang sering dirasakan oleh karyawan adalah banyak menghabiskan waktu di virtual office pada saat bekerja. Mereka yang lebih bisa menyelesaikan pekerjaan jarak jauh akan lebih santai dan dasar tidak perlu dipermasalahkan. Akhirnya, akan ada pekerja yang mulai berangkat siang atau bahkan bekerja tengah malam.
Untuk pekerjaan freelance dari client lain mungkin bisa diterapkan dengan model atau cara asal selesai. Namun, yang bekerja di perusahaan, mereka harus dapat bekerja secara tepat waktu. Walaupun tidak ada fingerprint, mereka harus bekerja dengan skema normal, dan yang disepakati adalah mulai dari jam 10 hingga jam 6 sore maka karyawan harus online pada jam yang sudah ditentukan.
Bekerja sesuai dengan waktu yang ditentukan akan bisa meminimalisir kemolaran, kesalahan, dan juga kegagalan karyawan. Jika karyawan selalu aktif pada jam yang sudah ditentukan, maka komunikasi pun akan bisa diarahkan dan bisa berjalan dengan lancar. Sehingga, apa yang saat itu sedang dikerjakan bisa selesai tepat waktu dan hasilnya pun akan bisa lebih maksimal.
Dari berbagai sumber
Post a Comment