Pengertian Surat Jalan, Fungsi, Tujuan, Komponen, Jenis, dan Contohnya

Table of Contents

Surat Jalan

A. Pengertian Surat Jalan

Surat jalan adalah dokumen yang mencantumkan semua barang yang termasuk dalam pengiriman, dan sering disebut sebagai catatan pengiriman, atau tanda terima barang. Surat jalan ini disertakan dalam pengiriman dan mencantumkan jumlah produk yang disertakan dalam pengiriman, tetapi tidak termasuk harga apa pun, seperti harga barang. Salinan tagihan tersebut kemudian dikembalikan ke penjual sebagai bukti pengiriman.

Surat jalan ini sangat berguna karena pemasok dapat memastikan bahwa semuanya berjalan sesuai rencana pengiriman. Dan setelah ditandatangani dan dikembalikan, dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa semua barang telah diterima dan penerima puas. Dokumen ini juga memberi pelanggan gambaran umum tentang produk yang mereka pesan karena memungkinkan mereka untuk memeriksa ulang produk yang mereka terima dengan pesanan mereka.

Sebagai dokumen pendamping yang penting, surat jalan harus selalu dibawa oleh sopir atau pengantar barang hingga kiriman sampai di alamat pihak penerima. Selain berisi informasi mengenai barang yang dikirim, surat jalan juga berguna sebagai surat keterangan yang harus ditunjukkan ketika muatan kendaraan pembawa barang diperiksa oleh petugas lalu lintas di jalan-jalan tertentu.

B. Fungsi Surat Jalan

Di Indonesia, surat jalan berperan utama sebagai dokumen yang memastikan legalitas barang kiriman dalam jumlah besar. Di samping itu, keberadaan surat jalan memiliki ketiga fungsi di antaranya,
1. Sebagai dokumen resmi perusahaan ekspedisi
Surat jalan dapat mempermudah urusan bisnis terhadap birokrasi perusahaan jasa ekspedisi. Surat yang dikeluarkan menjadi bukti sah bahwa setiap pihak yang menerima telah melakukan transaksi pengiriman barang dengan benar.

Selain itu, surat jalan juga berfungsi sebagai bentuk kesepakatan resmi antara pihak penerima dan pihak pengirim. Kesepakatan ini berupa keterangan, tujuan pengiriman, harga dan berat barang dan setiap detail lain yang dibutuhkan.

2. Sebagai bukti pengiriman yang valid
Surat ini memiliki fungsi sebagai konfirmasi bahwa barang kiriman sudah diterima oleh penerima dengan nama yang sudah bertanda tangan pada surat jalan pengiriman barang. Setelah dilakukan konfirmasi tersebut, baru dimasukkan sebagai arsip laporan keuangan perusahaan.

Di samping itu, surat digunakan sebagai bukti pengiriman valid kepada pihak asuransi pengiriman bahwa barang tersebut adalah barang milik pengirim jika sewaktu-waktu diperlukan untuk melakukan klaim kerusakan atau kehilangan.

3. Sebagai surat keterangan
Surat jalan juga berfungsi sebagai suatu informasi atau keterangan yang tertera secara rinci dan jelas terhadap barang yang akan dikirim. Surat jalan pengiriman barang dibuat tergantung dari siapakah yang mengirimkan produk atau barang tersebut.

C. Tujuan Surat Jalan

Saat pelanggan memesan barang dari Anda, Anda harus mengirimkan barang yang dipesan secepatnya. Jika surat dikirim bersama barang, maka bisa digunakan sebagai checklist, dan seperti yang disebutkan sebelumnya, bisa digunakan sebagai bukti pengiriman. Selain itu, merupakan layanan tambahan yang membuat pelanggan merasa nyaman.

Jika Anda memilih untuk membuat nota pengiriman secara manual, Anda perlu memastikan bahwa item yang disertakan dalam pengiriman disertakan dalam nota pengiriman, dan Anda mungkin juga ingin mengirim faktur pada saat yang sama.

Saat mengirim rambu jalan, pertimbangkan untuk menyertakan logo dan membuatnya menonjol. Pertimbangkan warna dan elemen desain yang dapat mendeskripsikan bisnis Anda dengan bijak, karena Anda dapat meningkatkan nilai merek dan visibilitas bisnis.

D. Komponen Surat Jalan

Anda dapat melihat surat jalan atau nota pengiriman sangat mirip dengan faktur untuk pengiriman barang, Anda harus mencantumkan produk yang dikirim dengan menggunakan rincian formal pada dokumen komersial seperti; nama perusahaan, alamat klien dan bisnis Anda, tanggal, dan lain-lain.

Namun yang perlu Anda ingat, surat jalan tidak dapat menggantikan seluruh faktur, karena pada dokumen ini biasanya tidak menyertakan  harga produk. Anda harus selalu membuat dokumen faktur terpisah dan jika mau, Anda dapat mengirimkannya dengan nota pengiriman.

Seiring dengan kemajuan teknologi, banyak bisnis atau organisasi meneruskan dan mengirimkan surat jalan mereka melalui email segera setelah barang dikirim. Karena email segera sampai ke klien, ini adalah cara yang berguna untuk mengingatkan mereka bahwa barang atau paket pesanan mereka sedang dalam proses.

Pelanggan juga menerima gambaran umum tentang pesanan mereka yang akan datang saat menerimanya melalui email, dan hal ini dapat menguntungkan untuk pengiriman dalam jumlah besar. Tidak ada aturan wajib atau ketat yang terlibat saat membuat catatan pengiriman, tetapi Anda ingin memastikan Anda menyertakan semua detail penting dan merek Anda. Anda harus mempertimbangkan termasuk di antaranya,
1. Nama dan alamat perusahaan Anda
2. Nama dan alamat klien Anda
3. Tanggal pemesanan, pengiriman, dan perkiraan pengiriman
4. Nomor / nama pesanan
5. Daftar barang termasuk dalam pengiriman

Anda harus mempertimbangkan untuk menyiapkan template standar, untuk membuat semua surat jalan dengan konsisten dan terstruktur.

E. Jenis Surat Jalan

Sebenarnya ada banyak jenis surat jalan jadi tidak hanya satu macam saja. Jenis-jenis ini disesuaikan dengan kepentingan dari masing-masing lembaga atau perusahaan. Terdapat kurang lebih delapan jenis surat jalan yang perlu diketahui di antaranya,
1. Surat Jalan Pengiriman Barang
Sesuai dengan namanya, surat jalan ini dibuat dengan tujuan memberikan rincian barang yang tertera sesuai pesanan. Sudah jelas jika surat jalan pengiriman barang ini menggunakan format penulisan yang secara khusus digunakan untuk melakukan transaksi jual beli. Biasanya dibutuhkan oleh lembaga seperti perusahaan sebagai arsip dokumen.

2. Surat Jalan Kendaraan Kepolisian
Beberapa jenis surat jalan yang berasal dari institusi kepolisian memiliki sifat berbayar, tergantung pada tujuan dibuatnya surat tersebut serta risiko yang mungkin terjadi yang menyangkut pihak pengirim dan penerima. Surat jenis ini menggunakan format penulisan resmi seperti pada surat jalan perizinan.

3. Surat Jalan Dinas
Surat jalan jenis ini biasa digunakan oleh pihak-pihak yang memiliki keperluan kedinasan, seperti contohnya seperti surat jalan tugas dinas, surat jalan perizinan, dan lain sebagainya. Surat ini biasanya dibuat secara resmi dengan susunan format dan Bahasa penulisan yang baku, serta jelas identitas nama penulis dan si penerima surat.

4. Surat Jalan Penjualan Barang Kredit
Terdapat dua jenis surat jalan ini yaitu surat jalan penjualan barang tunai dan surat penjualan barang kredit. Surat ini dikeluarkan pada transaksi jual beli yang dilakukan dengan sistem pembayaran kredit. Pembuatan surat ini ditulis berdasarkan surat order atau pemesanan dengan tujuan sebagai bukti bagan pengeluaran barang.

Pada surat jenis ini, secara khusus nilai kuantitas barang tidak mengalami perubahan dan tidak bisa diubah, karena benar-benar disesuaikan dengan kuantitas yang telah tertulis dalam surat pemesanan.

5. Surat Jalan Penjualan Barang Tunai
Selanjutnya adalah kebalikan dari surat jalan penjualan barang kredit yakni surat jalan penjualan barang secara tunai. Berdasarkan sebutannya, surat dibuat hanya untuk mencatat secara khusus bukti-bukti transaksi jual beli yang dilakukan secara tunai, serta tidak dibuat atas dasar kinerja sales order.

6. Surat Jalan Drop Canvasser
Jenis surat jalan drop canvasser ini dibuat dengan tujuan untuk membuktikan riwayat transfer yang keluar dari persediaan Gudang kepada Kanvaser. Pada surat ini nilai kuantitasnya juga ditentukan secara khusus oleh bagian pengelola pergudangan atas dasar pelaksanaan kebijakan peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

Hal tersebut biasanya disesuaikan dengan jadwal pelaksanaan tugas operasional para staf pengelola pergudangan.

7. Surat Jalan Titipan Barang
Menitipkan barang tentu harus dilakukan dengan aman, bila perlu disertai dengan berkas pendukung yang bisa dijadikan sebagai bukti resmi. Oleh karena itu, agar barang titipan aman maka perlu dibuat surat jalan penitipan barang. Biasanya surat ini ditulis oleh pihak manajemen yang wewenangnya nanti dialihkan kepada staf di bagian pergudangan.

8. Surat Jalan Retur Pembelian
Jenis surat jalan selanjutnya berhubungan dengan adanya berkas retur pembelian. Sesuai namanya, format penulisan surat tersebut didasarkan pada transaksi yang ditulis oleh pihak di bagian pembelian barang. Nilai kuantitas barang yang dituliskan di sini tidak bisa berubah, karena disesuaikan dengan kuantitas yang sudah tertulis pada retur pembelian sebelumnya.

F. Contoh Format Surat Jalan

Format surat tentunya bisa disesuaikan dengan kepentingan masing-masing perusahaan.
PT. Marketing Keuangan Kepada
Kreatif No. 7, Jakarta Barat Yth. __
Telp. 021 – 422 6855
SURAT JALAN
Nomor : ______________________
Tanggal Pengiriman : ______________________
Dikirim dengan : ______________________
Nomor Polisi : ______________________
Nama Pengemudi : ______________________
No. Kode Barang Nama Barang Satuan Jumlah Keterangan
Mengetahui,
PT. Inklusi Keuangan
Sopir Manajer Marketing
(_________) (_________)
Diterima pada tanggal: ______________________
Penerima
(_________)

Dari berbagai sumber

Download