Pengertian Purchasing, Fungsi, Tugas, Tanggung Jawab, dan Prosesnya
 |
| Purchasing |
A. Pengertian Purchasing
Purchasing adalah suatu proses pemesanan barang atau jasa yang diperlukan atau dibutuhkan oleh badan usaha atau individu. Purchasing juga dapat diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan perusahaan untuk membeli atau menyewa barang/jasa untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan. Purchasing sendiri merupakan bahasa inggris yang berarti pembelian.
Setiap perusahaan rata-rata menghabiskan 50 hingga 70 persen dari pendapatannya untuk melakukan pembelian. Dengannya, seorang buyer harus memahami apa yang dibutuhkan perusahaan berdasarkan anggaran dan perencanaan yang dimiliki oleh perusahaan.
Pada umumnya, setiap perusahaan memiliki SDM purchasing nya sendiri. Peran mereka adalah melakukan seluruh pembelian barang yang diminta oleh divisi lain yang ada di dalam perusahaan. Selain itu, purchasing juga diberikan tanggung jawab penuh atas barang atau jasa yang dipesannya.
B. Fungsi Purchasing
1. Memantau dan Memastikan Kebutuhan Perusahaan
Tugas utama dari divisi purchasing adalah memastikan kebutuhan perusahaan dengan membeli berbagai keperluan. Tentu ini menjadi fungsi dan tujuan utama dari dibentuknya bagian ini. Setiap department akan memiliki beragam jenis kebutuhan yang berbeda dan sangat beragam.
Divisi purchasing perlu menanyakan berbagai kebutuhan setiap departmen dalam beberapa waktu ke depan. Mulai dari kebutuhan bulanan dan mingguan untuk membuat planning dan target untuk pembelian.
2. Membuat Persetujuan Pembelian dari Manajemen
Dalam sebuah perusahaan, manajer memiliki fungsi untuk melakukan manajemen terhadap setiap divisi. Hal ini juga berlaku sama pada tugas dan fungsi yang dijalankan oleh bagian purchasing. Mereka harus mendapatkan persetujuan dari bagian manajemen dalam melakukan setiap pembelian.
Approval ini diperlukan sebelum pembelian dilakukan. Persetujuan tidak hanya didapatkan dari pihak manajemen saja namun juga dari divisi finance yang bertugas langsung mengatur keuangan perusahaan.
3. Melakukan Pengecekan Barang yang Tiba
Demi memberikan kualitas dan kinerja yang baik maka setiap kebutuhan divisi harus dipastikan kualitasnya. Tentu pihak purchasing memiliki fungsi untuk melakukan pengecekan dalam setiap barang yang dibeli. Termasuk barang yang diperlukan secara mendadak jika terjadi keterlambatan tiba.
Pengecekan tidak hanya meliputi kualitas dan kuantitas barang. Setiap orang yang bekerja sebagai purchasing harus mengetahui deadline dan mengatasi berbagai kendala ketika berusaha mendapatkan barang. Khususnya yang sangat penting bagi setiap divisi yang bekerja.
4. Follow Up dan Konektivitas dengan Vendor
Setiap vendor yang bekerjasama dengan perusahaan menjadi partner penting yang harus dijaga. Bagian yang berkewajiban untuk menjaga hubungan baik dengan vendor salah satunya adalah staff purchasing. Vendor ini nantinya akan senantiasa memberikan dan memenuhi kebutuhan perusahaan.
Ketika perusahaan mampu menjaga hubungan baik dengan vendornya maka ada banyak keuntungan yang didapatkan. Salah satunya adalah mendapatkan harga barang dan kebutuhan yang lebih ringan. Bahkan term of payment atau waktu pembayaran juga bisa lebih Panjang.
5. Membayar dan Pembayaran
Ketika staff purchasing melakukan pembelian maka ada uang perusahaan yang digunakan. Hal ini menjadi salah satu tugas dari divisi purchasing untuk memastikan pembayaran. Ketepatan waktu juga harus diperhatikan demi mendapatkan kepercayaan baik dari departmen lain dan vendor.
6. Dokumentasi Purchase Order, Faktur, dan Invoice
Di setiap perusahaan akan ada banyak dokumen yang diperhitungkan di setiap waktu. Seperti pengeluaran dan pemasukan yang dilakukan oleh setiap departmen. Hal ini juga terjadi untuk divisi purchasing yang akan mengatur invoice, purchase order, dan fakturnya sendiri.
C. Tugas Seorang Buyer dalam Purchasing
Adapun tugas seorang buyer dalam divisi purchasing di antaranya,
1. Menyusun daftar atau perencanaan barang/jasa apa yang ingin dibeli tiap divisi pada perusahaan
2. Melakukan klasifikasi atau pengkategorian pada pembelian, apakah pembelian jangka panjang, bulanan, atau just in time
3. Melakukan analisis Total cost of ownership
4. Menyusun daftar supplier potensial
5. Meminta approval pembelian kepada pihak manajemen
6. Berhubungan langsung dengan supplier
7. Melakukan negosiasi
8. Membuat dan mengirimkan dokumen pemesanan (purchasing order)
9. Quality control terhadap barang/jasa yang telah dibeli atau disewa
10. Dokumentasi dokumen pembelian
11. Berhubungan dengan tim logistik dan keuangan
12. Melakukan efektivitas dan performa barang/jasa yang telah dibeli atau disewa.
D. Tanggung Jawabnya Seorang Buyer dalam Purchasing
1. Menerima dan Menganalisis Kebutuhan Perusahaan
Purchasing harus dan wajib menerima pembelian selama pembelian tersebut dilakukan untuk kebutuhan dan kepentingan perusahaan. Tapi, disarankan agar pihak purchasing untuk selalu menganalisa kembali apakah barang atau jasa yang dipesannya benar-benar sedang diperlukan atau tidak.
2. Menganalisis dan Memilih Supplier Serta Vendor
Mencari dan juga menentukan supplier adalah tugas yang harus dilakukan oleh pihak purchasing. Mereka harus mempunyai berbagai data supplier yang sesuai dengan kualitas perusahaan, dan juga sudah harus sesuai dengan harga yang tertera di dalam anggaran. Pemilihan supplier ini bisa melalui proposal yang ditawarkan langsung, iklan, atau saran dari pihak lain.
3. Melakukan Pemesanan Pada Supplier
Setiap pemesanan yang dilakukan oleh pihak purchasing harus mengisi formulir purchase order terlebih dahulu. Formulir tersebut harus bisa dibuat menjadi beberapa rangkap agar bisa digunakan sebagai arsip. Nantinya, arsip tersebut bisa dijadikan bukti bahwa perusahaan sudah pernah atau sedang melakukan pemanasan pada produk barang atau jasa tersebut.
4. Staff Purchasing Memantau Pengiriman Barang
Dalam masa pengiriman barang, bagian purchasing juga harus terus selalu memantau lokasi terkini dari barang atau jasa tersebut, hingga benar-benar sudah tiba di gudang perusahaan. Jika produk yang dibeli adalah berupa jasa, maka tim purchasing harus bisa memastikan bahwa pekerjaannya sudah selesai sesuai dengan kontrak awal.
5. Memeriksa Kualitas Barang Pesanan & Pekerjaan
Setelah barang sudah tiba, maka tim purchasing harus memeriksa kembali produk yang sudah dipesannya. Mereka harus bisa memastikan bahwa barang tersebut sudah sesuai secara jumlah dan kapasitasnya. Jika Ada yang tidak sesuai dengan PO, maka pihak purchasing bisa retur kembali demi menjaga kualitas perusahaan.
6. Staff Purchasing Membayar Faktur
Dalam hal ini, pembayaran bisa dilakukan oleh tim purchasing secara cicil atau kontan, tergantung dari kerjasama yang sudah disepakati oleh kedua belah pihak. Tim purchasing harus bisa melunasi pembelian yang dilakukan perusahaan hingga benar-benar lunas, sehingga setiap tim purchasing harus bisa memiliki keahlian komunikasi yang baik.
E. Proses Purchasing
Adapun langkah pembelian pada perusahaan di antaranya,
1. Perencanaan
Proses pertama tentu perencanaan. Anda sebagai pemilik usaha harus merencanakan apa yang menjadi kebutuhan bisnis Anda saat ini, bagaimana plus-minus ketika melakukan pembelian atau menyewa jasa tertentu di waktu tertentu.
Selain itu Anda juga harus mencocokkan anggaran yang sudah ditetapkan pada bisnis Anda. Satu hal yang perlu diingat bahwa pembelian akan sangat mempengaruhi bagaimana penghasilan Anda nantinya. Sebagai bahan pertimbangan pertama tentu Anda memerlukan beberapa pertanyaan sebagai berikut:
a. Kenapa Anda harus membeli atau menyewa barang/jasa tersebut?
b. Untuk Apa barang atau jasa tersebut digunakan?
c. Bagaimana kondisi pasar saat ini, terutama kapan supplier cenderung mau menyediakan barang/jasa nya?
d. Berapa margin keuntungan yang diinginkan supplier?
e. Berapa total biaya pembelian dari beberapa vendor?
f. Dimana produk tersebut diproduksi. Apakah jauh dari lokasi operasional Anda?
g. Seperti apa proses produksi dan reputasi supplier?
Pertanyaan-pertanyaan itu dapat Anda jabarkan sebagai analisis sebelum melakukan pembelian. Selain itu, Anda juga dapat menggunakan analisis Total Cost of Ownership (TCO). Analisis TCO sendiri adalah membandingkan beberapa opsi berdasarkan rincian biaya yang dikeluarkan untuk opsi-opsi tersebut.
Alih-alih memilih yang termurah, analisis TCO lebih menekankan apa saja yang didapat dari barang/jasa tersebut dan berapa banyak biaya yang akan dikeluarkan. Artinya, Anda bisa saja membayar lebih mahal jika memang itu value for money.
2. Memilih Supplier
Pada tahap ini Anda akan memilih supplier potensial yang sesuai dengan perusahaan Anda. Supplier harus memiliki reputasi yang baik, memiliki komitmen untuk berkembang, customer-oriented, fleksibel, memiliki keuangan yang sehat, menyediakan technical assistant.
Selain itu, Anda juga perlu mempertimbangkan lokasi. Karena jika Anda memilih lokasi yang jauh bahkan berbeda pulau, biaya transportasi yang dikeluarkan pun akan membebani Anda.
Saran selanjutnya adalah buatlah “aliansi” dengan supplier. Maksudnya adalah membangun kerjasama jangka panjang dengan supplier. Hal ini memberi beberapa manfaat seperti efisiensi waktu dan produksi, biaya yang lebih murah, kemudahan pembayaran, dan Anda juga bisa lebih meramalkan bisnis Anda karena tidak perlu menggonta-ganti supplier atau vendor.
3. Melakukan Bidding
Bidding adalah proses penawaran oleh supplier berdasarkan request for information (RFI) yang diberikan oleh Anda sebagai pengusaha. Informasi berupa kemampuan dari supplier tersebut dan dibandingkan dengan biaya yang mampu dikeluarkan perusahaan, rincian barang atau jasa yang akan dibeli, jumlah, durasi pemakaian, dan juga deadline pembayaran.
4. Negosiasi
Setelah melakukan bidding, Anda perlu melakukan negosiasi kepada supplier-supplier pilihan Anda. Negosiasi adalah skill yang harus dimiliki oleh seorang buyer dalam melakukan purchasing. Biasanya Anda akan menemukan pandangan yang berbeda antara diri Anda dan juga calon supplier. Biasanya adalah terkait biaya. Oleh karena itu negosiasi perlu dilakukan untuk menyatukan visi antara Anda dan juga calon supplier Anda.
Setelah melakukan negosiasi dan mencapai kesepakatan Anda biasanya perlu mengoreksi dan menyesuaikan beberapa poin pada saat sebelum dan sesudah negosiasi yang selanjutnya akan dituang dalam surat perjanjian kerjasama.
Setelah semua beres langkah terakhir tentunya melakukan pembelian. Buyer akan menyusun dan memberikan purchasing order kepada supplier. Setelah itu, vendor akan memberikan invoice atau faktur penjualan barang atau jasa apa yang telah dibeli.
Invoice inilah yang nantinya menjadi acuan antara Anda sebagai pengusaha dan juga supplier dalam penyesuaian pesanan.
Dari berbagai sumber
Post a Comment