Pengertian Timesheet Karyawan, Fungsi, Cara Kerja, Jenis, dan Manfaatnya

Table of Contents

Timesheet Karyawan

A. Pengertian Timesheet Karyawan

Timesheet karyawan adalah media berupa fisik maupun virtual yang dipergunakan untuk menghitung jumlah jam kerja karyawan. Timesheet berkaitan langsung dengan besaran gaji yang akan diterima oleh masing-masing karyawan berdasarkan jam kerjanya. Dengannya, proses ini harus dilakukan dengan sangat teliti dan proses perhitungan tidak boleh salah.

Adanya timesheet karyawan sangat mempermudah perusahaan karena proses perhitungan dilakukan sangat cepat dan juga akurat. Lewat data dari timesheet ini, perusahaan dapat mengetahui kapan seorang karyawan datang ke kantor dan kapan jam mereka pulang. Selain itu, perhitungan waktu lembur juga dapat dilakukan dengan cara yang lebih mudah.

B. Fungsi Timesheet Karyawan

Terdapat beberapa fungsi timesheet karyawan terhadap perusahaan di antaranya,
1. Sebagai alat untuk manajemen waktu
Lewat timesheet yang terekam jelas, divisi human resource dalam perusahaan dapat mengetahui bagaimana jam kerja dari masing-masing karyawan. Apakah sudah sesuai dengan ketentuan jam kerja yang sudah disepakati oleh perusahaan atau malah sebaliknya?

Selain itu, lewat timesheet ini juga pihak HRD dapat mengetahui sejauh mana waktu tersebut efektif digunakan oleh setiap karyawan dalam menyelesaikan pekerjaannya. Kemudian jika kebetulan dalam satu hari terdapat banyak muatan pekerjaan yang harus segera diselesaikan, maka karyawan akan diminta untuk lembur.

2. Sebagai salah satu komponen perhitungan gaji
Seperti yang telah disebutkan di awal, perhitungan gaji karyawan sering dipengaruhi oleh tingkat kehadiran mereka dalam satu periode. Ini bisa meliputi jam lembur yang sudah mereka lalui atau pengajuan cuti yang mereka ambil.

Karyawan yang banyak mengambil cuti tentunya akan memiliki lebih banyak potongan pada gaji yang akan diterimanya. Hal ini juga berlaku sebaliknya pada karyawan yang sering lembur untuk menyelesaikan pekerjaan. Di mana upah yang akan mereka terima akan jauh lebih banyak dari gaji pokok biasanya.

Dalam hal ini perusahaan harus memastikan bahwa sistem penggajian tersebut dilakukan secara transparan. Dalam slip gaji yang diberikan harus terdapat penjelasan mengenai hitungan jam lembur, cuti atau berbagai macam potongan lain sehingga karyawan tidak perlu bertanya-tanya lagi.

3. Sebagai pertimbangan informasi kinerja karyawan
HRD yang baik harus mampu memberikan perhatian pada setiap karyawannya. Karena divisi ini akan berhubungan langsung dengan sumber daya manusia di dalam perusahaan tersebut. Untuk itu, penting bagi setiap HR selalu mengamati kinerja dari masing-masing karyawan tersebut. Sudahkah mereka menyelesaikan pekerjaannya dengan benar dan tepat waktu?

Jika seorang karyawan tidak dapat menyelesaikan suatu pekerjaan sesuai dengan deadline yang sudah ditentukan. Maka Anda layak untuk mencari tahu. Apakah beban yang diberikan terlalu berat? Atau mungkin time management karyawan tersebut yang kurang rapi?

Lewat analisis singkat terkait kinerja karyawan tersebut, Anda akan mengetahui kapasitas masing-masing dari mereka serta di mana letak potensi setiap pekerja.

C. Cara Kerja Timesheet Karyawan

Masing-masing karyawan yang bekerja dan masuk setiap hari akan mencatatkan kehadiran mereka. Data kehadiran yang masuk akan tercatat pada sebuah tabel sesuai pada kolom yang tertera. Proses pencatatan kehadiran karyawan bergantung pada sistem yang ditetapkan oleh perusahaan. Ada perusahaan yang masih menggunakan cara manual dengan kertas atau mesin fingerprint, tetapi ada pula yang sudah menggunakan bantuan teknologi.  

Perusahaan yang masih menggunakan kertas akan menjadikan lembaran kertas tersebut menjadi sebuah dokumen penting. Akan tetapi, penggunaan dokumen fisik rentan rusak seperti terkena tetesan air atau tak sengaja sobek. Sedangkan penggunaan mesin fingerprint membuat perusahaan perlu mengeluarkan biaya ekstra untuk pemeliharaan berkala.

Cara manual menggunakan kertas dan mesin fingerprint juga tidaklah efisien. Tidak ada fitur sinkronisasi dan integrasi data yang memadai membuat HRD harus melakukan input data satu-satu saat hendak menggunakan data dan informasi untuk hal lain dari timesheet. Di samping itu, data kehadiran tidak terpantau secara real time oleh HRD, sehingga memungkinkan terjadi adanya manipulasi dari karyawan itu sendiri. Hambatan dan risiko ini akan mengganggu kinerja HRD jika dibiarkan berlanjut-lanjut.

D. Jenis Timesheet Karyawan

1. Berdasarkan Bentuknya
a. Timesheet Kertas/Hard Copy
Jenis yang pertama adalah timesheet karyawan dalam bentuk kertas. Seperti namanya, timesheet jenis ini output-nya berbentuk kertas atau hard copy.

Timesheet kertas/hard copy sudah lebih dulu digunakan, tetapi timesheet jenis ini memiliki kekurangan seperti proses pendataan lebih lama, tingginya tingkat human error sehingga menjadi tidak praktis untuk digunakan.

Selain itu, karena berbentuk kertas maka timesheet ini lebih sulit disimpan dan memiliki resiko yang tinggi untuk hilang.

b. Timesheet Digital/Soft Copy
Jenis timesheet yang kedua adalah digital atau softcopy. Timesheet jenis ini merupakan pembaruan daripada jenis kertas/hard copy karena dengan memanfaatkan teknologi.

Oleh karena itu, pendataan waktu kerja pada timesheet digital dapat dilakukan lebih cepat sehingga dapat mengefektifkan waktu kerja tim HR juga meminimalisir adanya human error. Selain itu, timesheet dengan bentuk digital lebih mudah disimpan dan dicari bila sewaktu-waktu dibutuhkan.

2. Berdasarkan Fungsinya
a. Timesheet Mingguan
Timesheet mingguan biasanya digunakan oleh perusahaan yang memiliki proyek dengan jangka waktu sebentar atau karyawan yang memiliki kontrak jangka pendek. Timesheet mingguan biasanya diterapkan oleh perusahaan kecil atau yang memiliki mobilitas tinggi terutama untuk memonitor budget pada masing-masing pekerjaan.

b. Timesheet Bulanan
Timesheet bulanan yang menjadi sering digunakan oleh perusahaan-perusahaan. Dengan timesheet bulanan, Anda bisa memantau pekerjaan dan performa pekerja lebih efektif karena data yang terhimpun juga banyak.

c. Timesheet Pekerja Shift
Tidak berbeda dengan timesheet lainnya, timesheet untuk pekerja shift dibuat dengan membagi tiga waktu check in check out sesuai dengan waktu shift, Perusahaan bisa memanfaatkan software untuk membuat jadwal kerja shift dalam memudahkan pembuatan jadwal jam kerja shift karyawan. Selain itu, timesheet pekerja shift dibuat dengan pola dua mingguan.

d. Timesheet per-projek
Timesheet ini berguna bagi Anda yang memiliki pegawai dan masing-masingnya bekerja untuk menjalankan project tertentu. Biasanya timesheet ini digunakan pada pekerjaan yang sangat singkat seperti event.

E. Manfaat Timesheet Karyawan

1. Proses Manajemen Waktu Lebih Optimal
Melalui dokumen ini, jam kerja dari masing-masing karyawan akan terekam sangat jelas. Hal tersebut akan memudahkan bagi divisi HR dalam perusahaan untuk memantau apakah setiap karyawan bekerja sesuai dengan ketentuan waktu yang sudah ditetapkan. Divisi HR akan menilai apakah waktu kerja yang digunakan sudah efektif untuk menyelesaikan tugas-tugasnya.
 
2. Memudahkan dalam Perhitungan Gaji
Setiap gaji yang akan diberikan kepada karyawan, akan dihitung berdasarkan jumlah waktu kerja. Maka dari itu, time sheet karyawan ini sangat berguna bagi divisi HR untuk menyesuaikan antara jumlah jam kerja karyawan dengan gaji yang diberikan. Perlu diperhatikan, proses penggajian harus dilakukan secara transparan. Jadi, dalam slip gaji harus disertakan hitungan jam kerja, lembur, cuti, dan juga hal-hal lain yang berkaitan.
 
3. Mengetahui Kinerja Karyawan
Informasi tentang kinerja karyawan akan terlihat dari keefektifan dalam bekerja. Dengan time sheet karyawan, HRD akan melihat sejauh mana kemampuan setiap karyawan dalam menyelesaikan tugasnya. Apakah mereka dapat menyelesaikan tugasnya secara tepat waktu atau belum. 

Dari berbagai sumber

Download