Pengertian Payroll, Aspek, Tujuan, Cara, Langkah, dan Manfaatnya
 |
| Payroll |
A. Pengertian Payroll
Payroll merupakan total semua kompensasi yang harus dibayarkan oleh perusahaan untuk karyawan dalam jangka periode waktu atau tanggal yang telah ditentukan. Payroll juga bisa diartikan sebagai daftar pekerja dari sebuah perusahaan serta jumlah kompensasi yang harus diberikan kepada setiap nama dalam daftar tersebut. Pendapat lain menyebutkan bahwa payroll adalah suatu sistem pemberian upah yang lebih modern daripada zaman sebelumnya.
Proses tersebut biasanya dilakukan oleh akuntan atau bagian Human Resources dalam sebuah bisnis. Dalam bisnis berskala kecil, pemberian payroll sendiri biasanya ditangani langsung oleh pemilik atau keluarga dari pemilik. Saat ini semakin banyak pembayaran payroll yang dialihkan ke Lembaga khusus yang memang menangani proses penggajian, asuransi dan keuntungan karyawan, serta tugas-tugas akuntansi lainnya seperti pemotongan pajak.
Payroll sangat membantu memudahkan bagian administrasi atau HR pada suatu perusahaan dalam hal memberikan upah pada karyawannya setiap bulan. Terlebih lagi untuk perusahaan dengan skala yang cukup besar dengan jumlah karyawan hingga ratusan atau ribuan karyawan, mereka tentu akan kesulitan menghitungnya secara manual ketikan memberikan gaji pada karyawan.
Dalam pelaksanaannya, setiap karyawan nantinya akan diberikan rincian komponen gaji yang diberikan oleh pihak perusahaan, seperti uang lembur, potongan pajak, tunjangan transport, uang makan, BPJS, dan lain-lain. Sehingga, hal tersebut akan membantu setiap karyawan dalam memahami upah yang diterimanya setiap bulan.
B. Aspek Payroll
Terdapat dua hal penting dari payroll yaitu akurasi dan pemenuhan atau penyesuaian. Satu saja kesalahan kecil yang dilakukan akan berakibat fatal dalam masa depan perusahaan. Dimulai dari ketidakbahagiaan karyawan dan merembet ke hal-hal besar lainnya bahkan tidak mungkin mampu membuat perusahaan rugi jutaan rupiah.
Jadi keakuratan dalam perhitungan payroll serta pemrosesannya merupakan aspek yang paling penting. Berikutnya, setiap sistem payroll yang digunakan oleh perusahaan atau pebisnis harus mampu sesuai dengan hukum dan regulasi yang ada di daerah tersebut. Ketidakpatuhan perusahaan terhadap hukum yang berlaku bisa menyebabkan denda bagi organisasi dan beban masalah lainnya.
C. Tujuan Paryoll
Fungsi utama dari diberikannya payroll adalah untuk di proses dan diberikan secara akurat demi menjaga moral dan kepercayaan karyawan kepada perusahaan. Sebagai sebuah fungsi bisnis, komponen yang ada dalam sebuah payroll di antaranya,
1. Menata kebijakan pembayaran seperti kebijakan pencairan cuti, lembur dan sebagainya.
2. Mampu memberikan pilihan pembayaran tunjangan – pajak dan sebagainya.
3. Mendefinisikan komponen-komponen dasar dalam slip gaji seperti biaya sewa atau House Rent Allowance (HRA) dan biaya pengeluaran untuk travel atau Leave Travel Allowance (LTA).
4. Menghitung gaji gross dan gaji net yang akan dibayarkan setelah mengurangi pengurangan untuk pajak atau asuransi.
5. Memproses serta memberikan gaji pegawai setiap bulan termasuk dengan bonusnya masing-masing apabila ada.
6. Mengisi tax return atau penyelesaian dokumentasi dalam menghitung pendapatan entitas atau individu yang diperoleh dari jumlah pajak yang harus dibayarkan kepada pemerintah, organisasi pemerintah, atau kepada calon wajib pajak lainnya.
D. Cara Memproses Payroll
Payroll merupakan proses kompleks yang membutuhkan kolaborasi erat antara satu Lembaga dengan Lembaga lainnya dalam sebuah organisasi. Seperti bagian finance yang harus mampu melakukan koordinasi dengan HR. Setiap input data yang berasal dari department-department tersebut nantinya akan dikumpulkan untuk setiap perhitungan gaji karyawan dan pengurangan – pengurangan lainnya layaknya pajak dan sebagainya.
Perhitungan payroll itu sendiri bisa dilakukan dengan manual menggunakan excel atau dengan bantuan software yang telah didesain untuk bekerja secara otomatis serta tanpa error. Setelah input data berhasil dikumpulkan dari masing-masing department. Kemudian Anda menyelesaikan perhitungan dengan menggunakan software. Maka jumlah nilai payroll yang harus dibayarkan mungkin tidak akan memerlukan waktu yang lama.
Cara Menghitung Payroll
Gaji Net yang mana pajak dari penghasilan tersebut masih menjadi tanggungan perusahaan bisa dihitung menggunakan rumusan sebagai berikut :
Gaji Gross (pajak ditanggung oleh karyawan) – (Pengurangan + Tax Deducted at Source atau TDS) = Gaji Net
Total TDS merupakan penjumlahan dari semua biaya – biaya lain seperti subcharge, serta pajak Kesehatan dan Pendidikan. Ada cara lain yang bisa Anda gunakan untuk menghitung pajak payroll, antara lain adalah :
(Basic + Pendapatan – Pengurangan jaminan sosial atau ESI) x 12 – (IT Deklarasi) = Pajak Payroll
Di mana dalam rumusan tersebut hanya ESI atau jaminan sosial untuk Pendidikan dan sebagainya yang dianggap sebagai pengurangan. ESI itu sendiri bisa dihitung dengan mengambil 0.75% dari total gaji gross yang didapatkan oleh pekerja.
Faktor yang Pengaruhi Perubahan Gaji Karyawan
Pada dasarnya, setiap perusahaan memiliki kebijakannya masing-masing dalam memberikan tunjangan atau potongan-potongan gaji lainnya kepada karyawan. Berikut beberapa hal yang dapat mengubah gaji karyawan di antaranya,
1. Kehadiran. Sudah jelas jika Anda absen satu hari tanpa alasan tertentu, gaji akan dipotong dan nantinya akan masuk ke dalam sistem payroll.
2. Uang lembur. Jika Anda mendapatkan jatah lembur dalam satu atau dua hari, kemungkinan akan mengalami penambahan gaji pada periode waktu tertentu.
3. Bonus sesuai target. Dalam satu bulan Anda bisa mendapatkan target yang disesuaikan oleh perusahaan. Dengan begitu, dipastikan akan mendapatkan bonus di akhir bulan dan tentunya masuk ke dalam sistem payroll.
4. Potongan utang atau denda. Apabila Anda melakukan kesalahan yang merugikan perusahaan dan dikenakan denda, jelas gaji bulanan akan dipotong otomatis oleh sistem payroll.
E. Langkah Dalam Proses Payroll
Terdapat tiga Langkah atau tingkatan yang ada dalam payroll di antaranya,
1. Pre Payroll
Langkah atau tingkatan awal yang berisi kegiatan-kegiatan seperti mendefinisikan kebijakan-kebijakan payroll, mengumpulkan semua input data dari department-department yang ada serta memvalidasi input yang diberikan tersebut.
2. Actual Payroll
Merupakan Langkah kedua dari proses payroll. Dalam tingkatan ini semua data input yang masuk akan di kalkulasi atau dihitung. Jaman sekarang jarang perusahaan mau menghitung payroll secara manual, karna selain ribet dan memakan waktu. Perhitungan payroll manual juga rentan error.
Data yang telah dihitung akan memberikan Anda total jumlah net yang harus dibayarkan kepada karyawan setelah dikurangi oleh Batasan-Batasan lainnya.
3. Post Payroll
Merupakan Langkah terakhir dalam proses payroll adalah kegiatan yang harus dilakukan oleh HR untuk memilih cara bagaimana cara mengirim upah gaji tersebut kepada karyawan. Anda bisa membayarkannya secara cash, dengan transfer melalui bank dan sebagainya. Di mana nantinya harus mampu Menyusun laporan Analisa yang akurat.
F. Manfaat Payroll
Beberapa manfaat yang diberikan oleh sistem pembayaran baik itu untuk perusahaan maupun untuk karyawan di antaranya,
1. Mengetahui Laporan Gaji Bulanan
Salah satu manfaat payroll untuk karyawan adalah mengetahui rincian laporan gaji bulanannya. Payroll akan memberikan suatu gambaran yang sangat jelas pada karyawan terkait berapa banyak persentase potongan pajak, potongan BPJS, serta gaji bersih yang diterimanya setiap bulan.
Tidak hanya itu, karyawan juga akan lebih mudah dalam mengetahui slip gaji dengan sistem pembayaran payroll. Karena nantinya slip gaji tersebut akan langsung dikirimkan oleh perusahaan ke email setiap karyawan.
2. Menghemat Waktu
Untuk bagian administrasi atau HR, payroll sangat mampu menghemat waktu mereka dalam memberikan upah pada setiap karyawannya. Karena payroll mampu membantu perusahaan dalam membuat laporan gaji karyawan per bulannya.
Jadi, jika nanti ada karyawan yang absen selama satu hari, maka payroll akan secara otomatis menghitung jumlah upah karyawan pada hari tersebut. Dikutip dari laman resmi Business 2 Community, sistem pembayaran gaji payroll mampu menyediakan banyak fitur yang mampu memudahkan proses pembayaran gaji.
3. Menghitung Potongan dan Jumlah Gaji
Salah satu fitur payroll yang sangat berguna adalah menghitung gaji setiap karyawan. Jika jumlah gaji kotor sudah ditentukan, maka secara otomatis sistem payroll akan menghitung potongan gaji, seperti asuransi, pajak, dan BPJS. Seluruh potongan tersebut selanjutnya akan di input langsung pada jumlah gaji kotor sebelum nantinya dikirim secara otomatis ke rekening karyawan.
Beberapa sistem payroll tertentu bahkan mampu menyertakan penggantian suatu biaya reimbursement karyawan, pengobatan yang tidak menggunakan BPJS, atau pengeluaran lainnya yang dilakukan karyawan secara otomatis.
4. Membuat Formulir Pajak
Sistem payroll juga bisa membuat suatu formulir pajak yang diperlukan pihak perusahaan dan pihak karyawan. Nantinya, formulir pajak tersebut bisa dikirim atau dicetak pada pihak yang berkepentingan. Sebelumnya, proses tersebut sangat menyita banyak waktu dan membuang ongkos perjalanan.
Untuk itu, saat suatu perusahaan menggunakan sistem pembayaran payroll, maka biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan akan otomatis menjadi lebih hemat. Selain itu, bagian HR juga akan lebih fokus dalam melakukan tugas yang lain, seperti meningkatkan aset sumber daya manusia di dalam perusahaan.
5. Menyimpan Data Secara Otomatis dan Aman
Jika Anda menyimpan data secara manual, pastinya Anda memerlukan waktu yang lebih banyak, sulit untuk dilakukan, dan bahkan memerlukan banyak kertas dan ruang penyimpanan. Tapi karena payroll adalah salah satu aplikasi yang dioperasikan oleh sistem, maka pihak perusahaan tidak perlu kesulitan lagi dalam menyiapkan beberapa hal tersebut.
Selain itu, data yang lama juga bisa Anda hapus dengan mudah jika sudah tidak dibutuhkan lagi. Lalu, segala tantangan yang harus dihadapi oleh pihak perusahaan dalam memenuhi kewajibannya untuk membayar kompensasi karyawan sangat mampu diselesaikan dengan mudah dengan sistem payroll.
6. Dapat Disesuaikan Dengan Kebutuhan Perusahaan
Perlu Anda ketahui bahwa tidak semua perusahaan mempunyai keperluan yang sama, namun perusahaan mampu menyesuaikannya dengan sistem payroll yang hendak dipilihnya. Jadi, perusahaan bisa mengatakan keperluan aplikasi payroll pada setiap vendornya. Seperti pada perusahaan kecil yang tentunya hanya memerlukan fitur yang lebih sedikit daripada perusahaan besar karena jumlah karyawannya yang belum banyak dan kebutuhannya pun belum terlalu besar.
Atau pihak perusahaan yang sudah besar juga bisa berinvestasi pada sistem payroll yang mampu terintegrasi dengan suatu aspek perencanaan dan pengelolaan sumber daya lain, seperti mengelola fungsi absensi, perizinan, penjadwalan, dan lain-lain.
7. Self-Service
Sistem payroll juga akan memudahkan karyawan untuk bisa mengakses dara informasinya secara langsung, seperti potongan, waktu kerja, jumlah gaji, bonus, dll. Fitur tersebut juga akan membantu karyawan yang ingin mengajukan sesuatu secara otomatis tanpa harus membuat suatu surat permohonan pada pihak HRD.
Untuk saat ini, hampir seluruh sistem payroll sudah berbasis cloud, yang mana bisa diakses oleh penggunanya kapanpun dan dimanapun mereka berada selama perangkat mereka terhubung dengan jaringan internet. Sistem inipun akan secara otomatis ter update jika ada suatu perubahan pajak. Sehingga, setiap upah karyawan akan mampu disesuaikan secara otomatis dengan ketentuan pemerintah.
8. Pembuatan Laporan Sesuai Kebutuhan
Karena banyaknya transaksi yang berkaitan dengan sistem payroll, maka tentunya akan memerlukan laporan yang mudah dibaca agar bisa di analisa. Pihak perusahaan bersamaan dengan pihak akuntansi mampu menyusun laporan transaksi payroll secara rinci sesuai dengan keperluan perusahaan.
Dari berbagai sumber
Post a Comment