Pengertian Kanban, Sejarah, Fungsi, Jenis, Cara Kerja, dan Keuntungannya
 |
| Kanban |
A. Pengertian Kanban
Kanban adalah metode dalam suatu project management yang dilakukan dengan cara membuat visualisasi menggunakan kolom, kartu, ataupun papan untuk mengelola tugas dan alur kerja supaya lebih efektif. Visualisasi ini memungkinkan tim dapat melihat seperti apa tugas atau pekerjaan yang sedang berlangsung.
Kanban dari istilah Jepang yang memiliki arti sinyal visual atau kartu. Metode ini dikembangkan dan dipopulerkan oleh Toyota dalam proses manufaktur mereka. Sistem yang bersifat sangat visual ini, memungkinkan tim untuk lebih mudah berkomunikasi pada pekerjaan apa yang harus dilakukan dan kapan waktu pengerjaan hal tersebut.
Kanban board ini terdiri dari tiga kolom yang bertuliskan “requested” , “in progress”, dan “done”. Dengan mengetahui ketiga hal tersebut, anggota tim dapat lebih fokus dan efektif dalam menjalankan tugas. Kanban juga berperan sebagai petunjuk dasar untuk membantu mengurangi hal-hal yang tidak perlu dan memaksimalkan hasil yang dicapai.
B. Sejarah Kanban
Seperti yang sudah dipaparkan di atas, Kanban berasal dari Bahasa Jepang yang berarti tanda visual atau kartu. Konsep ini pertama kali dicetuskan oleh Taiichi Ono pada tahun 1940. Saat itu Taiichi Ono bekerja sebagai salah satu engineer di perusahaan otomotif terkemuka di Jepang, yaitu Toyota.
Taiichi mengembangkan metode Kanban ini sebagai sistem perencanaan sederhana untuk mengawasi sekaligus mengelola berbagai pekerjaan dan inventaris di setiap tahapan produksi. Ide ini berawal dari hasil pengamatan Taiichi terhadap cara kerja supermarket yang mampu mengelola inventaris secara efisien dan sesuai jumlah permintaan konsumen.
Supermarket memesan pasokan dari para vendor, kemudian mengisi ulang produknya saat melihat sinyal visual berupa rak yang hampir kosong di toko mereka. Pendekatan semacam inilah yang kemudian diterapkan oleh Taiichi Ono pada Toyota. Karena ketika itu Taiichi mengidentifikasi masalah pada sistem manajemen inventaris mereka yang dinilai tidak efisien.
Metode ini kemudian diterapkan dengan cara mengkomunikasikan tingkat kapasitas pekerjaan setiap karyawan secara real time melalui kartu antar tim. Contohnya, ketika bahan-bahan di bagian produksi kosong, maka kartu Kanban akan segera dikirimkan ke bagian gudang. Melalui sistem seperti ini, gudang pun akhirnya tahu barang-barang apa saja yang sedang dibutuhkan.
Setelah itu, bagian gudang akan segera memberi sinyal soal kebutuhan ini kepada para pemasok, sebelum akhirnya seluruh inventaris yang dimaksud dikirimkan ke gudang. Proses inilah yang kemudian dikenal sebagai titik awal dari konsep proses manufaktur just in time.
C. Fungsi Kanban
Fungsi kanban adalah untuk mengatur adanya pergerakan bahan yang ada di dalam sistem produksi agar bisa tepat waktu. Tujuan kanban adalah untuk bisa menandai kebutuhan bahan baku dan juga menjamin barang ataupun bahan baku tersebut dibuat tepat waktu agar bisa mendukung proses tahap produksi selanjutnya.
Secara umum, terdapat empat fungsi kanban di antaranya,
1. Alat Instruksi Produksi dan Pengangkutan
Fungsi kanban adalah alat instruksi kerja yang mampu mengatur kapan, apa, di mana, dan bagaimana komponen ataupun bahan diproduksi serta diangkut. Fungsi kanban adalah sebagai cara untuk bisa mengkomunikasikan proses sebelum dan sesudah produksi dilakukan.
2. Alat Untuk Pengendalian Secara Visual
Fungsi lain dari kanban adalah untuk memonitor akurasi, lokasi dan juga arus dari komponen ataupun barang. Operator ataupun orang yang terlibat di dalam proses produksi dapat memahami adanya informasi di dalam kanban hanya dengan melihatnya secara sepintas saja. Karena, kanban akan selalu bergerak bersamaan dengan komponen aktual, maka komponen tanpa kanban pun dapat dengan lebih mudah untuk dikenali.
3. Alat untuk Proses Kaizen
Sebagai salah satu alat kontrol visual, maka jumlah kanban tidak bisa disarankan terlalu banyak karena bisa meningkatkan persediaan yang lebih banyak. Komponen ataupun bahan baku harus diperiksa untuk perbaikan secara terus menerus.
4. Sebagai Penyesuaian Perubahan
Saat terjadi proses produksi, umumnya tidak akan bisa lepas dari adanya berbagai permasalahan, seperti penundaan proses produksi, perbaikan alat atau mesin, dan atau menyesuaikan jadwal produksi. Kanban akan berfungsi sebagai alat penyesuaian bila ada perubahan.
D. Jenis Kanban
Terdapat dua jenis kanban yang banyak digunakan di perusahaan-perusahaan di antaranya,
1. Kanban pengambilan, yakni kanban yang akan menjelaskan ataupun menspesifikasikan jenis dan juga jumlah produk yang harus diambil oleh proses selanjutnya dari proses yang ada sebelumnya.
2. Kanban perintah produksi, yakni kanban yang akan menjelaskan ataupun menspesifikasikan jenis dan juga jumlah produk yang harus dibuat.
E. Cara Kerja Kanban
Terdapat lima prinsip dasar dalam cara kerja metode Kanban di antaranya,
1. Visualisasi alur kerja
Prinsip dan langkah pertama cara kerja metode Kanban ini dengan membuat suatu visualisasi model proses ataupun alur kerja proyek yang ada. Anda wajib memiliki visualisasi dalam setiap sistem Kanban supaya alur kerja yang harus dilalui dalam suatu proyek bisa dipahami dengan baik.
Anda membutuhkan semacam Kanban board untuk mendapatkan visualisasi yang dimaksud. Umumnya, Kanban board ini berupa papan, baik dalam bentuk fisik ataupun digital pada software tertentu. Fungsinya tentu saja untuk merepresentasikan suatu tampilan proyek tertentu.
Di dalam Kanban board ini, Anda diharuskan membuat beberapa kolom yang nantinya memecah tiap tahapan alur kerja suatu proyek. Misalnya, Anda bisa membagi Kanban board ini menjadi tiga bagian kolom yang terdiri dari:
a. To do merupakan kolom daftar tugas yang akan Anda lakukan supaya tujuan akhir proyek tercapai sesuai rencana awal.
b. In progress merupakan kolom untuk tugas dan kewajiban yang sedang dilakukan.
c. Done merupakan kolom yang dikhususkan untuk tahapan tugas dalam proyek yang berhasil terselesaikan dengan baik.
Di setiap kolom tersebut nantinya akan ditempelkan Kanban cards yang mewakili setiap tugas di setiap tahapan proyek. Setiap kartu berisi informasi detail tugas sampai keterangan masing-masing orang yang bertanggung jawab atas tugas tersebut.
Ketika tugas berhasil diselesaikan, maka kartu akan dipindahkan ke kolom di sampingnya sehingga Anda bisa melihat dengan jelas perkembangan atau kendala di setiap alur kerja proyek tersebut.
2. Membatasi pekerjaan yang tengah berlangsung
Sebaiknya, Anda sudah menetapkan batasan jumlah di setiap pekerjaan atau tugas yang berlangsung pada tahapan dalam Kanban board supaya tidak kehilangan fokus. Dengan demikian, tim yang Anda miliki bisa tetap fokus untuk menyelesaikan pekerjaan yang ada di depan mata sebelum beralih ke pekerjaan baru.
3. Mengukur dan mengelola alur kerja
Coba amati dan analisa setiap efisiensi dari proses alur kerja yang ada dengan baik. Jangan lupa juga untuk mengenali setiap kendala yang bisa mengakibatkan penundaan pada keseluruhan proses. Kemudian, tentukan metrik yang bisa membantu Anda menganalisa apa saja yang harus ditingkatkan di setiap prosesnya.
4. Membuat kebijakan secara eksplisit
Anda harus bisa memastikan proses dan tujuan proyek tersebut telah didefinisikan serta diinformasikan secara jelas pada semua orang di dalam tim. Hal ini penting untuk dilakukan supaya tiap anggota tim tahu benar apa yang harus dilakukan demi mencapai tujuan dan bisa memberikan saran perbaikan yang tepat sehingga kinerja pun meningkat.
5. Menggunakan umpan balik disertai perbaikan yang berkelanjutan
Tak ada salahnya untuk melakukan pertemuan secara rutin untuk memberikan umpan balik kepada seluruh tim supaya keseluruhan pekerjaan berjalan semakin efektif. Perlu Anda ingat, penerapan metode Kanban ini juga membutuhkan semacam evaluasi, analisa, dan peningkatan yang terbilang konstan.
Itulah sebabnya Anda perlu mengukur tingkat keefektifan alur kerja, kualitas, hasil, dan seluruh faktor yang memengaruhinya untuk memperbaiki sistem sekaligus alur kerja supaya efektivitasnya pun meningkat.
F. Keuntungan Kanban
Menentukan level produksi, dengan mengatur kuantitas kanban yang di dalamnya berbasis pada permintaan pelanggan, maka seluruh area produksi akan berjalan secara teratur.
1. Mengurangi WIP (Work-In-Process), dengan melakukan koordinasi level di setiap unit level produksi sesuai dengan permintaan, inventori WIP akan lebih mudah dibatasi dengan sistem kanban. Hasilnya, inventori akan menjadi lebih minim.
2. Optimasi aliran kerja, penataan pada aliran kerja akan menjadi lebih mudah dengan demand yang lebih stabil. Setiap kegiatan produksi akan lebih mudah dilakukan untuk bisa memenuhi jumlah tertentu dan di optimasi berdasarkan jumlah.
3. Akurasi inventori dan menghindari produk menjadi usang, saat produksi dilakukan berdasarkan dengan permintaan, maka akan semakin sedikit pula inventory yang menjadi menumpuk. Hal ini juga tentunya akan bisa meminimalisir pemborosan pada produk yang sudah usang, karena sudah terlalu lama disimpan.
4. Penghematan, adanya tingkat inventori yang rendah akan mengurangi biaya penanganan inventori.
5. Keteraturan, saat Anda bisa mengatur area produksi sesuai dengan kebutuhan, kita juga bisa memberikan perencanaan tata letak area tersebut untuk bisa memaksimalkan produktivitas dan juga membuat segalanya menjadi lebih teratur.
Dari berbagai sumber
Post a Comment