Pengertian Job Assignment, Tujuan, Distribusi, Risiko, dan Manfaatnya

Table of Contents

Job Assignment

A. Pengertian Job Assignment

Job assignment adalah proses penempatan seseorang yang berkompeten atau berpengalaman dalam bidangnya untuk posisi atau jabatan tertentu dalam perusahaan. Dalam bahasa Indonesia, job assignment memiliki arti penugasan pekerjaan. Job assignment bertujuan untuk mendapatkan kandidat yang tepat agar bisa memberikan hasil yang maksimal bagi operasional perusahaan.

Penempatan karyawan yang tepat pada setiap posisi juga akan berdampak pada efektivitas pekerjaan. Mereka yang sebelumnya sudah memiliki potensi dan mencintai bidang yang akan dikerjakan, biasanya mempunyai inisiatif serta kreativitas yang tinggi. Selain itu karyawan seperti ini juga biasanya memiliki sikap tanggung jawab yang baik dan dapat mengemban setiap tugas dengan amanat yang diberikan.

Penerapan job assignment bagi seorang karyawan baru atau yang masih fresh graduate juga akan membantu mereka berkembang bersama perusahaan. Di mana mereka akan dituntut untuk menerapkan hal yang telah dipelajari sebelumnya serta mengikuti alur atau pola kerja dari perusahaan tempatnya bekerja.

Dalam praktiknya, penugasan pekerjaan ini biasanya dilakukan di awal tahap penerimaan karyawan. Melalui proses coaching, mentoring atau on job training. Dengan demikian, karyawan tersebut dapat belajar sekaligus mengaplikasikannya dalam posisi pekerjaan yang sedang digelutinya.

B. Tujuan Job Assignment

Terdapat beberapa tujuan yang ingin dicapai saat perusahaan melakukan pembagian job assignment pada karyawannya di antaranya,
1. Memastikan Pencapaian Target
Dengan membagikan tugas pada seluruh karyawan, diharapkan hal ini dapat membantu supaya visi misi maupun target perusahaan dapat tercapai secara optimal. Terutama bagi perusahaan yang memiliki target pemasaran produk dan pencapaian penjualan.

Sangat penting membagi beban tersebut pada banyak orang di dalam perusahaan untuk bisa bekerja sama melaksanakan tugas dan meraih keberhasilan. Maka dari itu dilakukan pembagian tugas pada masing-masing karyawan sesuai fungsinya supaya setiap tujuan dan target yang telah ditetapkan di awal dapat terpenuhi dengan baik.

2. Memberikan Beban Kerja Merata
Sebuah perusahaan bisa jadi memiliki banyak target dan beban kerja. Maka dari itu tanpa pemerataan beban kerja yang tepat, bisa jadi seluruh pekerjaan justru tidak dapat diselesaikan dengan baik. Maka dari itu dibutuhkan distribusi kerja yang tepat dan merata pada seluruh karyawan perusahaan.

Sehingga masing-masing menerima porsi yang sesuai. Hal ini hanya dapat dilakukan melalui penyusunan pembagian tugas yang matang oleh perusahaan. Tanpa perencanaan pembagian beban kerja secara matang, maka ada banyak tugas yang bisa jadi terlewatkan dan tidak dapat diselesaikan secara maksimal.

3. Mencapai Keberhasilan Perusahaan
Tentunya tujuan akhir dari membagikan tugas dan pekerjaan kepada masing-masing personel di perusahaan yaitu untuk memastikan peraihan keberhasilan serta kesuksesan. Semakin optimal pembagian kerja yang diberikan, maka tentu makin besar pula kemungkinan untuk meraih sukses dan keberhasilan.

Maka dari itu dibutuhkan distribusi pekerjaan yang sesuai pada setiap personel di perusahaan. Sehingga dapat mendukung tujuan perusahaan sepenuhnya, termasuk pencapaian visi dan misi serta pengembangan perusahaan ke arah yang lebih baik.

C. Distribusi Job Assignment

Berikut beberapa poin penting dalam distribusi job assignment yang tepat di antaranya,
1. Melihat Sumber Daya
Pahami kemampuan tiap sumber daya yang ada di dalam perusahaan. Antara karyawan yang satu dengan yang lain bisa jadi tidak sama kemampuan dan kesanggupannya. Sehingga ada baiknya melakukan analisa lebih dulu mana karyawan yang sesuai untuk tugas tertentu dan mana yang tidak sesuai.

Dengan melihat hal ini maka pembagian tugas dapat dilakukan sesuai dengan porsinya. Sehingga pada pelaksanaannya nanti tidak ada karyawan yang mengalami kesulitan. Terutama karena bermasalah dengan kemampuan dan kesanggupan menangani pekerjaan.

2. Mengetahui Besarnya Beban Pekerjaan
Berikutnya yang tidak kalah penting yaitu memahami seberapa banyak dan seberapa besar pekerjaan yang harus dibagikan pada karyawan. Sehingga dengan demikian pembagian pekerjaan dapat dilakukan dengan merata dan adil. Sesuaikan jumlah pekerjaan dengan jumlah karyawan yang bertugas, sehingga semua karyawan memperoleh pemerataan dalam hal distribusi beban kerja. Jika tidak maka dapat timbul potensi masalah yang bisa merugikan perusahaan.

3. Melakukan Evaluasi Kinerja
Sebaiknya selalu lakukan evaluasi dari hasil kerja setelah melakukan pembagian tugas. Hal ini penting untuk melakukan pengukuran apakah hasil kerja yang diharapkan dapat dicapai oleh karyawan atau tidak. Bukan hanya itu saja, evaluasi ini juga bertujuan untuk melihat apakah beban pekerjaan yang sama bisa diberikan oleh orang yang sama di kemudian hari. Atau sebaiknya melakukan rotasi beban kerja untuk hasil yang lebih optimal.

D. Risiko Job Assignment

Tentu saja dalam melakukan job assignment atau pembagian tugas pada karyawan ada beberapa hal yang berpotensi mengalami risiko dan kegagalan. Sehingga sangat penting bagi perusahaan untuk melihat dengan baik bagaimana pelaksanaan pembagian tugas tersebut.

Umumnya terdapat beberapa risiko yang sering kali terjadi dan dialami oleh perusahaan saat melakukan pembagian serta distribusi tugas pada para karyawannya di antaranya,
1. Pekerjaan Tidak Selesai Tepat Waktu
Sering kali salah satu kendala yang harus dihadapi saat melakukan pembagian pekerjaan yaitu adanya risiko bahwa hasil pekerjaan tidak dapat diselesaikan sesuai waktu yang ditentukan. Sehingga hasil pekerjaan mengalami keterlambatan dan mengalami kerugian pada pihak perusahaan.

Maka dari itu usahakan untuk melakukan pembagian tugas seoptimal mungkin untuk menghindari risiko seperti ini terjadi pada perusahaan. Sehingga nantinya hasil yang diberikan jauh lebih optimal serta target yang ditetapkan dapat diraih dengan baik.

2. Hasil Kerja Kurang Memuaskan
Risiko lain yang sering terjadi pada pelaksanaan job assignment yaitu hasilnya yang tidak sesuai ekspetasi. Misalnya hasil kerja tidak seperti bayangan atau bahkan jauh dari bayangan. Sehingga berpotensi membuat pelanggan dan konsumen kurang puas dengan hasil tersebut.

Maka dari itu pastikan bahwa kompetensi pelaksana tugas telah dilakukan pengecekan lebih dulu. Jangan memaksakan pemberian tugas pada pegawai yang tidak kompeten supaya tidak membuat hasil kerja menjadi buruk atau tidak sesuai. Pastikan melihat lebih dulu kompetensi dan kesanggupan pegawai dalam membagikan tugas dan arahan pekerjaan.

E. Manfaat Job Assignment

Penugasan kepada karyawan menjadi hal yang penting bagi perusahaan. Pemberian tugas kerja yang lengkap memberitahu karyawan apa yang diharapkan oleh perusahaan. Ketika setiap karyawan secara lebih konsisten bekerja dan bertanggung jawab untuk memenuhi harapan tersebut, itu membantu untuk meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan.

Dengan begitu, keunggulan kompetitif akan membuat pelanggan merasa lebih puas dalam menggunakan produk yang dihasilkan dari perusahaan.  Rasa tanggung jawab akan meningkatkan efisiensi. Memiliki pemahaman yang jelas tentang peran proyek memungkinkan pemimpin untuk mengembangkan tugas sewaktu-waktu.

Jika tanggung jawab tidak diberikan, hasil tugas proyek menjadi tidak jelas dan sering kali tidak lengkap. Menetapkan peran juga memungkinkan anggota mendapatkan gagasan yang lebih baik tentang anggota mana yang mengerjakan tugas terkait erat. Anggota dapat meninjau daftar tugas, melihat anggota mana yang menyelesaikan tugas dan mengeluarkan umpan balik dan ditindaklanjuti jika perlu.

Tanpa menetapkan peran dan penugasan, anggota tim yaitu karyawan menjadi tidak tertarik atas bagian-bagian proyek. Pemimpin tim harus menyadari keberhasilan penyelesaian tugas untuk meningkatkan moral. Pertimbangan mengenai konflik juga menjadi alasan lain mengapa job assignment penting.

Ketika perusahaan mendelegasikan tugas secara efektif tetapi masih menghadapi masalah, kesulitan mungkin timbul dari konflik di lingkungan kerja. Manajer dapat mengurangi hambatan ini dengan mengadakan pertemuan rutin, melakukan pemeriksaan setiap anggota dan melakukan brainstorming. 

Dari berbagai sumber

Download