Pengertian Procurement, Prinsip, Etika, Proses, dan Kesalahannya

Table of Contents

Procurement (Pengadaan)

A. Pengertian Procurement (Pengadaan)

Procurement (pengadaan) adalah kegiatan yang dilakukan oleh sebuah perusahaan untuk membeli barang, peralatan usaha, mesin-mesin produksi, atau bahkan bahan-bahan bangunan, equipment reparasi, dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut. Procurement merupakan proses secara keseluruhan dari kegiatan pengadaan atau pembelian barang atau jasa dalam jumlah tertentu, atau proses pengadaan barang & jasa itu sendiri.

Procurement dimulai dari perencanaan strategis, pengadaan tender, pemilihan vendor, negosiasi pembayaran, pembuatan kontrak perjanjian kerjasama, penilaian barang atau jasa yang akan terpilih, pembelian barang atau jasa, penerimaan barang atau jasa, proses pembayaran kepada vendor, dan penilaian kinerja vendor. Proses ini dimulai dari pemerintah dan berlanjut ke pihak swasta, walaupun tidak jarang juga dari perusahaan swasta ke perusahaan swasta lainnya.

Procurement dinilai mempermudah untuk mengadakan barang atau jasa dalam jumlah besar. Karena procurement merupakan suatu proses yang bertujuan untuk membantu pihak perusahaan dalam memperoleh barang yang sesuai dengan keperluan dan kebutuhannya secara kuantitas, lokasi, kualitas, waktu, dan dengan biaya yang semurah mungkin. Selain itu, tujuan lainnya adalah agar perusahaan bisa menekan biaya semaksimal mungkin agar pihak perusahaan bisa mendapatkan keuntungan yang besar.

Procurement (Pengadaan) Menurut Para Ahli
1. Peraturan Presiden No. 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/jasa Pemerintah Procurement atau pengadaan barang/jasa adalah kegiatan untuk memperoleh barang/jasa oleh Kementerian/Lembaga/Satuan kerja perangkat daerah/institusi (K/L/SKPD/I) yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikan seluruh kegiatan untuk memperoleh barang/jasa.
2. Siahaya (2013), procurement adalah upaya mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan berdasarkan pemikiran logis dan sistematis dan mengikuti norma dan etika yang berlaku yang sesuai dengan metode pengadaan barang dan jasa.
3. Turban (2010), procurement adalah semua aktivitas yang melibatkan proses mendapatkan barang-barang dari pemasok, hal ini meliputi pembelian, dan kegiatan logistik ke dalam seperti transportasi, barang masuk dan penyimpanan di gudang sebelum barang tersebut digunakan.
4. Bastian (2010), procurement adalah perolehan barang, jasa dan pekerjaan publik dengan cara dan waktu tertentu, yang menghasilkan nilai terbaik bagi publik (masyarakat).
5. Marbun (2010), procurement adalah pengadaan barang dan jasa adalah upaya mendapatkan barang dan jasa yang diinginkan dilakukan atas dasar pemikiran yang logis dan sistematis (the system of thought), mengikuti norma dan etika yang berlaku, berdasarkan metode dan proses pengadaan yang baku.
6. Novitaningrum (2014), procurement adalah kegiatan untuk mendapatkan barang atau jasa secara transparan, efektif dan efisien sesuai dengan kebutuhan dan keinginan penggunanya.

B. Prinsip Procurement (Pengadaan)

Terdapat beberapa prinsip yang harus dijalankan dalam procurement atau pengadaan barang dan jasa yang sudah dipraktikkan secara internasional menurut Hardjowijono dan Muhammad (2008) di antaranya,
1. Efisiensi. Prinsip efisiensi dalam pengadaan barang dan jasa adalah dengan menggunakan sumber daya yang tersedia diperoleh barang dan jasa dalam jumlah, kualitas yang diharapkan, dan diperoleh dalam waktu yang optimal.
2. Efektif. Prinsip efektif dalam pengadaan barang dan jasa adalah dengan sumber daya yang tersedia diperoleh barang dan jasa yang mempunyai nilai manfaat setinggi-tingginya.
3. Persaingan sehat. Prinsip persaingan yang sehat dalam pengadaan barang dan jasa adalah adanya persaingan antar calon penyedia barang dan jasa berdasarkan etika dan norma pengadaan yang berlaku, tidak terjadi kecurangan dan praktik KKN (Korupsi, Kolusi dan Nepotisme).
4. Terbuka. Prinsip terbuka dalam pengadaan barang dan jasa adalah memberikan kesempatan kepada semua penyedia barang dan jasa yang kompeten untuk mengikuti pengadaan.
5. Transparansi. Prinsip transparansi dalam pengadaan barang dan jasa adalah pemberian informasi yang lengkap tentang aturan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa kepada semua calon penyedia barang dan jasa yang berminat dan masyarakat.
6. Tidak diskriminatif. Prinsip tidak diskriminatif dalam pengadaan barang dan jasa adalah pemberian perlakuan yang sama kepada semua calon penyedia barang dan jasa yang berminat mengikuti pengadaan barang dan jasa.
7. Akuntabilitas. Prinsip akuntabilitas dalam pengadaan barang dan jasa adalah pertanggungjawaban pelaksanaan pengadaan barang dan jasa kepada para pihak yang terkait dan masyarakat berdasarkan etika, norma, dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

C. Etika Procurement (Pengadaan)

Etika dalam proses pengadaan barang dan jasa (procurement) adalah perilaku yang baik dari semua pihak yang terlibat dalam proses pengadaan barang. Perilaku yang baik adalah perilaku yang saling menghormati terhadap tugas dan fungsi masing-masing pihak, bertindak secara profesional, dan tidak saling mempengaruhi untuk maksud tercela atau untuk kepentingan/keuntungan pribadi atau kelompok dengan merugikan pihak lain.

Menurut Keputusan Presiden No.80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, etika pengadaan barang dan jasa (procurement) di antaranya,
1. Melaksanakan tugas secara tertib, disertai tanggung jawab untuk mencapai sasaran kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan pengadaan barang dan jasa.
2. Bekerja secara profesional dan mandiri atas dasar kejujuran, serta menjaga kerahasiaan dokumen pengadaan barang dan jasa yang seharusnya dirahasiakan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barang dan jasa.
3. Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung untuk mencegah dan menghindari terjadinya persaingan yang tidak sehat.
4. Menerima dan bertanggung jawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kesepakatan para pihak.
5. Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan para pihak terkait, langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan barang dan jasa.
6. Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran keuangan negara dalam pengadaan barang dan jasa.
7. Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang (seperti kolusi) dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung merugikan keuangan negara.
8. Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan untuk memberi atau menerima hadiah, imbalan berupa apa saja kepada siapa pun yang diketahui atau patut diduga berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa.

D. Proses Procurement (Pengadaan)

Biasanya, proses procurement akan mencakup pada berbagai proses yang memang harus dilakukan. Proses tentunya akan terlihat lebih sederhana daripada praktiknya. Berikut ini adalah beberapa proses procurement di antaranya,
1. Melakukan Identifikasi Keperluan Perusahaan
Melakukan identifikasi pada keperluan atau kebutuhan perusahaan pada proses procurement adalah tahapan awal yang harus dilakukan. Dalam hal ini, manajemen perusahaan harus sudah mengetahui dengan pasti apa saja yang mereka perlukan, karena hal ini sangatlah krusial dan penting.

Karena, jika nantinya ada pembelian yang tidak terlalu dibutuhkan atau ada kesalahan pembelian, maka hanya akan membuang-buang seluruh sumber daya yang dimiliki perusahaan, sehingga akan menyebabkan kerugian yang tidak terelakkan.

2. Otorisasi Pembelian
Dalam hal ini, pihak manajemen perusahaan harus mampu memberikan otorisasi penjualan dalam proses penyelenggaraan procurement. Hal ini sangat penting untuk bisa menghindari berbagai konflik internal yang sangat rawan terjadi.

Jadi, pihak perusahaan hanya akan melakukan pembelian jika sudah disetujui oleh pihak tertentu yang sudah ditunjuk langsung oleh manajemen. Karena pihak tersebutlah yang bisa memberikan persetujuan untuk membeli barang yang tentunya sudah dipersetujui juga oleh pihak manajemen perusahaan.

3. Bentuk Persetujuan Harus Berupa Dokumen Tertulis
Dalam hal ini, biasanya dibuatlah Approval Management, yang isinya berupa suatu tanda persetujuan bahwa proses procurement pada suatu perusahaan sudah bisa dilakukan. Tapi, walaupun hal ini memang penting, akan dikembalikan lagi pada SOP pada masing-masing perusahaan.

4. Pembukaan Tender Kepada Supplier dan Vendor
Tender adalah suatu sistem lelang untuk para vendor dan supplier dalam mengajukan harga, kualitas, dan juga fitur yang terbaik, yang mana mereka akan saling berlomba untuk bisa memperoleh proyek yang diselenggarakan oleh pihak perusahaan.

Untuk pihak perusahaan tender, mereka akan memilih vendor yang mengajukan harga paling murah dengan kualitas terbaik. Pembukaan tender ini akan dibuka dan juga akan disebarluaskan agar bisa menarik perhatian para supplier dan juga vendor terbaik.

5. Identifikasi dan Analisa Supplier dan Vendor
Setelah Anda mendapatkan daftar supplier dan vendor, maka selanjutnya Anda harus bisa menganalisa setiap supplier untuk bisa memastikan histori atau pengalaman mereka, baik itu dari segi profesionalitas, ketepatan waktu, dll.

6. Penerimaan Quotation atau Penawaran Barang dan Jasa
Setelah Anda menganalisa daftar vendor dan supplier, maka pastinya akan ada beberapa vendor dan supplier yang akan tereliminasi karena ketidaksesuaian kriteria yang diperlukan oleh perusahaan. Lalu, proses selanjutnya adalah melakukan permintaan penawaran kepada para vendor dan juga supplier yang lolos.

Hal tersebut bisa dijadikan indikator yang penting untuk pihak perusahaan pembeli, karena dari hal tersebut bisa dilihat apakah penawaran yang akan diperoleh perusahaan nantinya akan memberikan keuntungan ataukah tidak.

7. Proses Negosiasi Term of Payment, Harga, Kualitas, Waktu, dll.
Saat perusahaan menerima penawaran, maka perusahaan akan mendapatkan gambaran tentang vendor atau supplier mana yang berpotensi memenangkan proyek. Nantinya, setiap calon vendor dan perusahaan akan melakukan negosiasi agar pihak perusahaan bisa mendapatkan keuntungan yang maksimal.

8. Pemilihan Supplier atau Vendor
Dengan berdasarkan keperluan dan juga kebutuhan perusahaan, maka pihak supplier dan vendor yang mampu memberikan penawaran terbaik akan terpilih sebagai pemenang tender procurement yang diselenggarakan oleh perusahaan.

9. Pembuatan Purchase Order (PO)
Apabila perusahaan sudah memilih supplier, maka perusahaan akan melakukan proses procurement akan membuat PO atau purchase order kepada pihak supplier sebagai suatu tanda jadi pembelian. Pada umumnya dokumen ini ditandatangani oleh individual dari pihak manajemen.

10. Penerimaan Delivery Order (DO) atau Work Order (WO)
Saat supplier sudah menerima PO, maka supplier akan mengirimkan delivery order atau working order, tergantung jenis pembeliannya. Kemudian, dokumen ini akan dikirimkan kepada pihak perusahaan pembeli agar bisa dikonfirmasi ulang dan ditandatangani oleh pihak yang memiliki wewenang tertentu.

11. Penerimaan dan Pengecekan Kualitas Barang & Jasa
Setelah pihak perusahaan dan supplier menyetujui dokumen PO dan DO beserta nominal harganya, maka selanjutnya barang akan dikirim dan perusahaan pembeli akan menerima barang dari supplier. Nantinya, pihak pembeli harus melakukan pengecekan kualitas barang atau jasa sesuai dengan kualitas dan juga kuantitasnya.

12. Dokumentasi Invoice
Selanjutnya, pihak perusahaan pembeli akan menerima invoice. Dokumen invoice tersebut nantinya dijadikan sebagai bukti pembelian perusahaan. Pihak perusahaan harus memerhatikan pajak pembelian dan juga berbagai pajak lain yang harus dibayarkan sesuai dengan perjanjian atau kesepakatan awal.

13. Pengecekan Invoice, Delivery atau Work Order, dan Purchase Order
Pihak perusahaan harus mampu melakukan pengecekan secara teliti terkait delivery order, purchase order, dan invoice untuk menghindari kesalahan nominal pembayaran.

14. Pembayaran ke Supplier atau Vendor
Setelah pengecekan sudah dilakukan, maka perusahaan harus membayar sesuai dengan nominal yang sudah disetujui di dalam quotation yang dikirimkan oleh pihak vendor atau supplier.

E. Kesalahan Procurement (Pengadaan)

Proses pengadaan barang atau procurement memang tetap saja bisa terjadi risiko kesalahannya, meskipun perencanaan telah dibuat dengan sangat matang. Ini terjadi karena pengadaan barang terdiri dari banyak langkah-langkah yang harus dilewati dan juga banyak pihak terkait.
1. Masalah pada Vendor
Vendor atau pemasok barang merupakan salah satu masalah yang cukup sering terjadi. Banyak yang ingin menjadi vendor perusahaan, tapi apakah semuanya vendor bisa sesuai dengan kriteria perusahaan? Tentu hal ini yang menjadi masalahnya, di mana perusahaan harus mencari vendor yang terbaik. Vendor yang terbaik ini merupakan vendor yang memberikan mengutamakan kualitas, pelayanan, harga yang terbaik dan kepuasan untuk pelanggannya.

Kriteria tersebut memang cukup sulit untuk didapatkan, sehingga perusahaan harus mencari lebih detail dan tentunya melakukan negosiasi hingga memilih vendor yang dianggap tepat. Meskipun perusahaan telah mendapatkan vendor yang dianggap tepat, tapi tetap saja ada kemungkinan vendor tersebut mengecewakan atau membuat kesalahan.

2. Data yang Tidak Akurat
Kesalahan dalam pencatatan data memang bisa saja terjadi. Jika vendor memberikan data yang tidak akurat, tentu akan merugikan perusahaan karena perusahaan dapat mengeluarkan biaya tambahan. Data yang tidak akurat juga akan menyebabkan proses pengadaan barang menjadi kurang maksimal.

Kejadian data yang tidak akurat bisa terjadi akibat kesalahan dalam pencatatan atau kesalahan informasi yang didapatkan mengenai stok barang. Jika sekali saja vendor melakukan kesalahan pencatatan data sehingga perusahaan mengalami kerugian, kemungkinan besar perusahaan tidak bekerjasama lagi dengan vendor tersebut.

3. Barang Tidak Sampai Tepat Waktu
Ketepatan waktu adalah hal yang sangat penting, apalagi dalam proses produksi. Barang tidak sampai tepat waktu akan sangat mempengaruhi berbagai aspek perusahaan, apalagi pada bagian produksi yang memang membutuhkan bahan baku. Perusahaan akan sangat merugi jika barang tidak on time. Sekali saja vendor melakukan kesalahan ini, bisa dipastikan kepercayaan perusahaan akan berkurang. Maka dari itu untuk pengiriman barang bisa juga dilakukan dari jauh-jauh hari untuk mengurangi risiko barang tidak sampai tepat waktu. 

Dari berbagai sumber

Download