Pengertian Job Specification, Tujuan, Komponen, Kelebihan, dan Kekurangannya

Table of Contents

Job Specification

A. Pengertian Job Specification

Job specification adalah penjelasan tentang kualifikasi minimal yang harus dimiliki di dalam sebuah pekerjaan. Job specification juga diartikan sebagai kualifikasi atau syarat tenaga kerja yang mengacu pada uraian mengenai syarat kualitas minimum seseorang agar bisa diterima di suatu perusahaan dan menjalankan satu jabatan dengan lebih baik dan kompeten.

Job specification disebut juga dengan Hiring Spesification dan biasanya dijadikan informasi dasar untuk memulai proses rekrutmen, seleksi dan penempatan karyawan. Job specification sangat berguna dalam mencocokkan seseorang dengan posisi atau jabatan tertentu, dan mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan.

B. Tujuan Job Specification

Menentukan job specification di awal memberikan beberapa manfaat baik bagi pencari kerja maupun perusahaan. Dengannya job specification umumnya dilakukan dengan tujuan di antaranya,
1. Syarat Pekerja Menjadi Jelas
Dengan adanya job specification maka syarat dari tenaga kerja yang diinginkan oleh suatu perusahaan bisa menjadi lebih jelas. Sebuah perusahaan mungkin saja membutuhkan karyawan atau tenaga kerja dengan kualifikasi tertentu. Jadi dalam masa pencarian tenaga kerja maka perusahaan bisa memberikan beberapa syarat atau ketentuan tertentu.

Tentunya setiap orang yang ingin melamar pekerjaan di perusahaan tersebut akan melakukan peninjauan kembali pada dirinya sendiri apakah orang tersebut telah memenuhi kriteria yang diinginkan oleh perusahaan ataukah tidak sama sekali. Dengan kata lain spesifikasi kerja dapat membantu proses penerimaan tenaga kerja dengan cara memberikan batasan mengenai kualifikasi tenaga kerja yang diperlukan oleh perusahaan.

2. Dasar untuk Melakukan Seleksi Dini
Proses seleksi tenaga kerja pada suatu perusahaan haruslah dilakukan dengan langkah yang tepat. Proses seleksi ini tidak lain dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan kandidat pegawai yang terbaik. Selain itu tujuan dari proses seleksi ini juga dilakukan dengan tujuan untuk mendayagunakan pegawai sesuai dengan keahlian atau kemampuan yang dimiliknya, sehingga pada akhirnya pegawai juga dapat mengembangkan potensi yang dimilikinya.

Adanya spesifikasi kerja yang turut dicantumkan dalam mencari pegawai akan menjadi sebuah proses seleksi dini bagi calon pelamar kerja. Sebelum melamar tentunya seseorang akan menyeleksi dirinya sendiri apakah kira-kira ia bisa mendapatkan posisi kerja yang sedang ditawarkan di suatu perusahaan ataukah tidak. Hal ini biasanya terjadi di luar perusahaan dan merupakan tahap awal bagi seseorang yang ingin melamar posisi kerja tertentu di perusahaan.
 
3. Mendukung Perusahaan Mencapai Tujuan
Adanya para tenaga kerja di perusahaan yang sesuai dengan kualifikasi tertentu akan memberikan keuntungan tersendiri bagi sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan tentu dapat berkembang dengan baik bila di dalamnya terdapat para tenaga kerja yang berkompeten. Para tenaga kerja yang memiliki keahlian dan kemampuan tertentu akan bekerja sesuai dengan keahliannya tersebut sehingga para pekerja dapat melakukan pekerjaannya dengan sangat baik.

Bagaimanapun juga adanya spesifikasi kerja ini akan membuat perusahaan bisa mendapatkan tenaga kerja atau SDM yang terbaik dan sesuai dengan keinginan pihak perusahaan. Adanya spesifikasi kerja akan membuat perusahaan bisa dengan lebih mudah mencapai tujuannya. Pencapaian tujuan ini tentunya dapat dilakukan melalui tenaga kerja berkualitas yang telah menjadi bagian dari perusahaan.

4. Peningkatan Kualitas SDM
Jika dilihat dari tahap awal bagaimana seseorang bisa bekerja di perusahaan maka proses awal yang dilaluinya adalah menyeleksi diri sendiri sebelum melamar kerja. Jika seseorang mendapati bahwa dirinya memiliki kualifikasi yang sesuai dengan keinginan perusahaan maka ia akan memberikan surat lamaran kerja sesuai dengan posisi kerja yang diinginkan. Setelah itu tahap seleksi akan dijalani antara lain meliputi tahap tes hingga berakhir dengan tahap wawancara.

Jika pada akhirnya pelamar kerja tersebut diterima maka ia menjadi bagian dari perusahaan dan akan bekerja sesuai dengan bidangnya. Dalam hal ini pekerja tersebut akan terus mengembangkan kemampuan dan keahliannya selama ia bekerja di perusahaan. Kompetensinya akan terus dikembangkan sehingga semakin hari ia akan menjadi tenaga kerja ahli. Kualitas orang tersebut disebut mengalami peningkatan terutama saat ia dapat memberikan kontribusi bagi perusahaan tempatnya bekerja dengan menggunakan segala keahliannya. Disinilah terjadi proses peningkatan kualitas tenaga kerja atau kualitas SDM yang sangat dibutuhkan oleh sebuah perusahaan.

C. Komponen Job Specification

Ada banyak parameter yang dipertimbangkan saat memberikan spesifikasi pekerjaan untuk profil tertentu di antaranya,
1. Kualifikasi Pendidikan. Parameter ini memberikan wawasan tentang seberapa berkualitas seseorang. Ini mencakup pendidikan sekolah dasar, kelulusan, gelar master, sertifikasi lainnya, dan lain-lain.
2. Pengalaman. Spesifikasi pekerjaan dengan jelas menyoroti pengalaman yang dibutuhkan dalam domain tertentu untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu. Ini mencakup pengalaman kerja yang dapat berasal dari industri tertentu, posisi, durasi atau dalam domain tertentu. Pengalaman manajerial dalam menangani dan mengelola tim juga bisa menjadi kriteria spesifikasi pekerjaan yang dibutuhkan untuk posisi tertentu
3. Keterampilan & Pengetahuan. Ini adalah parameter penting dalam spesifikasi pekerjaan terutama dengan profil berbasis pengetahuan dan keterampilan. Semakin tinggi posisi di sebuah perusahaan, semakin banyak ceruk keterampilannya dan semakin banyak pengetahuan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan itu. Keterampilan seperti kepemimpinan, manajemen komunikasi, manajemen waktu, manajemen tim dan lain-lain disebutkan.
4. Ciri dan karakteristik kepribadian. Cara seseorang berperilaku dalam situasi tertentu, menangani masalah yang kompleks, perilaku umum, dan lain-lain. Semuanya tercakup dalam karakteristik deskripsi pekerjaan. Ini juga mencakup kecerdasan emosional seseorang yaitu seberapa kuat atau lemah seseorang secara emosional

D. Kelebihan dan Kekurangan Job Specification

1. Kelebihan Job Specification
Ada beberapa keuntungan memiliki spesifikasi pekerjaan yang komprehensif di antaranya,
a. Spesifikasi pekerjaan menyoroti semua detail spesifik yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dengan sebaik-baiknya
b. Ini memberi para manajer SDM ambang batas dan kerangka kerja yang menjadi dasar mereka dapat mengidentifikasi prospek terbaik
c. Membantu dalam menyaring resume dan menghemat waktu ketika ada banyak lamaran dengan memilih orang yang paling dekat dengan spesifikasi pekerjaan
d. Manajer SDM dapat menggunakan spesifikasi pekerjaan sebagai patokan untuk mengevaluasi karyawan dan memberikan pelatihan yang dibutuhkan
e. Ini juga membantu perusahaan selama penilaian kinerja dan promosi

2. Kekurangan Job Specification
Terdapat beberapa kekurangan spesifikasi pekerjaan tertentu di antaranya,
a. Ini adalah proses yang memakan waktu karena harus sangat teliti dan lengkap
b. Uraian tugas terikat waktu dan berubah dengan perubahan teknologi dan perubahan persyaratan pengetahuan & keterampilan
c. Ia hanya dapat memberikan kerangka dari karakteristik emosional dan ciri-ciri kepribadian tetapi tidak dapat menentukan pengalaman atau meramalkan masalah yang kompleks 

Dari berbagai sumber

Download