Pengertian Job Description, Unsur, Tujuan, Fungsi, Faktor, dan Manfaatnya

Table of Contents

Job Description

A. Pengertian Job Description (Gambaran Tugas)

Job description (uraian jabatan/gambaran tugas) adalah pernyataan tertulis yang berisi tujuan dari dibentuknya suatu jabatan/tugas. Uraian ini berisi gambaran tentang apa yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan, bagaimana suatu pekerjaan dilakukan, alasan-alasan mengapa pekerjaan tersebut dilakukan, hubungan antara suatu posisi tertentu dan posisi lainnya di luar lingkup pekerjaannya dan di luar organisasi (eksternal) untuk mencapai tujuan unit kerja dan perusahaan secara luas.

Job Description (Gambaran Tugas) Menurut Para Ahli
1. Werther dan Davis (1989:123), deskripsi pekerjaan (job description) adalah penyataan tertulis yang menjelaskan tugas-tugas, kondisi kerja dan aspek-aspek lainnya dari suatu jabatan tertentu.
2. Pophal (2008:8), pembagian kerja adalah rekaman tertulis mengenai tanggung jawab dari pekerjaan tertentu. Dokumen ini menunjukkan kualifikasi yang dibutuhkan untuk jabatan tersebut dan menguraikan bagaimana pekerjaan tersebut berhubungan dengan bagian lain dalam perusahaan.
3. Mathis dan Jackson (2001:261), deskripsi kerja adalah penjelasan karakteristik pekerjaan (tugas dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan) yang harus dilakukan oleh karyawan dalam sebuah organisasi atau perusahaan.
4. Nitisemito (1992 : 19), deskripsi pekerjaan (job description) sebagai penjelasan tentang suatu jabatan, tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenangnya dan sebagainya.
5. Flippo (1984:11), memberikan rincian bagian-bagian yang biasanya terdapat di dalam deskripsi pekerjaan (job description) di antaranya,
a. Job identification (identifikasi pekerjaan)
b. Job summary (ringkasan pekerjaan)
c. Duties performed (tugas-tugas yang harus dilaksanakan)
d. Supervision given and received (pengawasan yang diberikan dan diterima)
e. Relation to other jobs (hubungan dengan pekerjaan yang lain)
f. Machines, tools, materials (mesin, peralatan dan bahan)
g. Working condition (kondisi kerja)
h. Definitions of unusual terms (definisi dari istilah yang tidak biasa)
i. Comments that add to and clarify the above (penjelasan yang menambah dan memperjelas hal-hal di atas)

B. Unsur Job Description (Gambaran Tugas)

Menurut Hasibuan (2010), uraian pekerjaan harus jelas dan persepsinya mudah dipahami serta menguraikan hal-hal di antaranya,
1. Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberikan nama jabatan seperti rektor, dekan, dosen atau kepala bagian administrasi
2. Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tugas dan tanggung jawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan hubungan sebaiknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan orang lain di dalam maupun di luar organisasi.
3. Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi yang harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas.
4. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat, mesin, dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
5. Ringkasan pekerjaan atau jabatan, sebaiknya menguraikan bentuk umum pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi dan aktivitas utamanya.
6. Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya, yaitu harus dijelaskan jabatan dari mana si petugas dipromosikan dan ke jabatan mana si petugas akan dipromosikan.

C. Tujuan Job Description (Gambaran Tugas)

Uraian pekerjaan harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan, supaya pemegang jabatan mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukannya. Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus dicapai oleh pemegang jabatan.

Uraian pekerjaan menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bagi pemegang jabatan. Uraian pekerjaan yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pejabat kurang mengetahui tugas dan tanggung jawabnya. Hal ini mengakibatkan pekerjaan tidak beres, bahkan pemegang jabatan yang bersangkutan menjadi overreacting.

Sebuah uraian pekerjaan tidak perlu dibatasi untuk menjelaskan situasi saat ini, atau pekerjaan yang saat ini diharapkan, tetapi juga dapat menetapkan tujuan untuk apa yang mungkin dicapai di masa depan.

D. Fungsi Job Description (Gambaran Tugas)

Uraian pekerjaan sebelumnya harus ditetapkan secara jelas kepada setiap jabatan, agar pemegang jabatan itu paham dengan tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukannya. Uraian pekerjaan juga akan memberikan ketegasan serta standar tugas yang harus diselesaikan oleh pemegang jabatan. Uraian pekerjaan tersebut akan menjadi dasar dalam menetapkan spesifikasi pekerjaan dan nantinya akan dijadikan bahan evaluasi pekerjaan bagi pemegang jabatan.

Uraian pekerjaan yang masih kurang jelas akan membuat seorang pemegang jabatan kurang mengetahui tugas dan tanggung jawabnya. Hal ini juga yang akan mengakibatkan pekerjaan tidak selesai, bahkan seorang pemegang jabatan yang bersangkutan menjadi overreacting atau reaksi yang berlebihan dengan tugasnya.

Sebuah uraian pekerjaan tidak harus dibatasi untuk menjelaskan situasi yang ada pada saat ini, atau pekerjaan yang sedang diharapkan, akan tetapi dapat memutuskan tujuan yang mungkin dicapai di masa depan.

E. Faktor Job Description (Gambaran Tugas)

Untuk melihat apakah deskripsi kerja sudah sesuai dengan harapan karyawan digunakan model analisis pekerjaan fungsional, yang digunakan Miwaukee dan Sidney dalam Mathis dan Jackson (2001:262) yang terdiri dari sasaran organisasi, apa yang dapat dilakukan karyawan untuk mencapai sasaran itu dalam pekerjaan mereka, tingkat dan orientasi apa yang dilakukan para tenaga kerja, standar kinerja dan isi pelatihan.

Penjelasan dari hal tersebut di antaranya,
1. Sasaran organisasi merupakan tujuan-tujuan yang hendak dicapai oleh suatu organisasi, baik sasaran jangka pendek, menengah, maupun sasaran jangka panjang.
2. Apa yang dapat dilakukan karyawan untuk mencapai sasaran itu dalam pekerjaan mereka sasaran yang menjadi tujuan organisasi dicapai melalui aktivitas karyawan dalam bentuk pelaksanaan kerja untuk mewujudkan sasaran-sasaran tersebut.
3. Tingkat dan orientasi apa yang dilakukan para tenaga kerja. Karyawan-karyawan dalam organisasi perlu memiliki orientasi dalam bekerja, dalam bentuk pemahaman-pemahaman maksud dari pekerjaan yang dilakukan masing-masing karyawan.
4. Standar kinerja organisasi umumnya memiliki standar kerja yang menjadi titik tolak karyawan dalam melakukan pekerjaannya sehingga menghasilkan sesuatu yang termuat dalam standar yang ada.
5. Isi pelatihan-pelatihan mempengaruhi pelaksanaan kerja, pelatihan diadakan untuk memberikan bekal pengetahuan dan kemampuan bekerja dalam mencapai kinerja.
 

F. Manfaat Job Description (Gambaran Tugas)

Manfaat deskripsi pekerjaan (job description) di antaranya,
1. Membantu atasan dan bawahan mengerti mengapa suatu jabatan diadakan dan apa tujuan utamanya.
2. Sebagai alat manajemen untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi performance management, staffing & selection, organization design, reward system, career development & training.
3. Sebagai bahan untuk mengadakan perbandingan antar tugas dan pekerjaan dalam suatu perusahaan dengan tugas dan pekerjaan pada perusahaan yang lainnya (termasuk sistem kompensasi yang berlaku).
4. Sebagai dasar berpijak untuk penentuan sistem kompensasi di dalam perusahaan melalui proses evaluasi jabatan.
5. Sebagai dasar untuk pembentukan performance appraisal system penyusunan program-program pengembangan sumber daya manusia, promosi jabatan, rekrutmen, dan sebagainya.
6. Membantu seseorang untuk bisa lebih mengerti mengenai tugas, wewenang maupun tanggung jawab dari jabatannya. Dalam hal ini juga akan membantu dalam hal memberi bahan orientasi jabatan untuk penjabatan baru.
7. Menjelaskan dan menjernihkan mengenai ruang lingkup jabatan dalam sebuah organisasi sehingga dapat dihindari kemungkinan salah interpretasi, overlapping, dan sebagainya.
8. Membantu dalam program-program perencanaan dan pengembangan organisasi termasuk di antaranya program-program pelatihan, pengaturan kembali sistem dan prosedur kerja dan lain-lain. 

Dari berbagai sumber

Download