Pengertian Surat Niaga, Ciri, Fungsi, Jenis, dan Contohnya

Table of Contents

Surat Niaga

A. Pengertian Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang dikeluarkan oleh seseorang atau badan usaha untuk keperluan niaga atau bisnis. Surat niaga merupakan jenis surat resmi yang berhubungan dengan penawaran, jual-beli barang atau jasa sehingga sering disebut sebagai surat dagang atau surat bisnis.

Surat niaga dapat bersifat intern maupun ekstern, tergantung situasinya. Dalam hal intern, surat niaga digunakan untuk hubungan antar pihak-pihak tertentu di dalam satu perusahaan. Sedangkan dalam hal ekstern, surat niaga digunakan untuk hubungan dengan pihak lain di luar perusahaan, baik itu perorangan maupun badan usaha.

B. Ciri Surat Niaga

Surat niaga digunakan untuk tujuan bisnis, adapun ciri-ciri surat niaga di antaranya,
1. Surat niaga selalu berkaitan dengan hal bisnis atau perdagangan.
2. Surat niaga dibuat secara resmi dengan bahasa baku dan ketentuan penulisan surat yang baik.
3. Surat niaga menggunakan kata-kata yang baik dan persuasif untuk menarik perhatian.
4. Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah dimengerti.
5. Surat niaga cenderung menggunakan bentuk formulir agar lebih efisien, hemat waktu, tenaga, dan biaya.

C. Fungsi Surat Niaga

Beberapa fungsi surat niaga di antaranya,
1. Berfungsi sebagai bukti nyata hitam di atas putih, khususnya surat-surat perjanjian.
2. Berfungsi sebagai alat pengingat, sebab surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika memang dibutuhkan.
3. Berfungsi sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.
4. Berfungsi sebagai pedoman kerja dalam menjalankan tugas.
5. Berfungsi sebagai alat promosi.
6. Berfungsi sebagai bahan untuk mengambil suatu keputusan.
7. Berfungsi sebagai bukti dari sejarah.

D. Jenis Surat Niaga

Surat niaga memiliki jenis yang salah satunya adalah surat pesanan. Surat ini adalah surat yang dikirimkan dari pembeli kepada penjual yang berisi pesanan untuk membeli beberapa barang atau jasa tertentu. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat niaga di antaranya,
1. Harus menyebutkan surat pemesanan barang atau jasa berdasarkan dari surat penawaran atau iklan dan lain sebagainya yang berasal dari penjual.
2. Menyebutkan jenis dan jumlah barang atau jasa yang akan dipesan, sebaiknya dibuatkan dalam bentuk daftar agar lebih mudah dalam proses pengecekan.
3. Harus mencantumkan bagaimana cara pengiriman.
4. Menyebutkan pula bagaimana cara dari pembayarannya.
5. Menyebutkan waktu pengiriman yang dikehendaki.
6. Menyebutkan cara pengepakan atau packingnya.

Adapun beberapa jenis surat niaga di antaranya,
1. Surat penawaran barang atau jasa.
2. Surat permintaan barang atau jasa.
3. Surat pesanan barang atau jasa.
4. Surat penerimaan pembayaran.
5. Surat penangguhan pembayaran suatu barang atau jasa.
6. Surat keberatan.
7. Surat aduan.
8. Surat edaran.
9. Surat tagihan.
10. Surat telegram dan penegasan.

E. Contoh Surat Niaga

PT. DEVELOPER SOFTWARE
Jl. Buntu No. 202
Jakarta Pusat
Jakarta, 13 Maret 2018
Nomor : 45/IM/IV/2018
Hal : Waktu Pembayaran
Kepada
CV Grobakz Seo Team
Jl. Maju Terus
Purwokerto
Dengan hormat,
Membalas surat Saudara Nomor: 203/EM/V/2018 tertanggal 10 Maret 2018 perihal penangguhan pembayaran telah kami terima dengan penuh perhatian.
Setelah membaca surat tersebut, dengan segala pertimbangan kami beritahukan bahwa kami akan memberikan waktu pembayaran untuk faktur Nomor: 210/EM/IV/2018 sebesar Rp 20.000.000 (dua puluh juta rupiah) atas pembelian barang-barang elektronik. Kami berikan kebijakan untuk melunasi pembayaran dalam jangka waktu 2 minggu dari waktu yang telah ditentukan.
Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.
Hormat Kami,
PT. Developer Software 

Dari berbagai sumber

Download