Pengertian SOP, Tujuan, Fungsi, Prinsip, Manfaat, dan Contohnya
 |
| SOP (Standard Operating Procedure) |
A. Pengertian SOP (Standard Operating Procedure)
SOP (Standard Operating Procedure/Prosedur Operasi Standar) adalah suatu petunjuk tertulis yang menjelaskan tentang langkah-langkah kerja atau bagaimana melakukan aktivitas rutin. Dengan kata lain, SOP adalah suatu dokumen berisi prosedur kerja yang harus dilakukan secara kronologis dan sistematis dalam menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu dengan tujuan agar memperoleh hasil kerja paling efektif dan efisien.
SOP merupakan pedoman atau acuan dalam bekerja sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja pegawai serta sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang berlaku di suatu perusahaan. Tujuan utama dari SOP adalah agar proses pelaksanaan pekerjaan dilakukan dengan rapi, tertib, dan sistematis dari awal hingga akhir. Dengan adanya SOP maka diharapkan kualitas pekerjaan menjadi lebih baik.
SOP (Standard Operating Procedure) Menurut Para Ahli
1. Arini T Soemohadiwidjojo (2004), SOP adalah panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan konsisten, efektif, efisien, sistematis dan terkelola dengan baik.
2. M. Budiharjo (2014), SOP adalah tahapan suatu proses kerja atau prosedur kerja tertentu yang bersifat rutin, tetap dan tidak berubah-ubah yang dibakukan ke dalam sebuah dokumen tertulis.
3. Sailendra, SOP adalah panduan kerja yang berguna untuk memastikan kegiatan operasional suatu organisasi atau perusahaan bisa berjalan dengan baik dan lancar.
4. Moekijat, SOP adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.
5. Istyadi Insani, SOP adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan tentang proses-proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam kegiatan.
6. Tjipto Atmoko, SOP adalah suatu pedoman atau acuan untuk melakukan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
B. Tujuan SOP (Standard Operating Procedure)
Tujuan SOP secara umum adalah untuk menjelaskan secara detail tentang kegiatan tugas dan pekerjaan yang dilakukan berulang di dalam suatu perusahaan. Pada pelaksanaannya, terdapat beberapa tujuan SOP yang bermanfaat bagi operasional suatu organisasi di antaranya,
1. Untuk menjaga konsistensi kinerja atau kondisi tertentu, dan ke mana petugas dan lingkungan dalam pelaksanaan pekerjaan atau tugas tertentu
2. Untuk memberikan pedoman atau acuan dalam pelaksanaan pekerjaan atau tugas bagi supervisor dan pekerja
3. Membantu menghindari kesalahan, konflik, keraguan, duplikasi, serta pemborosan, dalam pelaksanaan pekerjaan
4. Memberikan ukuran atau parameter dalam penilaian mutu kerja atau pelayanan
5. Memberikan jaminan penggunaan semua sumber daya secara efektif dan efisien
6. Menjelaskan urutan dan alur kerja, wewenang dan tanggung jawab para petugas yang terkait
7. Sebagai dokumen yang memberikan penjelasan dan penilaian proses pelaksanaan kerja bila terjadi mal praktik atau kesalahan administratif
8. Sebagai dokumen yang dapat digunakan pada kegiatan pelatihan pekerja
9. Menjadi dokumen sejarah jika dilakukan revisi SOP dan menggantinya dengan SOP baru
C. Fungsi SOP (Standard Operating Procedure)
Fungsi SOP adalah sebagai pedoman kerja, sebagai dasar hukum, sebagai informasi hambatan kerja dan tolak ukur kedisiplinan.
1. Sebagai Pedoman Kerja. Fungsi utama SOP adalah sebagai pedoman untuk memudahkan pelaksanaan kerja. SOP yang berisi tahapan dan urutan suatu pekerjaan akan menuntun para pegawai dalam menyelesaikan tugasnya. Dengan adanya SOP, kinerja pegawai bisa lebih terarah dan optimal. Pegawai akan tahu apa saja yang harus dikerjakan dan hal mana yang tidak boleh dilakukan. Dengan demikian, tujuan organisasi/perusahaan bisa lebih mudah tercapai.
2. Sebagai Dasar Hukum. Hal-hal yang terjadi di luar standar operasional prosedur akan dinilai sebagai suatu kesalahan atau pelanggaran. Sebaliknya, jika terdapat suatu kesalahan padahal pegawai sudah melakukan pekerjaan sesuai sop maka itu akan menjadi pertimbangan hukum tertentu yang meringankan.
3. Sebagai Informasi Hambatan Kerja. SOP tidak hanya berisi tentang prosedur kerja, tapi juga soal kemungkinan hambatan dan kendala yang bisa saja dihadapi oleh para pegawai. Informasi seperti ini sangat penting sehingga pegawai dan perusahaan bisa menentukan langkah preventif yang harus dilakukan.
4. Sebagai Pengontrol Disiplin Kerja. Secara keseluruhan, SOP mengandung sejumlah aturan yang harus dipatuhi oleh para pekerja. Ditambah dengan adanya konsekuensi berupa sanksi, SOP secara otomatis membuat semua pegawai lebih disiplin dalam menjalankan pekerjaannya.
D. Prinsip Penyusunan SOP
Terdapat beberapa prinsip yang wajib dipenuhi agar SOP bisa berfungsi secara maksimal di antaranya,
1. Jelas dan Mudah
Mengingat SOP akan dijadikan pedoman, maka standar operasional prosedur harus jelas, mudah dipahami, serta gampang diterapkan, baik oleh pemimpin maupun pegawai yang ada di perusahaan tersebut. SOP sebaiknya dijabarkan dengan kalimat serta penjelasan yang sederhana dan tidak berbelit-belit. Hal ini berfungsi untuk menghindari adanya salah paham dalam mengartikan informasi dan aturan dalam SOP.
2. Efektif dan Efisien
SOP dibuat dengan mementingkan efisiensi dan efektivitas kerja. Prosedur pekerjaan yang dilakukan sebaiknya dibuat sesingkat mungkin untuk efisiensi waktu, tenaga, serta biaya. Akan tetapi, efisiensi yang diterapkan harus selaras dengan prinsip efektivitas. Walau prosedur operasional kerja dibuat seefisien mungkin, target perusahaan harus tetap diutamakan. Secara sederhana, SOP wajib dibuat dengan tujuan memanfaatkan sumber daya yang sedikit untuk mendapatkan hasil yang maksimal.
3. Adanya Keselarasan
SOP yang disusun harus sesuai dan selaras dengan semua hal yang berkaitan dengan perusahaan, baik soal visi dan misi, ketersediaan sumber daya, maupun hal-hal lainnya.
4. Dinamis
SOP sebaiknya diperbaharui sesuai dengan keadaan yang terjadi di lingkungan kerja. Fungsi dari evaluasi sop sangat penting agar setiap kekurangan dapat diperbaiki dan menghasilkan panduan yang lebih baik.
5. Terukur & Terbuka
SOP dibuat untuk mencapai target perusahaan. Target yang dimaksud adalah hasil yang bisa diukur kuantitas dan kualitasnya. Pengukuran ini berguna untuk evaluasi lebih lanjut tentang seberapa baik dan efektif SOP yang diterapkan. SOP harus memenuhi prinsip keterbukaan. Artinya, SOP harus selalu transparan dan jelas. SOP juga tidak bersifat mutlak dan bisa berubah/diperbaiki apabila ada hal-hal yang dianggap tidak sesuai.
6. Kepatuhan dan Kepastian Hukum
SOP yang dibuat harus bisa menjamin bahwa seluruh prosedur yang tertuang di dalamnya sudah sesuai dengan hukum yang berlaku. SOP juga akan bertindak sebagai pelindung bagi para pegawainya apabila muncul tuntutan hukum dari pihak mana pun.
E. Manfaat SOP (Standard Operating Procedure)
Banyak manfaat besar dapat diwujudkan dengan membawa proses standardisasi dan mendokumentasikan SOP formal ke organisasi di antaranya,
1. Keterbukaan Informasi
SOP yang baik akan memberi orang semua informasi keselamatan, kesehatan, lingkungan, dan operasional yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dengan benar. Menempatkan nilai hanya pada produksi sementara mengabaikan keselamatan, kesehatan dan lingkungan adalah berisiko dalam jangka panjang. Lebih baik melatih karyawan dalam semua aspek melakukan pekerjaan daripada menghadapi kecelakaan, denda, dan litigasi nanti.
2. Tetap Konsisten
SOP juga akan memastikan bahwa operasi produksi dilakukan secara konsisten untuk menjaga kontrol kualitas proses dan produk. Konsumen, dari individu hingga perusahaan, menginginkan produk dengan kualitas dan spesifikasi yang konsisten. SOP menentukan langkah-langkah pekerjaan yang membantu menstandarkan produk dan, karenanya, kualitas.
3. Penyesuaian Jadwal
SOP memastikan bahwa proses berlanjut tanpa gangguan dan diselesaikan sesuai jadwal yang ditentukan. Dengan mengikuti SOP, Anda membantu menghindari pemadaman proses yang disebabkan oleh kegagalan peralatan atau kerusakan fasilitas lainnya.
4. Mereduksi Kegagalan
Untuk memastikan bahwa tidak ada kegagalan yang terjadi dalam pembuatan dan proses lain yang akan membahayakan siapa pun di komunitas sekitar , SOP perlu dibuat. Mengikuti langkah-langkah kesehatan dan lingkungan akan memastikan terhadap risiko yang mengancam lingkungan sekitar dan membuat kemarahan masyarakat.
5. Kepatuhan Terhadap Hukum
SOP juga memastikan bahwa prosedur yang disetujui diikuti sesuai dengan peraturan perusahaan dan pemerintah. SOP yang ditulis dengan baik berkontribusi untuk memastikan bahwa peraturan pemerintah dipenuhi. Standarisasi juga menunjukkan niat baik perusahaan untuk beroperasi dengan benar. Kegagalan untuk menulis dan menggunakan SOP yang tepat hanya akan memberi sinyal kepada pemerintah bahwa bisnis Anda tidak serius tentang kepatuhan.
6. Sebagai Standar Pelatihan
SOP juga berfungsi sebagai dokumen pelatihan untuk manajemen lain dalam mengetahui proses pembuatan SOP. SOP menyeluruh dapat digunakan sebagai dasar untuk memberikan pelatihan standar bagi karyawan yang baru dalam pekerjaan tertentu dan bagi mereka yang membutuhkan pelatihan ulang.
7. Peningkatan Keterampilan Kerja
Standarisasi berfungsi sebagai daftar periksa untuk rekan kerja yang mengamati kinerja untuk memperkuat kinerja yang tepat. Proses memerhatikan sesama pekerja secara aktif melibatkan satu pekerja yang lain dalam semua aspek kinerja pekerjaan yang baik. Saat menjabarkan prosedur yang benar dalam SOP yang baik, rekan kerja mana pun dapat menggunakan SOP itu untuk melatih yang lain dan membantu meningkatkan keterampilan kerja.
8. Membantu Auditor Manajemen
SOP nantinya juga berfungsi sebagai daftar periksa untuk auditor. Penilaian kinerja adalah proses yang mirip dengan pengamatan yang disebutkan sebelumnya, hanya saja biasanya melibatkan pencatatan. SOP harus berfungsi sebagai dasar yang kuat ketika mengembangkan daftar periksa audit terperinci.
9. Sebagai Dokumen untuk Improvisasi Alur Kerja
SOP bertindak sebagai catatan sejarah tentang bagaimana, mengapa dan kapan langkah-langkah dalam proses yang ada. Ini memberikan dasar faktual untuk merevisi langkah-langkah tersebut ketika suatu proses atau peralatan diubah. Ketika orang berpindah dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain di dalam dan di antara perusahaan, pengetahuan dan keterampilan yang tidak tertulis menghilang dari tempat kerja. SOP tertulis yang dikelola dengan benar dapat menceritakan pengalaman terbaik yang dapat melayani pekerja baru.
10. Pertimbangan Untuk Memperbaiki Keadaan
SOP juga bertindak sebagai penjelasan tentang langkah-langkah dalam proses peninjauan dalam investigasi kecelakaan. Meskipun kecelakaan tidak pernah menguntungkan, anggap itu sebagai peluang untuk belajar bagaimana memperbaiki kondisi. SOP yang baik memberi Anda dasar untuk mulai menyelidiki kecelakaan.
F. Contoh SOP (Standard Operating Procedure)
Daftar beberapa SOP sering kita temui dalam beberapa bisnis di antaranya,
1. Produksi / Operasi
a. Membuat langkah-langkah lini produksi
b. Standar perawatan peralatan, prosedur inspeksi
c. Cara pelatihan karyawan baru
2. Keuangan dan Administrasi
a. Cara pengelolaan piutang dagang – proses penagihan dan pembayaran
b. Pengelolaan proses hutang dagang – memaksimalkan arus kas sambil memenuhi semua tenggat waktu pembayaran
3. Pemasaran, Penjualan dan Layanan Pelanggan
a. Aturan persetujuan komunikasi eksternal: siaran pers, media sosial, iklan, dll.
b. Cara untuk melakukan persiapan penawaran harga
c. Standarisasi proses pengiriman layanan, termasuk waktu respons
d. Aturan garansi, pengembalian uang / kebijakan pertukaran
e. Aturan dan cara pengakuan / penyelesaian keluhan, komentar dan saran pelanggan
4. Mempekerjakan Staf
a. Deskripsi pekerjaan
b. Kebijakan orientasi dan pelatihan karyawan
c. Daftar tindakan korektif dan disiplin
d. Pengelolaan ulasan kinerja
e. Aturan penggunaan internet dan media sosial untuk tujuan bisnis
Dari berbagai sumber
Post a Comment