Pengertian Event, Karakteristik, Jenis, dan Manajemen Event
 |
| Event |
A. Pengertian Event
Event adalah kegiatan yang dilakukan dengan membawa orang ke tempat untuk menerima informasi atau pengalaman penting dan tujuan lain yang diorganisir oleh penyelenggara. Event atau acara adalah hal atau pokok yang akan dilakukan secara terencana untuk suatu tujuan. Acara ini dilaksanakan atas dasar rencana yang telah disiapkan sebelumnya.
Event Menurut Para Ahli
1. Kennedy (2009), event adalah pameran, pertunjukan atau festival dengan syarat ada penyelenggara, peserta dan pengunjung.
2. Sulaksana (2003), event merupakan suatu peristiwa yang diselenggarakan untuk mengkomunikasikan pesan tertentu kepada audiens sasaran.
3. Allen (2002), event adalah suatu ritual istimewa penunjukan, penampilan, atau perayaan yang pasti di rencanakan untuk mencapai tujuan sosial, budaya atau tujuan bersama.
4. Noor (2009), event merupakan suatu kegiatan yang diselenggarakan untuk memperingati hal-hal penting sepanjang hidup manusia baik secara individu atau kelompok yang berhubungan secara adat, budaya, tradisi dan agama yang diselenggarakan untuk tujuan tertentu serta melibatkan lingkungan masyarakat yang diselenggarakan pada waktu tertentu.
B. Karakteristik Event
Menurut Noor sebuah event yang menarik harus memiliki karakteristik dalam penyelenggaraannya, yaitu mempunyai ciri tersendiri dan cenderung memiliki perbedaan antara satu dengan lainnya.
1. Uniquenesses. Kunci utama suksesnya sebuah event adalah pengembangan ide sehingga event memiliki keunikan tersendiri. Acara dengan warna berbeda tidak akan mudah dilupakan oleh kelompok sasaran. Keunikan dapat datang dari peserta yang berpartisipasi, lingkungan, para pengunjung ke acara tersebut dan banyak hal lain yang menjadikan acara tersebut unik dan berbeda dari yang lain.
2. Perishability. Yang dimaksud dengan perishability adalah kemungkinan terjadinya event yang tidak sesuai dengan rencana atau acara tidak hidup sehingga kurang memuaskan. Jika acara tidak diatur dengan baik tujuan yang ingin dicapai pada acara tersebut tidak akan tercapai.
3. Intangibility. Setelah menghadiri event, yang tertinggal di benak pengunjung adalah pengalaman yang mereka dapatkan dari penyelenggaraan event. Merupakan tantangan bagi penyelenggara untuk mengubah bentuk layanan tidak berwujud menjadi sesuatu yang nyata sehingga bentuk sekecil apa pun yang digunakan pada acara tersebut dapat mengubah persepsi pengunjung. Seperti penggunaan kualitas audio-video yang selalu diingat pengunjung acara.
4. Personal Interaction. Personal interaction merupakan salah satu karakteristik yang penting pada saat event berlangsung. Pengunjung yang datang ke suatu acara juga memainkan peran utama dalam kesuksesan acara tersebut. Misalnya, partisipasi aktif penonton dalam acara konser musik di mana penonton berpartisipasi dalam menyanyi untuk berkontribusi pada kinerja acara.
C. Jenis Event
Terdapat empat jenis event menurut Noor (2009) di antaranya,
1. Leisure Event. Merupakan kategori event yang berkembang banyak pada kegiatan keolahragaan yang di dalamnya memiliki unsur pertandingan dan mendatangkan banyak pengunjung.
2. Personal Event. Kegiatan yang di dalamnya melibatkan anggota keluarga atau teman di mana kategori event ini dapat dikatakan lebih sederhana. Contoh pada personal event adalah penyelenggaraan pesta pernikahan dll.
3. Cultural Event. Merupakan kegiatan yang identik dengan budaya atau memiliki nilai sosial yang tinggi dalam tatanan masyarakat. Dengan perkembangan dan kemajuan teknologi yang kian pesat mendorong pula penyelenggaraan cultural event terkemas lebih menarik serta mampu menyesuaikan dengan situasi serta kondisi pada era modern sehingga menjadi suatu susunan serta padu padan yang berkesan.
4. Organizational Event. Bentuk event yang diselenggarakan pada organizational event adalah kegiatan yang disesuaikan dengan tujuan organisasi. Contoh bentuk event pada organizational event antara lain konferensi pada sebuah partai politik, pameran/expo yang diselenggarakan oleh suatu organisasi/perusahaan dengan kepentingan organisasi/perusahaan tersebut.
Berdasarkan ukuran dan skala event dibagi menjadi tiga jenis menurut Abdullah (2009) di antaranya,
1. Mega Event. Adalah event yang merujuk pada kriteria diikuti pengunjung internasional, regional setidaknya lima negara, pengunjung dalam jumlah total keseluruhan berdasarkan total durasi (lama) kegiatan lebih dari satu juta orang pengunjung, investasi yang lebih besar, keuntungan lebih besar, berdampak besar pada ekonomi masyarakat dan diliput oleh media secara luas. Event yang masuk dalam kategori sangat besar ini seperti Olimpiade, Piala Dunia, MTQ internasional.
2. Medium Event. Adalah event dengan kegiatan event menengah yang dikunjungi antara seratus ribu orang sampai dengan satu juta orang pengunjung, berdampak secara nasional.
3. Mini Event. Adalah event dengan kegiatan yang diikuti oleh kurang dari seratus ribu orang pengunjung dan bersifat lokal.
Berdasarkan jenis acara yang diselenggarakan terdapat beberapa jenis event menurut Ruslan (2005) di antaranya,
1. Hari-hari dan pekan-pekan khusus. Suatu organisasi sering kali memilih suatu hari atau pekan-pekan tertentu yang diresmikan untuk tujuan dan kegiatan organisasinya yang ditetapkan secara resmi. Jika ini tercapai, maka berbagai aktivitas yang telah direncanakan organisasi untuk peristiwa khusus ini akan memperoleh perhatian publik.
2. Pameran dan pertunjukan. Pameran dan pertunjukan barang dan jasa yang telah memikat minat khalayak adalah segi penting dari kebanyakan program. Pameran dagang bisnis dan profesional, pekan raya internasional serta pameran lokal dan regional menyediakan berbagai sarana untuk dipertunjukkan.
3. Rapat dan konferensi. Konferensi, konvensi dan rapat diselenggarakan dengan para pemuka pendapat dan tokoh masyarakat dari luar contohnya adalah pertemuan tahunan dan regional para pemegang saham menyediakan berbagai forum guna melaporkan kedudukan keuangan perusahaan.
4. Peringatan. Upacara peringatan dari organisasi bisnis dan sosial menciptakan suatu kesempatan berkomunikasi dengan publik yang berkenaan dengan kemajuan, presentasi dan sumbangan organisasi. Tujuannya adalah menumbuhkan perasaan bangga dan kepercayaan diri bagi publiknya.
5. Hadiah khusus. Berbagai hadiah khusus bagi para karyawan, pemilik saham, pedagang atau para pelanggan merupakan kesempatan yang baik.
6. Open House. Open house merupakan peristiwa khusus yang dilaksanakan secara besar-besaran dalam berbagai program hubungan perusahaan. Berbagai publik diundang pada peristiwa itu yang meliputi kunjungan ke pabrik, pameran, film dan lain-lain.
7. Kontes. Berbagai kontes bagi para konsumen, pemilik saham, para karyawan dan para pedagang terkandung ke dalam berbagai program public relation di beberapa organisasi.
8. Parade dan pawai. Parade dan pawai memegang peranan dalam program hubungan dengan komunitas di beberapa organisasi.
9. Peristiwa kemasyarakatan yang disponsori. Organisasi industri dan non-profit serta angkatan bersenjata mensponsori berbagai peristiwa kemasyarakatan setempat di mana mereka memiliki sarana guna tujuan pemberitaan tentang berbagai kegiatan dan membantu perbaikan umum kepada masyarakat, pendidikan, kegiatan kebudayaan, kesehatan, hiburan, dan kepemudaan.
10. Organisasi yang disponsori. Berbagai perusahaan mensponsori organisasi dan masyarakat untuk menunjukkan itikad baik bagi dukungan sebuah perusahaan atau organisasi.
11. Peresmian. Peresmian sarana dan jasa baru memberikan peluang penting.
D. Manajemen Event
Menurut Noor Manajemen event adalah organisasi dari suatu kegiatan yang diselenggarakan oleh komunitas atau lembaga yang dikelola secara profesional, efisien dan efektif dari perencanaan, pelaksanaan hingga penyelesaian kegiatan. Acara yang sukses terdiri dari lima fase penting yang harus dipertimbangkan di antaranya,
1. Research
Dalam melaksanakan sebuah event terdapat lima pertanyaan (why, who, when, where, what) untuk memutuskan bagaimana mengadakan suatu acara: mengapa suatu acara harus diadakan? Siapa penonton acara tersebut? Kapan acara akan berlangsung? Di mana acara berlangsung? dan apa yang akan ditampilkan di acara tersebut? Setelah menjawab lima pertanyaan, analisis SWOT (strenght, weakness, opportunity, threats) akan dilakukan untuk memastikan bahwa semua fase dijalankan secara sistematis.
2. Design
Ide baru dapat membantu membuat aktivitas yang sesuai dengan tujuan dari pelaksanaan event yang dapat dilakukan dengan cara brainstorming dan mind mapping. Kreativitas harus sangat didukung oleh pengelola acara karena pada akhirnya produk yang ditawarkan adalah seni kreatif. Kreativitas adalah alfa dan omega dalam setiap proses manajemen acara.
Brainstorming dan Mind Mapping adalah kegiatan di mana semua anggota dikumpulkan dan ide-ide mereka disampaikan dan kemudian dihubungkan dan disatukan ke dalam filosofi acara yang memperhitungkan aspek keuangan, sosial, budaya dan aspek penting lainnya dari menjalankan suatu acara.
Brainstorming berfokus pada tema dan konsep acara yang didekorasi dan dirancang secara artistik, hiburan yang disajikan, strategi komunikasi yang digunakan, dan sebagainya. Dalam fase ini, studi kelayakan untuk acara-acara juga akan dilakukan untuk menyaring ide-ide kreatif yang muncul. Studi kelayakan ini akan memperhatikan anggaran, sumber daya manusia dan kondisi politik.
3. Planning
Tahap perencanaan adalah tahap paling lama dalam proses manajemen event. Ketika fase penelitian dan desain selesai dengan baik, fase perencanaan dapat dengan mudah diselesaikan. Namun, jika penelitian dan desain tidak dilakukan dengan baik, sangat mungkin bahwa akan ada ketidaksesuaian dalam fase perencanaan dan perubahan pada rencana utama akan dilakukan dengan rencana penggantian.
Tahap perencanaan didasarkan pada tiga dasar hukum: waktu, lokasi, dan kecepatan. Pandangan ke depan dalam menggunakan ketiga hal ini akan sangat mempengaruhi hasil dari acara yang sedang diadakan.
4. Coordination
Koordinasi merupakan tahap yang paling banyak dilakukan saat pelaksanaan atau eksekusi pada tahap sebelumnya yakni mengeksekusi rencana yang telah dibentuk dengan matang. Pada tahap ini, peran manajer acara sangat penting ketika manajer acara dihadapkan dengan banyak keputusan yang membutuhkan pengambilan keputusan profesional untuk memiliki dampak yang baik pada hasil acara.
5. Evaluation
Evaluasi merupakan tahap dimana dilakukan penilaian pada event dari tahap pertama hingga event telah selesai diselenggarakan. Evaluasi peringkat itu sendiri berfungsi sebagai referensi untuk mengatur acara serupa yang akan terjadi selanjutnya.
Evaluasi adalah proses evaluasi yang mengukur efektivitas strategi untuk mencapai tujuan bisnis. Data yang diperoleh dari hasil evaluasi akan digunakan dalam program berikutnya sebagai analisis situasi. Tujuannya adalah untuk melihat keberhasilan acara dan untuk mengenali kekuatan dan kelemahan acara tersebut.
Dari berbagai sumber
Post a Comment