Pengertian Manajemen Perubahan, Komponen, Tujuan, Pendekatan, Tingkatan, Fase, Tahapan, Strategi, dan Jenisnya

Table of Contents

Manajemen Perubahan

A. Pengertian Manajemen Perubahan

Manajemen perubahan (change management) adalah suatu pendekatan untuk mengubah individu, tim, dan organisasi kepada kondisi masa depan yang diinginkan. Manajemen perubahan (change management) sering dikaitkan dengan manajemen sumber daya manusia karena yang menjadi objek utama perubahan adalah sumber daya manusia.

Manajemen perubahan juga diartikan sebagai salah satu bentuk usaha yang dilakukan guna mengelola seluruh akibat yang dihasilkan karena adanya perubahan dalam suatu perusahaan. Change management dalam suatu perusahaan umumnya dilakukan dengan perubahan kebijakan yang sederhana hingga kebijakan yang kompleks dan berpengaruh terhadap perubahan perusahaan.

Ketika sebuah organisasi atau perusahaan melakukan perubahan hal tersebut akan berdampak pada proses kerja, sistem, struktur organisasi, dan peran pekerjaan.

Manajemen Perubahan Menurut Para Ahli
1. Coffman dan Lutes (2007), manajemen perubahan adalah pendekatan yang terstruktur dan digunakan untuk membantu tim, individu ataupun organisasi untuk perubahan dari kondisi sekarang ke kondisi yang lebih baik.
2. Winardi (2011), manajemen perubahan adalah suatu usaha yang dilakukan oleh manajer untuk mengelola perubahan secara lebih efektif, yang di dalamnya memerlukan pengetahuan terkait motivasi, kelompok, kepemimpinan, konflik, dan komunikasi.
3. Wibowo (2012), manajemen perubahan adalah suatu proses yang dibuat secara sistematis dalam menerapkan sarana, sumber daya dan pengetahuan yang dibutuhkan dalam memengaruhi perubahan pada mereka yang akan terkena efek dari proses tersebut.
4. Nauheimer (2007), manajemen perubahan adalah suatu proses, teknik, dan alat yang digunakan untuk mengelola proses perubahan pada sisi individu untuk mencapai suatu hasil yang dibutuhkan dan untuk menerapkan perubahan secara lebih efektif dengan agen perubahan, sistem, dan tim yang lebih luas.
5. Fred Nickols, change management dapat dibagi menjadi tiga di antaranya,
a. Change management merupakan tugas pengelolaan perubahan yang akan dilakukan, baik itu perubahan yang direncanakan maupun perubahan yang tidak direncanakan.
b. Change management merupakan praktik area profesional, di mana praktisi dalam bidang manajemen perubahan disebut dengan Agent of change.
c. Change management merupakan suatu ilmu yang di dalamnya terdiri dari model, metode, teknik, alat, dan keterampilan, yang kemudian digunakan sebagai dasar dalam praktik perubahan organisasional.

B. Komponen Manajemen Perubahan

Secara umum terdapat delapan komponen pada pengelolaan perubahan di antaranya,
1. Tujuan perubahan
2. Aspek strategis yang perlu diubah
3. Strategi perubahan yang diterapkan
4. Sumber daya
5. Manajer perubahan
6. Agent of change
7. Organisasi
8. Target audiens yang pasti

C. Tujuan Manajemen Perubahan

Setidaknya ada tiga tujuan manajemen perubahan yang menjadi dasar dari perubahan di dalam organisasi/perusahaan di antaranya,
1. Untuk mempertahankan keberlangsungan hidup perusahaan, baik itu jangka pendek maupun jangka panjang.
2. Untuk menyesuaikan diri dengan perubahan yang terjadi di lingkungan eksternal (sikap tenaga kerja, perubahan strategi korporasi, perubahan teknologi dan peralatan, dan lainnya), serta di lingkungan eksternal (perubahan pasar, peraturan, hukum, kebijakan pemerintah, teknologi, dan lainnya).
3. Untuk memperbaiki efektivitas perusahaan agar dapat bersaing di pasar ekonomi modern. Upaya ini termasuk perbaikan efektivitas tenaga kerja, perbaikan sistem dan struktur organisasi, dan implementasi strategi perusahaan.

D. Pendekatan Manajemen Perubahan

Davidson (2005) dalam bukunya mengatakan bahwa terjadinya perbedaan budaya pada suatu organisasi akan memengaruhi penyusunan rencana perubahan yang akan dilakukan secara tepat. Perusahaan bisa memilih salah satu dari empat pendekatan manajemen perubahan di antaranya,
1. Pendekatan Rasional-Empiris
Pendekatan rasional-empiris digunakan dengan dasar keyakinan bahwa perilaku orang mampu diprediksi dan mereka akan memberikan perhatian khusus atas kepentingannya sendiri. Dengan memahami perilaku tersebut, maka akan memberikan manajer perubahan pada suatu strategi yang berguna untuk melangkah.

Beberapa komponen atas pendekatan ini meyakini bahwa seluruh target perubahan akan terselimuti oleh beragam mitos, ketidaktahuan, kebenaran semu, walaupun tetap memelihara rasionalitasnya. Seluruh target perubahan tersebut akan mengikuti diri mereka sendiri jika itu dikatakan pada mereka yang berarti, dan sering kali mereka tidak memahami apa yang terbaik untuk mereka. Mereka akan berubah dengan sendirinya saat mereka menerima komunikasi yang lebih informatif, efektif dan saat ada insentif pada perubahan yang mereka nilai lebih memadai.

2. Pendekatan Normatif-Reedukatif
Pendekatan ini akan lebih fokus pada bagaimana seorang manajer perubahan mampu memberikan pengaruh atau bertingkah laku dengan berbagai cara tertentu, agar selanjutnya para anggota manajer mampu melakukan perubahan. Pada dasarnya, manusia akan berubah saat ada suatu perusahaan tersendiri bahwa perubahan adalah demi kepentingan yang terbaik. Perubahan tersebut akan paling siap terjadi saat satu orang dalam kelompok tersebut masuk dalam perubahan dan menganut sistem nilai dan keyakinan kelompoknya.

3. Pendekatan Kekuasaan-Koersif
Pendekatan ini akan memaksa pihak manajemen perubahan untuk melakukan caranya secara semena-mena oleh sebagian pihak secara naif oleh sebagian yang lain, dan sering menjadi bentuk standar dalam manajemen perubahan. Premis utama dari pendekatan ini adalah mereka yang pada dasarnya patuh akan siap untuk melakukan apapun yang diperintahkan dengan tanpa atau sedikit usaha dalam meyakinkan.

Dalam hal ini, membuat orang-orang untuk berubah dilakukan dengan dasar penegakan kewenangan, ancaman, atau adanya sanksi atas performa yang buruk. Pendekatan ini bisa juga disebut sebagai pendekatan kekuatan penindas. Pendekatan ini memiliki risiko yang besar dan potensi balasannya pun sangat besar.

4. Pendekatan Lingkungan-Adaptif
Premis utama yang digunakan dalam pendekatan manajemen ini adalah bahwa walaupun mereka berubah berdasarkan insting, namun mereka berusaha menghindari segala bentuk kerugian, jadi sebenarnya mereka mempunyai kemampuan dalam beradaptasi dengan berbagai kondisi dan situasi baru.

E. Tingkatan Manajemen Perubahan

Dalam sebuah perusahaan terdapat beberapa tingkatan manajemen perubahan di antaranya,
1. Perubahan Individu
Tingkatan ini adalah yang paling dasar dari sebuah proses change management. Setiap individu memang selalu dan akan mengalami perubahan, namun perubahan tersebut tidak secara otomatis ke arah yang diinginkan. Di sinilah peran manajer perusahaan untuk mengatur arah perubahan individu agar sejalan dengan tujuan perusahaan Sehingga change management di sini bisa dikaitkan dengan ilmu psikologi di mana manajer akan berusaha memahami perilaku individu sehingga dapat menentukan perubahan seperti apa yang layak untuk dirinya. Misalnya saja menentukan kapan waktu yang tepat untuk mengajarkan keterampilan baru pada seseorang dan bagaimana perubahan tersebut dalam melekat pada diri individu.

2. Perubahan Organisasi
Manajemen perusahaan dalam organisasi ini berkaitan erat dengan manajemen proyek. Jika manajemen proyek berguna untuk memastikan solusi dari proyek yang dirancang, maka change management berperan untuk memastikan solusi tersebut dapat bekerja secara efektif. Manajer harus memastikan sumber daya mana yang perlu berubah untuk kepentingan keberhasilan proyek dan upaya perubahan seperti apa yang harus dilakukan untuk tujuan tersebut.

3. Perubahan Kemampuan Perusahaan
Pada tingkatan ini change management berperan secara langsung untuk mengelola perusahaan agar secara efektif mampu beradaptasi dengan perubahan dunia atau pasar. Change management di sini bisa lebih kompleks mencakup segala aspek perusahaan. Misalnya manajer memberikan perubahan terhadap metode pemasaran sebelumnya yang dinilai tidak memenuhi target perusahaan. Sehingga, inisiatif seorang manajer di sini sangat dibutuhkan demi mencapai kemajuan perusahaan.

Perubahan dalam sebuah bisnis merupakan sesuatu yang penting jika ingin mempertahankan bisnis dan terus meningkatkan keuntungan. Karena perubahan berarti secara terus menerus melakukan sesuatu dengan cara dan metode yang berbeda dari sebelumnya yang dinilai kurang efektif. Mengelola perubahan dirumuskan oleh seorang manajer, namun dalam praktiknya sering kali dilakukan oleh seorang pimpinan secara langsung. Sehingga kerja sama di antara keduanya bisa membentuk perubahan yang lebih optimal.

F. Fase Manajemen Perubahan

Terdapat beberapa fase yang ditempuh dalam menjalankan manajemen perubahan menurut Haines (2005) di antaranya,
1. Fase A: Positioning Value/Strategic Position (menentukan posisi strategis). Fase ini merupakan tahapan dalam system thinking di mana apa yang menjadi tujuan/posisi strategis organisasi didefinisikan dengan jelas. Posisi inilah yang akan dicapai dengan perubahan organisasi.
2. Fase B: Measures Goals (mengukur tujuan). Dalam fase ini ditentukan ukuran-ukuran dan mekanisme yang digunakan untuk melihat apakah tujuan telah dicapai.
3. Fase C: Assesment Strategy (Strategi Assesmen). Pada fase ini ditentukan gap (kesenjangan) antara kondisi saat ini dan kondisi yang diinginkan. Sehingga dapat ditentukan langkah-langkah untuk mencapai kondisi yang diinginkan dengan lebih baik.
4. Fase D: Acions Level-level (aktivitas perubahan). Fase ini akan mendefinisikan dan mengimplementasikan strategi yang akan mengintegrasikan semua proses, aktivitas, hubungan dan perubahan yang dibutuhkan untuk mengurangi gap atau untuk merealisasikan tujuan yang sudah ditentukan pada fase A.
5. Fase E: Environment Scan (identifikasi lingkungan eksternal). Pada fase ini dilakukan identifikasi lingkungan eksternal yang mempengaruhi perubahan. Identifikasi ini dilakukan dengan menggunakan scanning framework (kerangka kerja identifikasi) SKEPTIC (Social Kompetition Economic Politics Technology Industri Customer). Hasil identifikasi ini akan memberikan arah dan seberapa besar perubahan yang akan dilakukan.

G. Tahapan Manajemen Perubahan

Adapun tahapan manajemen perubahan beserta reaksi-reaksi yang muncul dari individu-individu yang mengalami perubahan digambarkan dalam The Rollercoaster of Change. Enam tahapan manajemen perubahan di antaranya,
1. Start Smart, pada tahap ini disebut juga pre-planning atau tahap awal perencanaan perubahan di mana individu-individu bersiap-siap untuk perubahan. Ada proses edukasi dalam tahap ini.
2. Shock, pada tahap ini dimulainya perubahan dengan ditandai kickoff oleh change leader (pemimpin perubahan). Pada tahap ini biasanya reaksi yang muncul adalah shock (keterkejutan) dari individu-individu. Keterkejutan ini muncul akibat ketidaksiapan mereka menghadapi perubahan.
3. Depression/anger, pada tahap ini perubahan sudah dilakukan dan reaksi-reaksi yang muncul akibat adanya reorganisasi, perubahan pekerjaan dan tanggung jawab karena perubahan mulai tampak dengan jelas dalam bentuk depresi, kemarahan dan perasaan kehilangan dari individu-individu.
4. Hang In/Persevere, pada tahap ini reorganisasi dan hubungan kerja yang baru mulai diberlakukan. Dan individu-individu dalam organisasi akan berusaha mempertahankan kondisi yang lama, sehingga pada tahapan ini sering kali perubahan bisa mengalami kegagalan.
5. Hope/Readjustment, pada tahap ini dilakukan penyesuaian atau penyelarasan dengan kondisi organisasi yang baru. Individu-individu dalam organisasi sudah lebih memahami perubahan sehingga pada tahapan ini arah dan tujuan dari perubahan yang hendak dicapai telah mapan.
6. Rebuilding, pada tahap ini kondisi organisasi yang baru telah terbangun secara permanen. Pada tahap ini tim yang solid sudah terbangun dan kegiatan organisasi sudah berjalan dengan baik.

H. Strategi Manajemen Perubahan

Terdapat delapan strategi sukses dalam proses membangun manajemen perubahan pada suatu organisasi menurut Kotter (1996) di antaranya,
1. Establishing a Sense of Urgency (membangun rasa urgensi). Tahapan ini adalah tahapan untuk membangun motivasi, dengan mengkaji realitas pasar dan kompetisi, mengidentifikasi dan membahas krisis, potensi krisis atau peluang besar, sehingga timbul alasan yang baik untuk melakukan sesuatu yang berbeda.
2. Creating the Guiding Coalition (menciptakan koalisi penuntun). Pada tahapan ini dibentuk sebuah koalisi untuk memulai perubahan sebagai sebuah tim yang terdiri dari orang-orang yang memiliki kekuasaan yang cukup untuk memimpin perubahan. Tim tersebut tidak harus mencakup dari semua orang yang memiliki kekuasaan atau yang menduduki kedudukan pada struktur organisasi, tetapi setidaknya orang-orang yang memiliki pengaruh dan kekuasaan, keahlian, kredibilitas dan jiwa pemimpin untuk memulai perubahan.
3. Developing a Vision and Strategy (merumuskan visi dan strategi). Pada tahapan ini perlunya dibuat sebuah visi untuk membantu mengarahkan upaya perubahan dan merumuskan strategi untuk mencapai visi.
4. Communicating the Change Vision (mengkomunikasikan visi perubahan). Pada tahapan ini perlunya mengkomunikasikan visi dan strategi perubahan pada seluruh elemen organisasi secara terus menerus dengan menggunakan setiap kesempatan yang ada, dan menjadikan koalisi penuntun sebagai model perilaku yang diharapkan dari pegawai.
5. Empowering Broad-Based Action (memberdayakan tindakan yang menyeluruh). Pada tahapan ini dilakukan kegiatan-kegiatan dengan melibatkan keseluruhan elemen organisasi untuk menyingkirkan rintangan, mengubah sistem atau struktur yang merusak visi perubahan, dan mendorong keberanian mengambil risiko serta ide, aktivitas dan tindakan non-tradisional.
6. Generating Short Term Wins (menghasilkan kemenangan jangka pendek). Orang belum tentu akan mengikuti proses perubahan selamanya bila tidak melihat hasil nyata dari usahanya selama ini. Pada tahapan ini dilakukan perencanaan untuk meningkatkan kinerja sebagai hasil dari perubahan/kemenangan yang dapat dilihat, dan juga memberi pengakuan dan penghargaan yang dapat dilihat kepada orang-orang yang memungkinkan tercapainya kemenangan tersebut.
7. Consolidating Gains and Producing More Change (mengkonsolidasikan hasil dan mendorong perubahan yang lebih besar). Pada tahapan ini dilakukan kegiatan-kegiatan untuk membuat proses perubahan tersebut semakin besar dengan menggunakan kredibilitas yang semakin meningkat untuk mengubah semua sistem, struktur dan kebijakan yang tidak cocok dan tidak sesuai dengan visi transformasi, mengangkat, mempromosikan dan mengembangkan orang-orang yang dapat mengimplementasikan visi perubahan dan meremajakan proses perubahan dengan proyek, tema dan agen perubahan yang baru.
8. Anchoring New Approaches in the Culture (menambatkan pendekatan baru dalam budaya). Dalam tahapan akhir ini, semua hasil perubahan yang telah dilakukan dijadikan budaya kerja yang baru dengan menciptakan kinerja yang lebih baik melalui perilaku yang berorientasi pada pelanggan dan produktivitas, kepemimpinan yang lebih baik, serta manajemen yang lebih efektif, mengartikulasikan hubungan antara perilaku baru dan kesuksesan organisasi serta mengembangkan berbagai cara untuk menjamin perkembangan kepemimpinan dan sukses.

I. Jenis Manajemen Perubahan

Terdapat tiga jenis perubahan dalam suatu organisasi berdasarkan sifatnya menurut Harischandra (2007) di antaranya,
1. Smooth incremental change, perubahan akan terjadi secara lambat, sistematis, dan bisa diprediksi serta mencakup atau seluruh rentetan perubahan dalam kecepatan yang cenderung konstan.
2. Bumpy incremental change, adalah perubahan yang mempunyai periode relatif tenang dan sesekali disela dengan percepatan gerakan perubahan dengan dipicu oleh perubahan lingkungan organisasi dan bisa juga berasal dari internal, seperti adanya tuntutan dalam meningkatkan efisiensi dan perbaikan metode kerja.
3. Discontinuous change, adalah perubahan yang ditandai dengan adanya pergeseran cepat terhadap struktur, budaya, strategi dan ketiganya secara bersamaan. Perubahan ini lebih bersifat revolusioner dan juga cepat. 

Dari berbagai sumber

Download