Pengertian Manajemen File, Konsep, Struktur, Sifat, Atribut, Fungsi, Sasaran, Arsitektur, Tipe, Cara, dan Manfaatnya

Table of Contents

Manajemen File

A. Pengertian Manajemen File

Manajemen file dalam sebuah sistem operasi komputer adalah metode dan struktur data yang digunakan untuk mengatur dan mengorganisir file yang ada pada disk atau partisi disk. Sementara, file system adalah partisi atau disk yang digunakan untuk menyimpan berbagai file di dalam komputer dengan cara tertentu.

B. Konsep Manajemen File

Konsep manajemen file yang terpenting di sistem operasi di antaranya,
1. File. Abstraksi penyimpanan dan pengambilan informasi pada disk. Abstraksi ini membuat pemakai tidak dibebani rincian cara dan letak penyimpanan informasi, serta mekanisme kerja perangkat penyimpanan data.
2. Direktori. Yang berisi informasi tentang file. Dibanyak informasi berkaitan dengan penyimpanan. Direktori ialah file, yang dimiliki sistem operasi dan dapat diakses secara terus menerus di sistem operasi. User atau pemakaian memanipulasi data yang merujuk sebagai file atau direktori. User tidak dibebani dengan masalah penyimpanan, manipulasi perangkat dan sebagainya.

C. Struktur Manajemen File

Setiap file tentunya memiliki struktur tersendiri. Struktur yang ada pada file tersebut tentunya sesuai dengan kegunaan ataupun fungsinya. Berikut penjelasan mengenai beberapa struktur file.
1. Urutan byte yang tidak memiliki sebuah struktur maka sistem operasi tidak akan tahu mengenai apa saja yang ada di dalam file tersebut.
2. File yang dibentuk dengan urutan record dengan panjang yang tidak berbeda serta penggunaan struktur internal di dalamnya. Operasi read akan melakukan pembacaan pada satu record. Operasi write akan melakukan append atau overwrite pada satu record.
3. File yang tercipta akibat pembentukan struktur organisasi tree record. Ukuran dari setiap record tidak harus sama dan setiap record akan mengandung field key dalam psisi yang sama. Tree record akan diurutkan berdasarkan oleh kata kunci dari record tersebut.

D. Sifat Manajemen File

Pengoperasian sebuah manajemen file, tentunya sangat berhubungan dengan file-file yang digunakan. Berikut beberapa sifat file yang perlu diketahui di antaranya,
1. Persistance. Informasi mampu bertahan walaupun proses yang pembangkitannya sudah berakhir ataupun catu daya telah dimatikan. Dengan adanya properti yang satu ini, maka file tetap dapat digunakan pada beberapa hasil yang akan didapatkan dari suatu proses dan bisa digunakan pada masa mendatang.
2. Ukuran File (Size). Umumnya  manajemen file mempunyai ukuran yang cukup besar. Dengan begitu akan memungkinkan terjadinya penyimpanan berbagai macam informasi yang perlu untuk disimpan secara rapat-rapat.
3. Sharability. File bisa digunakan pada berbagai macam proses dalam akses informasi yang dilakukan secara kongruen.

E. Atribut Manajemen File

Atribut file merupakan sebuah perintah yang dapat digunakan untuk melakukan pengolahan terhadap suatu file. Terdapat beberapa atribut file yang mampu mengoleh file di antaranya,
1. Create File. Perintah untuk melakukan pembuatan file yang tidak berisikan data apapun.
2. Delete File. Perintah yang dilakukan untuk menghapus file yang tidak dibutuhkan lagi.
3. Open. Perintah untuk membuka suatu file dengan menjadikan sistem untuk mengambil atribut serta daftar alamat disk.
4. Close. Ketika akses file yang dilakukan sudah selesai dan atribut serta alamat disk sudah tidak digunakan lagi, maka perintah close ini diperlukan untuk memperbesar ruang memori.
5. Read. Data akan dibaca dari file dengan sistem yang menentukan banyaknya data.
6. Write. Data akan disimpan ke dalam file dan akan menambah ukuran dari file tersebut.
7. Append. Melakukan penambahan data pada data setelah terakhir.
8. Seek. Melakukan pengaturan pada posisi pointer ketika menuju posisi yang sudah ditentukan.
9. Get Attribute. Melihat atribut dari file setelah modifikasi yang dilakukan terakhir kali.
10. Set Attribute. Mengubah status pada atribut file.
11. Rename. Melakukan pengubahan pada nama file.

F. Fungsi Manajemen File

Berikut beberapa fungsi dari manajemen file di antaranya,
1. Memudahkan cara kerja atau mekanisme pemakaian file secara bersama
2. Kemudahan dalam membuat, mengedit, dan menghapus file
3. Kemudahan dalam melakukan Backup dan recovery untuk antisipasi kehilangan file akibat kecelakaan atau upaya orang lain untuk merusak/ menghancurkan file
4. User dapat mengacu file dengan simbolik (symbolic name) tidak menggunakan penamaan yang mengacu pada perangkat fisik
5. Data dapat disimpan dengan aman dan rahasia pada lingkungan yang sensitif
6. Tampilan antar muka yang user-friendly pada sistem file akan memudahkan penggunanya

G. Sasaran Manajemen File

Manajemen file memiliki beberapa sasaran di antaranya,
1. Untuk menjamin atau memenuhi kebutuhan yang berasal dari manajemen data yang diperuntukan bagi pemakai atau user
2. Untuk menjamin data pada file adalah valid
3. Untuk mengoptimasi kinerja
4. Untuk Menyediakan dukungan atau support masukan (input)/keluaran (output) berbagai tipe perangkat penyimpanan
5. Untuk meminimalkan atau menghilangkan/mengeliminasi potensi terjadinya kehilangan atau perusahaan data
6. Untuk menyediakan sekelompok atau sekumpulan rutin interface masukan (input)/keluaran (output)
7. Untuk menyediakan support atau dukungan masukan (input) dan keluaran (output) banyak pemakai (user) di sistem multiuser

H. Arsitektur Manajemen File

Biasanya arsitektur manajemen file terdiri dari beberapa bagian di antaranya,
1. Sistem Akses. Ini adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan cara sebuah data yang disimpan pada file dapat diakses.
2. Manajemen File. Ini adalah segala hal yang berkaitan dengan penyediaan mekanisme operasi pada file. Misalnya; penyimpanan, pengacuan, pemakaian bersama, dan pengamanan.
3. Manajemen Ruang Penyimpanan. Ini berkaitan dengan alokasi ruang untuk penyimpanan file tersebut pada perangkat penyimpanan.
4. Mekanisme Integritas File. Ini berkaitan dengan jaminan informasi pada file yang tidak terkorupsi (corrupt file).

I. Tipe Manajemen File

Secara umum ada tiga tipe file yang terdapat pada sistem operasi di antaranya,
1. Regular File. File reguler terdiri dari file teks dan biner. File teks ini berisi barisan teks dalam format txt. Sedangkan file biner berisi ekseskusi (exe) dan juga biner dari berbagai program aplikasi dalam komputer. File biner berbentuk exe hanya diketahui oleh sistem operasi. Sedangkan biner hasil program aplikasi hanya diketahui oleh program aplikasi yang menggunakan file tersebut.
2. Directory File. File direktori adalah file yang dimiliki oleh Operation System sebuah komputer. File ini berisi semua informasi terkait daftar file yang berada di dalam folder atau direktori.
3. Special File. File spesial adalah nama logik perangkat masukan (input) atau keluaran (output) yang dianggap sebagai file.

J. Cara Manajemen File

Dampak bila tidak ada manajemen file adalah tidak adanya keteraturan pada file yang disimpan. Berikut beberapa cara manajemen file di antaranya,
1. Membangun Sistem “Document Filing” dan Juga Penamaannya
Kalau anggota Anda selalu convert file secara manual, baiknya mulai menejemen file dengan pemberian format nama penyimpanan. Anda harus memastikan mereka tahu di mana menyimpan file yang benar. Sebaiknya pisahkan jenis-jenis surat mulai dari invoice dan file penting lainnya. Pastikan format penyimpanan dokumen ini juga memberikan deskripsi yang cukup supaya tidak perlu membuka satu-satu.

2. Mulai Pikirkan Soal Konversi File Sekaligus
Dengan bertumbuhnya sebuah bisnis, tentu saja Anda akan membutuhkan teknik konversi file yang tepat. Jumlah file yang sangat besar tidak memungkinkan untuk di simpan dalam sebuah lokasi. Anda bisa menggunakan berbagai batch documen conversiona products yang tersedia.

3. Berhenti Menggunakan Converter Gratisan
File converter gratisan biasanya ditujukan untuk kebutuhan personal dan pastinya fiturnya terbatas. Kalau Anda menggunakannya untuk skala besar, tentu saja akan ada banyak masalah yang muncul di antaranya,
a. Security. Ketika menggunakan fitur gratisan, Anda tidak tahu benar proses konversi benar-benar aman atau tidak.
b. Keterbatasan. Tidak semua tool gratis yang tersedia 100% gratis. Beberapa fitur mengharuskan Anda mengeluarkan uang. Atau kalau pun gratis, akan ada watermark di dokumen Anda.
c. Permasalahan setting dan terbatasnya opsi menu

4. Menguasai Windows Explorer
Umumnya perusahaan menggunakan Windows, nah di sini letak permasalahannya. Banyak orang yang kurang menguasai navigasinya.

5. Simpan Data di Lokasi yang Sama
Sisakan satu lokasi penting khusus untuk penyimpanan file. Pengertian manajemen file adalah mengklasifikasikan dan penempatan file dengan benar. Nah, buatlah folder spesifik yang memudahkan Anda untuk menemukan file yang diinginkan. Jangan pernah mencampurnya.

6. Menggunakan Shortcuts
Manfaatkan fitur Shortcuts untuk mengakses folder yang paling sering dikunjungi. Ketimbang harus masuk ke folder dalam folder, ini tentu sangat pusing. Hal ini juga bisa mengurangi risiko duplikasi penyimpanan file.

7. Shared Document
Shared document sejenis Dropbox, Google Drive, One drive dan sejenisnya akan memudahkan siapapun untuk menyimpan dan mengupdate file di mana pun dan kapan pun tanpa harus repot ke kantor.

K. Manfaat Manajemen File

1. Meminimalisir Resiko Kehilangan File. File di dalam komputer bisa saja tidak sengaja terhapus. Dalam banyak kasus, kejadian tidak sengaja menghapus file ini bisa sangat merugikan.
2. Memudahkan Pencarian File. Penyimpanan file dalam sistem operasi komputer bisa dilakukan dengan teratur, baik penamaan file maupun letak file. Hal ini akan memudahkan pencarian seseorang ketika akan menggunakan kembali file tersebut.
3. Mengetahui File yang tak Terpakai. Ada kalanya file yang disimpan sudah tidak diperlukan lagi. Untuk menghemat kapasitas penyimpanan maka kita bisa menghapus file yang tak terpakai dengan mudah. Manajemen file yang baik dan terorganisir akan memberikan banyak manfaat bagi para pengguna komputer. 

Dari berbagai sumber

Download