Pengertian Delegasi, Unsur, Tujuan, Jenis, dan Caranya
 |
| Delegasi |
A. Pengertian Delegasi
Delegasi dalam Kamus Besar bahasa Indonesia (KBBI) adalah,
1. orang yang ditunjuk dan diutus oleh suatu perkumpulan (negara dan sebagainya) dalam suatu perundingan (musyawarah dan sebagainya); perutusan;
2. penyerahan atau pelimpahan wewenang;
3. pelimpahan wewenang.
Secara umum delegasi adalah perwakilan atau utusan dengan proses penunjukan secara langsung maupun secara musyawarah untuk mengutusnya menjadi salah satu perwakilan suatu kelompok atau lembaga. Dalam lingkup organisasi, pendelegasian dapat diberikan kepada bawahan langsung, atau pihak lain yang lebih rendah tingkatannya.
Delegasi juga diartikan sebagai suatu tindakan melimpahkan sebagian wewenang dan tanggung jawab kepada pihak lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu di mana pihak penerima wewenang harus mempertanggungjawabkannya kepada yang melimpahkan wewenang tersebut. Adapun tujuan pelimpahan wewenang dan tanggung jawab kepada orang lain adalah agar proses organisasi dapat berjalan dengan lebih baik.
Delegasi Menurut Para Ahli
1. Charles J. Keating, delegasi adalah suatu pemberian sebagian tanggung jawab dan kewibawaan kepada orang lain.
2. Utje Slamet, delegasi adalah pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu.
3. Rusli Jacob, delegasi adalah pemberian otorisasi atau kekuasaan formal dan tanggung jawab untuk melaksanakan kegiatan tertentu kepada orang lain. Pelimpahan otoritas oleh atasan kepada bawahan diperlukan agar organisasi dapat berfungsi secara efisien karena tidak ada atasan yang dapat mengawasi secara efisien dan pribadi setiap tugas-tugas organisasi.
B. Unsur Delegasi
1. Alokasi Tugas. Dalam hal ini, maksud dari alokasi tugas adalah berbagai pekerjaan dan aktivitas yang dilakukan oleh seorang bawahan yang berdasarkan kemauan atasan. Jadi, seorang atasan harus lebih dulu mengalokasikan tugas dan wewenangnya kepada bawahan sebelum melimpahkannya kepada bawahan.
2. Penugasan Tanggung Jawab. Penugasan tanggung jawab suatu pekerjaan dari atasan kepada bawahan adalah unsur delegasi selanjutnya yang harus diperhatikan. Dalam hal ini, seorang atasan bisa meminta tolong atau memerintahkan bawahannya untuk melakukan tugas dalam jangka waktu tertentu saja.
3. Pelimpahan Wewenang. Unsur delegasi selanjutnya adalah pelimpahan wewenang. Dalam hal ini, atasan akan melimpahkan wewenang pada bawahannya untuk bisa melakukan dan menyelesaikan pekerjaannya. Sehingga, dari hal tersebut akan muncul kewajiban dalam diri bawahan tersebut untuk bisa bekerja dan menyelesaikan tugas yang diberikan atasannya.
4. Penciptaan Akuntabilitas. Seorang atasan atau manajer harus bisa menciptakan akuntabilitas khusus agar proses pendelegasian bisa berjalan dengan baik. Sehingga, unsur penting yang ada dalam delegasi yang mencakup tugas, wewenang dan kewajiban tidak bisa dipisahkan.
C. Tujuan Delegasi
Terdapat beberapa tujuan yang ingin dicapai melalui pendelegasian di antaranya,
1. Agar organisasi dapat berjalan dengan baik, efektif, dan efisien.
2. Memungkinkan atasan dapat memusatkan perhatian kepada hal-hal lain yang lebih prioritas sehingga organisasi berjalan lebih maksimal.
3. Untuk membantu atasan dalam menilai dan mengambil keputusan yang tepat.
4. Agar semua pihak di dalam organisasi dapat berperan secara maksimal sesuai dengan kemampuannya.
5. Mendorong semua pihak di dalam organisasi berorientasi pada target dan kualitas yang ingin dicapai.
6. Memungkinkan bawahan berprestasi untuk bertumbuh dan berkembang dalam karier, serta sebagai bahan informasi untuk belajar dari suatu keberhasilan maupun kesalahan.
D. Jenis Delegasi
Terdapat lima jenis delegasi dalam pelaksanaannya di antaranya,
1. Delegasi Umum
Delegasi umum adalah delegasi yang mana pihak bawahan akan diberikan wewenang untuk melakukan berbagai fungsi manajemen umum, seperti penempatan, pengarahan, perencanaan, pengorganisasian, serta pengawasan. Dalam hal ini, bawahan diberi tanggung jawab atas wewenang yang mereka dapatkan dari atasannya.
Agar apa yang dilakukan oleh pihak bawahan sesuai dengan keinginan perusahaan, maka atasan harus melakukan kontrol dan juga arahan yang dinilai perlu. Contohnya adalah karyawan yang diberi wewenang tertentu untuk membantu manajemen personalia.
2. Delegasi Khusus
Delegasi khusus adalah delegasi yang berhubungan dengan suatu tugas tertentu yang harus dilakukan oleh bawahan. Contohnya adalah seorang penjual yang diberi wewenang untuk bisa mengumpulkan bayaran dari para debiturnya.
3. Delegasi Formal
Arti delegasi formal adalah delegasi yang dilakukan berdasarkan struktur organisasi yang berlaku di dalam perusahaan tersebut. Delegasi ini dinilai efektif karena pihak bawahan tidak mempunyai pilihan lain selain melakukan apa yang sudah diminta oleh atasannya. Contohnya adalah seorang manajer produksi yang memiliki wewenang untuk meningkatkan produksi barang atau jasanya.
4. Delegasi Informal
Arti delegasi informal adalah delegasi yang dilakukan oleh bawahan tanpa adanya wewenang yang diberikan atasan karena dia merasa mampu untuk melakukan pekerjaan tersebut. Contohnya adalah seorang bawahan yang bisa memperbaiki komputer atau laptop perusahaan yang rusak tanpa adanya wewenang dari atasan karena merasa dirinya memang mampu memperbaikinya.
5. Delegasi Lateral
Arti delegasi lateral adalah suatu delegasi yang mana pihak yang menerima wewenang diminta untuk melakukan tugas tertentu dengan bantuan sejumlah orang. Contoh sederhananya adalah seorang manajer umum dari departemen penjualan yang meminta manajer penjualan untuk memberikan kumpulan data tenaga penjualan. Dalam kasus ini, manajer penjualan nantinya akan meminta bantuan dari manajer personalia untuk bisa mendapatkan data yang cukup lengkap.
E. Cara Delegasi
Terdapat beberapa teknik pendelegasian yang dilakukan seseorang di antaranya,
1. Berikan Tugas dan Kepercayaan Secara Penuh
Keputusan mendelegasikan pekerjaan memang keputusan yang berat dan berisiko. Tapi jika tidak mengambil risiko, maka perusahaan tidak akan bisa maju. Untuk itu, seluruh departemen yang ada pada suatu perusahaan harus berkembang secara menyeluruh, salah satu caranya adalah dengan melakukan delegasi.
Dengan cara ini, maka Anda akan memberikan karyawan tersebut suatu rasa untuk memiliki di tempatnya bekerja. Untuk itu, berikanlah kepercayaan kepada karyawan Anda secara menyeluruh. Nantinya, hal tersebut akan memberikan kesempatan pada karyawan untuk lebih kritis, dan mereka akhirnya mampu menciptakan ide yang bagus.
Cobalah untuk mulai mendelegasikan beberapa tugas kecil lalu meningkat ke tugas besar untuk bisa meningkatkan kemampuan karyawan secara bertahap.
2. Pilih Orang yang Tepat
Seperti yang sebelumnya sudah kita bahas bersama bahwa mendelegasikan suatu pekerjaan adalah keputusan yang cukup berisiko. Untuk itu, Anda harus memilih orang yang benar-benar tepat dalam mendelegasikan tugas tertentu.
Lakukanlah pertimbangan secara matang sebelum mendelegasikannya, caranya adalah dengan memantau dan mengamati kelemahan, kekuatan dan kemampuan calon yang akan diberikan delegasi. Dari sana Anda akan mampu menentukan siapa yang mampu Anda berikan delegasi. Pikirkan juga beberapa hal lain sebelum mendelegasikan pekerjaan pada orang tersebut.
3. Sesuai dengan Minat dan Bakat
Hal lainnya yang harus Anda pertimbangkan sebelum mendelegasikan suatu pekerjaan adalah dengan mempertimbangkan minat dan bakat orang tersebut. Nantinya hal ini akan memberikan keuntungan pada perusahaan. Kenapa? Karena hal tersebut akan membuat karyawan menjadi sadar tentang bagaimana cara menerapkan minat dan bakatnya dalam suatu perusahaan.
4. Berikan Instruksi dengan Jelas
Memberikan instruksi yang jelas adalah kunci utama yang harus diperhatikan dalam mendelegasikan suatu wewenang ke karyawan. Hindari membuat karyawan menebak atau mengira-ngira. Sampaikanlah apa saja yang harus mereka lakukan dengan penjelasan yang mampu dimengerti dengan mudah karena hal ini berkaitan dengan kesuksesan perusahaan. Jangan ragu untuk memberikan instruksi secara berulang-ulang kepada karyawan, dan hal ini harus dilakukan tanpa adanya tekanan.
5. Tetapkan Tenggat Waktu dan Evaluasi
Berikanlah tenggat waktu atau batas waktu agar memberikan efek urgensi pada karyawan. Jika tidak melakukan hal ini, maka karyawan Anda akan menganggap tugas yang Anda berikan itu sangat mudah. Sampaikanlah kapan batasan waktu tersebut dari mulai Anda memberikan instruksi. Pastikan juga batasan waktu tersebut cukup realistis, sehingga karyawan mampu memaksimalkan tugasnya dengan sungguh-sungguh. Setelah itu, Anda juga harus melakukan evaluasi agar karyawan Anda bisa tahu apa saja kesalahan yang harus mereka perbaiki dan kelebihan apa saja yang harus mereka pertahankan dalam bekerja.
Dari berbagai sumber
Post a Comment