Pengertian Peralatan Kantor, Tujuan, Manfaat, dan Jenisnya
 |
| Office Equipment |
A. Pengertian Peralatan Kantor (Office Equipment)
Peralatan kantor (Office Equipment) dalam Kamus Besar bahasa Indonesia (KBBI) adalah sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Jadi dapat dikatakan bahwa peralatan kantor merupakan suatu media dalam mencapai suatu tujuan yang diinginkan, secara keseluruhan dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan peralatan kantor adalah suatu sarana dan prasarana yang dapat memperlancar atau mempercepat pelaksanaan pekerjaan kantor.
Dengan kata lain pengertian peralatan kantor (office equipment) adalah alat-alat atau perlengkapan-perlengkapan yang dipakai dalam kantor guna kelancaran perusahaan dalam melakukan/ melaksanakan kegiatan-kegiatan administrasinya. Peralatan Kantor berfungsi untuk memudahkan dan meringankan pekerjaan para karyawan di kantor. Dengan ketersediaan semua alat kantor dalam sebuah ruangan, maka pekerjaan dapat dilakukan secara efektif dan efisien.
Alat kantor terdiri dari alat pengadaan, penyimpanan, pengeluaran, penghapusan dan pemeliharaan semua aset yang dimiliki oleh perusahaan, mulai dari barang bernilai kecil seperti kertas sampai mesin komputer. Alat-alat kantor sendiri terbagi menjadi 2, yakni peralatan kantor dan perlengkapan kantor. Secara sederhana peralatan kantor adalah alat yang berjangka waktu pemakaian lama seperti misalnya mesin fotokopi, printer, komputer dan lain-lain. Sedangkan perlengkapan kantor adalah barang yang digunakan untuk mendukung penggunaan peralatan kantor dan pemakaiannya bersifat jangka pendek atau habis pakai, misalnya kertas, tinta printer, tipe-x, spidol dan lain-lain.
Pengakuan Peralatan Kantor (Office Equipment) menurut Fiskal atau Pajak di antaranya,
1. Apabila masa manfaat Peralatan Kantor (Office Equipment) lebih dari 1 (satu) Tahun, maka pengakuan biaya dibebankan melalui biaya penyusutan setiap tahun selama masa manfaat Peralatan Kantor (Office Equipment) tersebut.
2. Apabila saat pembelian Peralatan Kantor (Office Equipment) terdapat PPN (Pajak Pertambahan Nilai, maka pengakuan PPN dapat dilakukan dengan cara :
a. Melalui pengkreditan sebagai Pajak Masukan di SPT Masa PPN.
b. Melalui kapitalisasi dengan harga beli Peralatan Kantor (Office Equipment) tersebut.
Peralatan Kantor Menurut Para Ahli
1. The Liang Gie, peralatan kantor adalah benda-benda yang dipakai habis dalam pelaksanaan sehari-hari oleh pegawai tata usaha.
2. Sri Endang R, Sri Mulyani dan Suyyeti (2010;43), peralatan kantor adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik.
B. Tujuan Pengadaan Peralatan Kantor
1. Untuk mengoptimalkan usia pakai peralatan.
2. Untuk menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung kelancaran pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal.
3. Untuk menjamin ketersediaan peralatan yang diperlukan melalui pengecekan secara rutin dan teratur.
4. Untuk menjamin keselamatan bagi yang menggunakan alat-alat tersebut.
C. Manfaat Pengadaan Peralatan Kantor
1. Untuk mendukung aktivitas pekerjaan kantor.
2. Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor.
3. Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik dan memuaskan.
D. Jenis Peralatan Kantor
1. Meja dan Kursi Kantor
Meja kantor dan kursi kantor merupakan alat kantor wajib pertama yang pasti dimiliki setiap kantor. Di atas meja kantor umumnya terdapat peralatan komputer, file-file pekerjaan dan peralatan pribadi karyawan yang menunjang pekerjaan. Meja dan kursi kantor biasanya didesain sedemikian rupa dengan ketinggian yang disesuaikan dengan standar tertentu agar para pegawai nyaman dan tidak pegal ketika berlama-lama beraktivitas menggunakannya.
2. Perangkat Komputer
Perangkat komputer terdiri dari mesin CPU, layar komputer beserta perangkat input seperti keyboard, mouse dan juga perangkat output komputer. Perangkat komputer berfungsi untuk membantu pekerjaan-pekerjaan utama kantor seperti pembuatan laporan, input transaksi, pencatatan, penjadwalan, editing video gambar dan sebagainya. Pada umumnya, perangkat komputer kantor zaman sekarang kebanyakan menggunakan LCD tipis sebagai layar output berbeda dengan kantor-kantor zaman dulu yang menggunakan komputer tabung yang memakan space di meja kantor.
3. Printer dan Scanner
Printer digunakan untuk mencetak dokumen dari softcopy atau file menjadi file dalam bentuk hardcopy yang tercetak dalam kertas. Sedangkan, scanner adalah alat yang digunakan untuk mengubah file dalam bentuk hardcopy menjadi softcopy dalam bentuk file di komputer. Pada beberapa jenis printer, Fungsi keduanya digabungkan atau dijual dalam 1 alat (mesin printer & scanner). Namun, umumnya kedua mesin tersebut dijual dalam bentuk terpisah printer.
4. Mesin Fotokopi
Mesin fotocopy digunakan untuk menduplikasi file yang terdapat pada hard copy atau kertas. Pengadaan alat ini penting untuk menunjang kecepatan kerja karyawan, terutama untuk penduplikasian file-file laporan yang biasa diserahkan ke atasan atau bagian lain.
5. Alat Penghancur Kertas (Paper Shredde)
Mesin penghancur kertas atau Paper Shredde adalah alat yang digunakan untuk menghancurkan kertas menjadi potongan-potongan kecil. Tujuannya adalah untuk mengamankan dokumen-dokumen penting perusahaan. Bila kertas tidak dihancurkan dikhawatirkan kertas akan tercecer hingga tersebar pada orang-orang tidak bertanggung jawab dan dimanfaatkan secara negatif. Bila kertas tidak dihancurkan salah-salah informasi perusahaan nanti malah bocor melalui kertas gorengan.
6. Mesin Absensi
Mesin absensi adalah mesin yang digunakan untuk pencatatan kehadiran karyawan dan mengkalkulasikan laporannya secara otomatis. Mesin absensi terdiri dari berbagai jenis mulai dari mesin kertas ceklok, Mesin absensi Artificial Intelligence atau kecerdasan buatan seperti mesin absensi berbasis sidik jari atau fingerprint, face recognition (pengenalan wajah), retina mata, rfid dan sebagainya.
7. Pesawat Telepon dan Mesin Faks
Telepon digunakan untuk melakukan atau menerima panggilan dari klien atau orang-orang yang berkepentingan dengan perusahaan. Meskipun sudah terdapat berbagai macam smartpone, penggunaan telepon pada perusahaan menjadi wajib, terutama untuk menjaga formalitas. Begitu pun halnya dengan mesin faksimile.
8. LCD Proyektor
Lcd proyektor digunakan untuk menampilkan resolusi layar lebih besar dari ukuran layar komputer normal. Alat ini digunakan ketika kita melakukan presentasi dalam rapat perusahaan, baik itu dengan petinggi perusahaan, tim ataupun klien-klien perusahaan.
9. Kalkulator
Semua pekerjaan kantor harus dilakukan secara cepat dan dinamis, salah satunya dalam urusan hitung menghitung. Kalkulator penting untuk Anda yang bekerja di bidang keuangan atau perhitungan yang lain. Dengan kalkulator penghitungan data-data sederhana dapat lebih mudah dilakukan dan hasilnya lebih bisa dipertanggungjawabkan daripada kita menghitung manual menggunakan kertas.
10. Filing Cabinet
Filling cabinet adalah alat kantor yang digunakan untuk melakukan penyimpanan arsip data. Alat ini merupakan lemari dengan laci-laci kotak besar yang tersusun vertikal yang dapat digunakan untuk pengelompokan barang dan dokumen. Filling cabinet umumnya terbuat dari besi dan dapat dikunci sehingga kuat dan tidak mudah lapuk atau terserang rayap yang dapat menghancurkan dokumen.
Dari berbagai sumber
Post a Comment