Pengertian Kantor, Unsur, Ciri, Fungsi, Kegiatan, Jenis, sarana, dan Fasilitasnya
 |
| Kantor |
A. Pengertian Kantor
Kantor dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan dan sebagainya); tempat bekerja. Istilah kantor merupakan serapan dari bahasa Belanda kantoor, yang diturunkan dari bahasa Prancis comptoir adalah sebutan untuk tempat yang digunakan untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara rutin.
Kantor bisa hanya berupa suatu kamar atau ruangan kecil maupun bangunan bertingkat tinggi. Kantor sering dibagi kepada dua jenis; kantor yang terbesar dan terpenting biasanya dijadikan kantor pusat, sedangkan kantor-kantor lainnya dinamakan kantor cabang. Kantor juga bisa artikan sebagai suatu proses penyelenggaraan kegiatan seperti pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan ataupun pendistribusian data.
Dari uraian di atas, pengertian kantor di bagi menjadi dua yaitu pengertian kantor secara dinamis dan pengertian kantor secara statis. Pengertian kantor secara dinamis adalah suatu proses dalam menyediakan suatu kegiatan seperti dalam perkumpulan, pengolahan, pencatatan, distribusi, ataupun penyimpanan data. Arti kantor dalam secara statis adalah suatu tempat yang menyediakan kegiatan-kegiatan administrasi atau berupa tata usaha. Di dalam sebuah kantor memiliki kegiatan yang di lakukan seperti mengelola data dan lain sebagainya.
Kantor Menurut Para Ahli
1. Ulbert Silalahi, kantor adalah tempat penyelenggaraan kegiatan ketatausahaan berlangsung disebut kantor, yakni suatu unit kerja yang terdiri atas ruangan, personil, peralatan dan operasi pengelolaan informasi.
2. Prajudi Atmosudirjo, kantor ialah kelembagaan yang dapat terdiri dari beberapa unsur kantor seperti karyawan, ketatausahaan dan personil yang dibutuhkan untuk memudahkan tugas atau pekerjaan pimpinan.
3. Kallaus dan Kelling, kantor yaitu fungsi di mana sistem teknologi, prosedur, dan orang saling bergantung dalam bekerja untuk mengelola salah satu sumber daya perusahaan yang paling penting yaitu informasi.
4. Moekijat, kantor merupakan salah satu tempat yang digunakan untuk melakukan pekerjaan tata usaha.
B. Unsur Kantor
1. Gedung, ialah salah satu unsur ini terdiri dari bangunan, ruangan-ruangan dan juga perlengkapan lainnya.
2. Personil, yaitu suatu unsur ini terdiri dari seluruh orang yang memiliki hubungan dengan organisasi yang terdapat di kantor, seperti: pimpinan, karyawan dan lain sebagainya.
3. Peralatan, yakni sebuah unsur ini terdiri dari alat atau mesin-mesin yang ada di kantor.
C. Ciri Kantor
1. Sebagai alat yang dapat menyambungkan pikiran pimpinan kepada para anggotanya.
2. Membantu pemimpin dalam merumuskan suatu pekerjaan dan kemampuan kerja yang dapat menyederhanakan suatu sistem manajemen.
3. Dapat membantu administrasi atau tata usaha untuk dapat mencapai target yang di inginkan.
D. Fungsi Kantor
Kantor memiliki beberapa macam fungsi di antaranya,
1. Menerima Informasi. Kantor berfungsi menerima berbagai informasi yang diterima, antara lain seperti surat, panggilan telepon, pesanan, komplain, faktur, serta berbagai laporan mengenai kegiatan bisnis. Selain menerima informasi yang masuk kantor bisa mendapatkan informasi lebih lanjut yang diminta oleh pimpinan.
2. Merekam Informasi. Hal ini berfungsi agar seluruh informasi yang didapat dapat segera disiapkan apabila seseorang memerlukannya. Rekaman (record) informasi disimpan untuk kepentingan hukum atau sebagai alat bukti, akan tetapi rekaman juga digunakan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan.
3. Mengatur Informasi. Dengan adanya kantor semua informasi yang tersimpan dapat teratur secara sistematis, hal ini bertujuan agar informasi dapat dimanfaatkan oleh pihak yang membutuhkan dengan maksimal. Contohnya, laporan dari suatu kegiatan bisnis perusahaan menyediakan informasi secara jelas dan dapat terbaca dengan baik. Laporan tersebut tentunya dibuat oleh pihak yang memanfaatkan informasi atau data tersebut yang telah diatur dengan sistematis di kantor.
4. Memberi Informasi. Fungsi dari suatu kantor memberikan suatu informasi kepada pihak yang memerlukan. Apabila pihak manajemen meminta sebuah informasi, kantor memberikan informasi yang dibutuhkan yang berdasarkan data yang telah diterima, dihimpun, diatur, dan disimpan. Sebagai informasi yang akan disajikan dapat bersifat rutin dan sebagiannya yang lain dapat bersifat khusus atau insidental. Informasi juga dapat diberikan secara lisan atau tertulis.
5. Melindungi Aset atau Harta. Kantor dapat berfungsi melindungi aset atau harta yang dimiliki oleh kantor tersebut. Segala bentuk informasi atau data yang dimiliki oleh kantor merupakan aset atau harta yang sangat berharga. Kantor tidak akan berfungsi sepenuhnya apabila hanya dibatasi pada penerima, merekam, mengatur, dan memberi informasi saja. Kantor juga harus dapat melindungi aset atau harta yaitu, informasi dan data, baik tempat penyimpanannya, isi dari informasi atau data tersebut sehingga benar-benar digunakan untuk kepentingan suatu perusahaan dan informasi tidak jauh kepada pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.
E. Kegiatan Kantor
1. Mengumpulkan atau Menghitung Keterangan. Kegiatan mengumpulkan atau menghitung keterangan adalah kegiatan untuk mencari dan mengusahakan tersedianya seluruh keterangan yang belum ada atau berserakan di mana-mana menjadi keterangan yang siap dipergunakan bila diperlukan.
2. Mencatat Keterangan. Mencatat keterangan adalah kegiatan membubuhkan keterangan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan, keterangan yang diperlukan sehingga wujud keterangan dapat langsung siap pakai.
3. Mengolah Keterangan. Mengolah keterangan adalah bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan Keterangan. Menggandakan keterangan adalah kegiatan memperbanyak keterangan dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim Keterangan. Mengirim keterangan adalah kegiatan menyampaikan keterangan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.
6. Menyimpan Keterangan. Menyimpan keterangan adalah kegiatan untuk menaruh atau meletakkan keterangan dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu sehingga lebih teratur, sistematis, dan aman.
F. Jenis Kantor
1. Virtual Office
Sesuai dengan namanya, sebuah virtual office tidak benar-benar ada secara fisik. Yang ditawarkan adalah alamat surat dan poin kontak yang bisa dihubungi. Misalnya, sebuah startup menjalankan bisnisnya dari rumah, tetapi menyewa virtual office di gedung perkantoran. Maka, startup tersebut seakan beralamat di gedung perkantoran di mana virtual office berada. Jadi, walaupun startup dijalankan di rumah, bisnis tersebut akan tetap mendapatkan kredibilitas di antara pengguna potensialnya.
Selain itu, dengan mengalamatkan urusan bisnis kepada virtual office, pengusaha yang bekerja dari rumah akan terjaga privasinya karena urusan bisnis tidak dialamatkan ke rumah pribadi. Beberapa keuntungan komunikasi yang ditawarkan virtual office adalah resepsionis, asisten, call center, dan lainnya. Selain itu, ada juga space service, yang melibatkan alamat prestisius yang biasa ditawarkan sebuah virtual office. Servis ini memberikan alamat profesional, alamat surat, tempat meeting, dan kesempatan menyewa tempat untuk sementara waktu.
2. Serviced Office
Tempat kerja yang satu ini bukan hanya menyediakan tempat tetapi juga segala pengurusnya. Sebuah manajemen fasilitas yang menjadi pengurusnya akan menyewakan ruangan kerja atau lantai kerja untuk beberapa perusahaan berbeda. Biasanya serviced office juga terletak di pusat bisnis di kota-kota besar. Tujuan dibentuknya ruang kantor serviced office adalah untuk memberikan fleksibilitas bagi pengusaha yang menggunakannya karenanya biasanya dapat disewa dengan mudah.
G. Sarana dan Fasilitas Kerja Kantor
Uraian di atas telah menjelaskan bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam satu bangunan, yang mana di dalamnya dilaksanakan kegiatan tata usaha atau kegiatan-kegiatan manajemen maupun aktivitas dinas lainnya. Apabila pengertian ini dikembangkan akan menjadi “perkantoran” yang mengandung arti “Kantor beserta semua sarana yang saling berhubungan di dalamnya.”, misalnya lokasi kantor, gedung, peralatan, interior, dan mesin-mesin kantor.
1. Lokasi Kantor. Terdapat beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam pemilihan lokasi kantor
a. Faktor keamanan
b. Faktor lingkungan
c. Faktor harga
2. Gedung. Faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih gedung
a. Gedung yang menjamin keamanan dan kesehatan karyawan.
b. Gedung yang memiliki fasilitas yang memadai
c. Harga gedung yang kompetitif
3. Peralatan. Terdapat dua macam peralatan kantor, antara lain
a. Perabot kantor (Office furniture), kursi, meja, almari, rak, laci-laci dan sebagainya. Perabotan adalah peralatan yang terbuat dari bahan kayu , besi atau bahan kuat lainnya.
b. Perbekalan kantor (Office supplies), seperti kertas, pena, tinta printer, peralatan, dan habis pakai lainnya.
4. Interior. Interior merupakan tatanan perabot atau perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja ruang kantor, contohnya penerangan, ventilasi, hiasan kantor dan plafon.
5. Mesin-mesin Kantor. Dalam merencanakan kegiatan, suatu kantor harus memikirkan perencanaan mesin-mesin kantor yang akan digunakan. Hal tersebut disesuaikan dengan prosedur kerja, metode dan kebutuhan suatu kantor.
Dari berbagai sumber
Post a Comment