Pengertian Administrasi, Unsur, Tujuan, Ciri, Fungsi, Cara Kerja, dan Contohnya
 |
| Administrasi |
A. Pengertian Administrasi
Administrasi dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) memiliki beberapa arti di antaranya,
1. usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi;
2. usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan;
3. kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan;
4. kegiatan kantor dan tata usaha.
Pengertian administrasi secara umum merupakan aktivitas atau bentuk usaha yang memiliki kaitan erat dengan berbagai pengaturan kebijakan dengan tujuan agar mencapai target organisasi. Pengertian administrasi dapat secara luas maupun sempit. Administrasi secara luas adalah semua proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang bertujuan untuk mencapai target dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna. Administrasi secara sempit adalah bentuk aktivitas yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan sederhana, ketik-mengetik, dan kegiatan lain yang sifatnya teknis ketatausahaan.
Administrasi Menurut Para Ahli
1. William Leffingwell dan Edwin Robinson, administrasi merupakan cabang ilmu manajemen yang berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan perkantoran secara efisien, kapan, dan di mana pekerjaan tersebut harus dilaksanakan.
2. Sondang P. Siagian, administrasi yaitu keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang berdasar atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
3. George R. Terry, administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.
4. Arthur Grager, administrasi yaitu penyelenggaraan terhadap pelayanan dan komunikasi dalam bentuk surat atau warkat dalam suatu organisasi.
B. Unsur Administrasi
Menurut The Liang Gie terdapat 8 unsur administrasi di antaranya,
1. Organisasi, organisasi merupakan tempat di mana kegiatan administrasi dilakukan. Dalam bisnis, orang-orang yang bekerja di dalamnya akan dihimpun menjadi sebuah wadah.
2. Manajemen, manajemen merupakan alat utama dalam pelaksanaan administrasi. Ada pengatur, penggerak, manajer dan tenaga operasional. Dalam manajemen ini masih dibagi menjadi tiga kelompok; top management, middle management dan lower management (mandor).
3. Komunikasi, administrasi juga mengatur pola komunikasi antar departemen yang ada di dalam suatu organisasi. Misalnya melalui surat, atau warta. Sangat penting untuk mengetahui dan memperjelas informasi yang beredar sehingga terjalin komunikasi yang baik antara pihak manajemen, klien, dan administrator itu sendiri.
4. Kepegawaian, berkaitan dengan penggunaan tenaga kerja. Dalam administrasi ada proses yang saling berhubungan, yaitu; penerimaan, penempatan, pendayagunaan dan pemberhentian kerja.
5. Keuangan, berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerja sama mulai dari cara memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya. Misalnya; administrasi penjualan, pembelian, kontrak atau sewa, serta sumber dana.
6. Perbekalan, berhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan dan penyingkiran. Pihak administrasi akan menyisir mana barang yang dibutuhkan untuk kegiatan kerja dan mana yang tidak.
7. Tata usaha, kegiatan tata usaha meliputi aktivitas pencatatan, penyimpanan dan pengiriman dokumen/ data. Unsur tata usaha sangat penting dalam administrasi karena dapat menjadi sumber informasi bagi organisasi dalam mengambil keputusan.
8. Hubungan Masyarakat (Public Relation), merupakan suatu usaha dalam menjalin hubungan baik dengan konsumen atau klien. Administrasi akan menciptakan peraturan bagaimana berhubungan dengan masyarakat terutama konsumen.
C. Tujuan Administrasi
1. Menyusun Program Usaha
Setiap perusahaan atau organisasi pasti memerlukan informasi maupun data yang digunakan sebagai acuan untuk menyusun program kerja unggulan. Biasanya informasi maupun data tersebut bisa diperoleh melalui kegiatan administrasi. Hal inilah yang menjadi alasan kenapa proses administrasi harus dilaksanakan secara sistematis. Sebab dengan begitu baik informasi maupun data yang dibutuhkan bisa ditemukan secara lebih mudah.
2. Evaluasi Kegiatan Organisasi
Dengan adanya sistem administrasi yang baik maka dapat membantu sebuah organisasi atau perusahaan untuk melihat beragam informasi dan data. Nantinya dari informasi dan data tersebut, organisasi atau perusahaan bisa melakukan evaluasi terhadap semua kegiatan organisasi yang telah dilakukan selama ini.
3. Memantau Kegiatan Administrasi
Administrasi adalah kegiatan yang meliputi banyak hal sehingga dalam pelaksanaannya harus dikerjakan secara sistematis dan teratur. Dengan penerapan administrasi yang baik, menjadikan sebuah perusahaan atau organisasi bisa memantau apa, bagaimana, di mana, kapan dan mengapa suatu kegiatan dilakukan.
4. Memastikan Keamanan Bagi Kegiatan Usaha
Masing-masing perusahaan atau organisasi pasti membutuhkan kepastian keamanan saat melakukan aktivitas usahanya. Dengan demikian setiap perusahaan atau organisasi tersebut akan membutuhkan administrasi yang bagus guna memantau segala aktivitas baik dari dalam ataupun dari luar. Selain itu, adanya proses administrasi tersebut membuat setiap aktivitas maupun transaksi dapat tercatat secara terperinci dan jelas.
D. Ciri Administrasi
1. Administrasi memiliki tujuan yang jelas
2. Di dalam Administrasi terdapat kelompok manusia yang terdiri dari dua orang atau lebih
3. Administrasi selalu berhubungan dengan kegiatan kerja sama
4. Di dalam Administrasi terdapat usaha atau proses kerja
5. Kegiatan di dalam Administrasi selalu terdapat kepemimpinan, bimbingan, dan pengawasan
E. Fungsi Administrasi
Administrasi memiliki beberapa fungsi penting bagi sebuah perusahaan di antaranya,
1. Perencanaan (Planning), merupakan kegiatan perencana yang memerlukan sebuah aktivitas administrasi mulai dari mengumpulkan data, mengolah data hingga menyusun perencanaan.
2. Penyusunan (Organizing), administrasi berfungsi sebagai penyusun dalam upaya membangun setiap komunikasi serta hubungan antar anggota atau karyawan secara mudah dipahami untuk mencapai tujuan sebuah organisasi atau perusahaan.
3. Mengordinasi (Coordinating), seperti yang diatur oleh organisasi atau perusahaan, maka coordinating dilakukan supaya kegiatan perusahaan dapat berjalan lancar dan baik sehingga dapat menghindari adanya bentrok, kekosongan aktivitas dan kekacauan. Hal ini bisa berdampak secara positif untuk kelangsungan sebuah perusahaan ke depannya.
4. Laporan (Reporting), merupakan aktivitas menyampaikan perkembangan, pergerakan serta hasil kegiatan atau program yang dilaksanakan oleh karyawan maupun anggota kepada atasan secara tertulis. Di mana laporan tersebut nantinya akan menunjukkan hasil kinerja karyawan sesuai dengan posisi dan tugasnya.
5. Pembuatan Anggaran (Budgeting), merupakan hal yang penting dan harus ada dalam sebuah perusahaan maupun organisasi untuk meningkatkan kinerja. Selain itu, anggaran juga digunakan oleh perusahaan untuk mewujudkan tujuan perusahaan di masa pengembangan yang meliputi kerja sama, iklan dan sebagainya.
6. Penempatan Posisi (Staffing), berkaitan dengan sumber daya manusia di sebuah perusahaan yang meliputi perekrutan tenaga ahli, pengembangan dan kebutuhan perlengkapan.
7. Bimbingan (Directing), merupakan aktivitas interaksi dengan anggota organisasi atau perusahaan yang berbentuk bimbingan, perintah-perintah atau saran supaya tugas dapat dijalankan dengan baik dan mampu mencapai tujuan yang ditentukan.
F. Cara Kerja Administrasi
Kegiatan administrasi dikerjakan oleh administrator atau staf administrasi. Staf administrasi adalah salah satu unit yang memberikan dukungan bagi kegiatan operasional sebuah perusahaan. Adapun tugas utama staf administrasi yaitu berkaitan dengan korespondensi, penyimpanan serta penataan dokumen, data entry dan membantu unit-unit yang membutuhkan data sebagai laporan kepada pihak manajemen. Cara kerja administrasi berkaitan erat dengan tugas-tugas staf administrasi dalam sebuah perusahaan. Secara umum cara kerja administrasi di antaranya,
1. Melakukan koordinasi dengan sekretaris atau staf administrasi dari divisi lain saat ada meeting gabungan maupun kegiatan lainnya.
2. Mengumpulkan serta menyusun dokumen.
3. Mempersiapkan akomodasi dan tiket untuk kegiatan kunjungan kerja luar kantor.
4. Memastikan persediaan ala-alat tulis kantor.
5. Membuat dan mempersiapkan agenda pengaturan untuk rapat atau acara kantor lainnya.
6. Mengatur, membuka serta mendistribusi korespondensi yang masuk ke perusahaan baik dalam bentuk surat atau email.
7. Mempersiapkan tagihan, catatan, laporan, surat dan dokumen lainnya memakai aplikasi pengolah data, data base, lembar kerja atau presentasi.
G. Contoh Kegiatan Administrasi
1. Contoh administrasi kependudukan, misalnya pembuatan Kartu Keluarga, KTP, Akta lahir, Surat Kematian, dan lain-lain.
2. Contoh administrasi pendidikan, misalnya membuat jadwal pelajaran, mengurus surat-menyurat, dan mengatur aktivitas sekolah.
3. Contoh administrasi perkantoran, misalnya mengurus absensi pegawai, membuat surat masuk dan keluar barang, pencatatan stok barang, dan lain-lain.
4. Contoh administrasi keuangan, misalnya membuat catatan pembukuan keuangan, membuat faktur, membuat laporan keuangan, dan lain-lain.
5. Contoh administrasi negara, misalnya aturan tata cara pembentukan badan dan komisi di pemerintahan, aturan dan tata cara pelayanan publik, presiden mengatur tentang reshuffle kabinet.
Dari berbagai sumber
Post a Comment