Pengertian Notulen, Fungsi, Tujuan, Susunan, dan Cara Membuat Notulen

Table of Contents

Notulen

A. Pengertian Notulen

Notula dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Sementara orang yang melakukan pekerjaan sebagai pencatat disebut notulis dan bila sudah disahkan dalam sebuah laporan disebut notulen.

Notulen juga dapat diartikan sebagai suatu isi ringkas dari hasil rapat yang diadakan. Notulen biasanya ditulis oleh seorang Notulis yang bisa dijabat oleh sekretaris. Saat rapat berlangsung seorang Notulis harus menyimak dengan pasti alur rapat yang sedang berjalan.

Notulen adalah dokumen resmi yang mendokumentasikan peristiwa (kegiatan) yang dihasilkan dari pembukaan, pengambilan keputusan, diskusi topik, dan penutupan. Dengannya dalam notulen setidaknya terdapat beberapa hal di antaranya,
1. Tujuan dalam kegiatan
2. Pikiran yang akan dibahas terhadap suatu kegiatan
3. Saran dan keputusan tentang kegiatan
4. Memiliki suatu waktu eksekusi
5. Adanya suatu pihak di acara tersebut

B. Fungѕі Notulen

1. Sеbаgаі buktі telah dі аdаkаn rараt
2. Sеbаgаі mаnоmеtеr atau ukurаn kеѕukѕеѕаn rараt
3. Aраkаh ѕеmuа tujuаn rараt yang tertuang dаlаm nоtulа telah bеrhаѕіl dilaksanakan аtаu tіdаk

C. Tujuan Notulen

1. Menjadikan Bukti Terselenggaranya Rapat, saat rapat berlangsung notulis mencatat semua hal-hal penting, notulen inilah yang nantinya akan menjadi bukti apabila nanti diperlukan bukti-bukti terselenggaranya rapat.
2. Sumber Informasi Apabila Akan Diadakannya Pembahasan Ulang, tidak heran apabila pada suatu rapat belum menghasilkan keputusan yang tetap dalam membahas masalah, maka perlu diadakannya pembahasan lebih lanjut untuk mendapatkan keputusan. Dan notulen dari rapat sebelumnya menjadi acuan atau tolak ukur untuk mendapatkan keputusan.
3. Memberikan Informasi Mengenai Rapat Kepada Peserta yang Tidak Hadir, pada saat akan menyelenggarakan rapat tentu ada peserta yang akan diundang dirapat tersebut Tidak jarang juga pada saat rapat diselenggarakan ada peserta yang tidak dapat hadir karena ada suatu hal yang mendadak atau lebih penting, padahal peserta tersebut perlu mengetahui hasil rapat tersebut. Maka dari itu dengan adanya notulen peserta yang tidak dapat hadir bisa membaca notulen tersebut dan mengetahui hasil rapatnya.
4. Alat Pencapai Tujuan Tertentu, dalam suatu perusahaan terkadang menetapkan anggaran uang untuk diadakannya rapat rutin setiap bulan, dan suatu ketika perusahaan tersebut tidak melaksanakan rapat rutin karena suatu hal. Padahal setiap bulan harus ada bukti pengeluaran untuk keperluan rapat. Maka kita bisa membuat notulen baru yang berdasarkan notulen lama.

D. Susunan Notulen

1. Kepala Notulen, dalam kepala notulen adalah bagian pertama yang harus Anda amati secara tertulis tanpa meninggalkan. Catatan yang diambil meliputi di antaranya,
a. Nama atau topik yang akan dibahas
b. Hari dan tanggal acara ini berlangsung
c. Waktu (jam) acara
d. Tempatnya
e. Peristiwa seperti akan berlangsung

Adapun yang berpartisipasi dalam pertemuan di antaranya,
a. Ketua dan Wakil Ketua
b. Sekretaris
c. Notulis
d. Hadirin atau adanya suatu peserta

2. Isi Notulen, konten menit adalah adanya suatu bagian dari komposisi menit, konten yang dianggap penting untuk aktivitas dengan sedikit atau tanpa usaha. Tujuan dari menit adalah untuk membedakan mereka dari struktur matematika dalam hitungan menit. Penyesuaian yang dengan cara sistematis selama penulisan di antaranya,
a. Pengantar kata
b. Diskusi atau pembahasan
c. Membaca dalam suatu hasil dari keputusan
d. Waktu penutupan (jam)

3. Bagian Akhir Notulen, bagian terakhir dari satu menit adalah menulis atau menjelaskan hal-hal menit terakhir. Meskipun dalam adanya suatu posisi terakhir, pemahaman dan posisi dalam beberapa menit penulisan sangat penting. Adanya suatu penyesuaian sistematis dari menit terakhir di antaranya,
a. Nama jabatan
b. Tanda tangan
c. Pangkat, nama pejabat, dan NIP

4. Penandatanganan, protokol adalah adanya suatu kumpulan tanda tangan dari orang-orang yang dianggap bertanggung jawab atas peristiwa yang telah terjadi. Berikut ialah beberapa penjelasan dari tandatangan di antaranya,
a. Notulen yang ditandatangani oleh pejabat Sekretariat Daerah dibuat di atas kertas dalam ukuran folio menggunakan Sekretaris.
b. Notulen ditandatangani dengan Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris dan Notula.
c. Notulen yang ditandatangani dengan pejabat unit organisasi disusun pada lembar ukuran folio menggunakan judul resmi unit organisasi.

E. Cara Membuat Notulen Rapat

1. Kita Harus Cermat dalam Mengamati Alur Rapat yang Sedang Berlangsung, apabila tidak memungkinkan untuk mencatat secara langsung kita bisa menggunakan alat perekam untuk memudahkan kita dalam mencatat, akan tetapi biasanya seorang notulis dalam menulis notulen menggunakan tulisan steno untuk mempercepat dalam menulis.
2. Buat Format Notulen yang Benar, Supaya notulen dapat menjadi sumber informasi yang mudah dipahami dan rapi. Buat paragraf notulen yang rapi dengan rata kiri dan kanan. Gunakan format huruf yang jelas supaya mudah dibaca, atur jarak baris, bedakan mana KOP Perusahaan dan Judul Notulen.
3. Buat Daftar Hadir Peserta Rapat, daftar hadir adalah catatan yang memuat kehadiran seseorang dalam suatu acara. Dengan adanya daftar hadir kita bisa mengetahui siapa yang tidak hadir dan siapa yang hadir dalam rapat tersebut. Lampirkan daftar hadir di belakang notulen. Buatlah daftar hadir dengan menggunakan tabel supaya mudah dipahami oleh orang lain.
4. Jangan lupakan pengasahan dari pimpinan rapat, supaya notulen tersebut data diakui kebenarannya. 

Dari berbagai sumber

Download