Pengertian Dokumentasi, Fungsi, Peran, Tugas, dan Jenisnya

Table of Contents

Dokumentasi

A. Pengertian Dokumentasi

Dokumentasi dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan; pemberian atau pengumpulan bukti dan keterangan (seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lain). Dalam artian umum dokumentasi merupakan sebuah pencarian, penyelidikan, pengumpulan, pengawetan, penguasaan, pemakaian dan penyediaan dokumen. Dokumentasi ini digunakan untuk mendapatkan keterangan dan penerangan pengetahuan dan bukti.

Selain itu, dokumentasi merupakan suatu aktivitas atau proses penyediaan dokumen-dokumen dengan menggunakan bukti yang akurat berdasarkan pencatatan berbagai sumber informasi. Untuk lebih jelasnya berikut beberapa pengertian dokumentasi dari beberapa referensi di antaranya,
1. Encyclopedia Britanica, dokumentasi adalah sebuah pengawasan dan penyusunan bibliografi dengan menggunakan alat seperti indeks, inti karangan dan isi dari bibliografi tersebut, di samping Anda bisa menggunakan cara tradisional dalam membuat informasi itu dapat dicapai.
2. Paul Olet, dokumentasi merupakan kegiatan khusus yang terdiri dari pengumpulan, pengolahan, penyimpanan hingga penemuan lagi sampai penyebaran dokumen tersebut.
3. Nurdadi Magetsari, dokumentasi merupakan bahan yang bentuk, jenis, dan sifatnya berbentuk seperti apapun ditempat informasi tersebut direkam atau disimpan. Selain direkam, informasi ini bisa juga ditulis atau dipahat, guna menyampaikan berupa informasi berupa fakta dari kejadian tersebut.
4. Tung Palan, dokumentasi adalah sebuah catatan yang sangat otentik, yang dapat dibuktikan dan dijadikan bukti secara hukum, mengapa informasi ini bisa dijadikan sebagai bukti secara hukum. Karena dokumentasi ini berisi mengenai data yang lengkap dan nyata.
5. Federatioon Internationale de Decomentation (FID), dokumentasi adalah aktivitas mengumpulkan dan menyebarkan berbagai jenis dokumen tentang semua lapangan pekerjaan manusia.

B. Fungsi Dokumentasi

1. Menyediakan informasi tentang isi dokumen bagi pengguna
2. Memberikan alat bukti dan data akurat mengenai keterangan dokumen
3. Melindungi dan menyimpan fisik serta isi dokumen
4. Menghindari kerusakan terhadap dokumen
5. Mempersiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan
6. Mengembangkan koleksi dokumen bagi bangsa dan negara
7. Memberikan jaminan keutuhan dan keotentikan informasi dan data yang ada dalam dokumen

C. Peran Dokumentasi

1. Membantu pelayanan di bidang dokumentasi.
2. Menerbitkan jurnal publikasi dokumentasi.
3. Mengadakan konferensi seminar ilmiah.
4. Membantu perkembangan ilmu pengetahuan.
5. Membuat dan mengembangkan metode pengolahan dokumen.
6. Membuat dan mengembangkan katalog.

D. Tugas Dokumentasi

1. Mencari dan mengumpulkan bahan.
2. Mencatat dokumen dan mengolahnya.
3. Mempublikasikan dan mendistribusikan dokumen (yang diperlukan).
4. Melakukan filing atau pengarsipan.

E. Jenis Dokumentasi

1. Berdasarkan Kegiatan
a. Dokumen Pribadi, dokumen berhubungan dengan kepentingan individu. Misalnya SIM, Akta Lahir, KTP, Ijazah.
b. Dokumen Niaga, dokumen yang berhubungan dengan perniagaan atau transaksi jual beli. Misalnya cek, nota, kuitansi.
c. Dokumen Pemerintah, dokumen terkait informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. misalnya Undang-Undang, Peraturan Pemerintah.

2. Berdasarkan Bentuk Fisik
a. Dokumen Literer, dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam. Umumnya dokumen ini ada di perpustakaan). Misalnya buku, majalah, film.
b. Dokumen Korporil, dokumen berupa benda bersejarah. Umumnya dokumen ini ada di museum. Misalnya patung, fosil, dan lain-lain.
c. Dokumen Private, dokumen berupa surat/ arsip yang biasanya disimpan dengan sistem kearsipan. Misalnya surat niaga, surat dinas, laporan.

3. Berdasarkan Fungsinya
a. Dokumentasi dinamis, yaitu dokumen yang bisa digunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dinamis aktif, dinamis semi aktif, dan dinamis in aktif).
b. Dokumentasi statis, yaitu dokumen yang tidak bisa digunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dokumen koprol, dokumen literal, dokumen private).

4. Berdasarkan Sifatnya
a. Dokumen tekstual, dokumen yang berisi informasi dalam bentuk tertulis. Misalnya majalah, buku, catalog, surat kabar dan lain-lain.
b. Dokumen nontekstual, dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk teks dan gambar. Misalnya peta, grafik, gambar, rekaman, dan lain-lain.

5. Berdasarkan Jenisnya
a. Dokumen fisik, dokumen yang berhubungan dengan materi, ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana, dan lain-lain.
b. Dokumen intelektual, dokumen yang dibuat berdasarkan tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dan lain-lain.

6. Berdasarkan Dokumentasi
a. Dokumen Primer, dokumen yang menyajikan informasi tentang hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Misalnya paten penelitian, laporan, disertasi.
b. Dokumen Sekunder, dokumen yang menyajikan informasi mengenai literatur primer. Biasanya disebut juga dengan dokumen bibliografi.
c. Dokumen Tersier, dokumen yang menyajikan informasi mengenai literatur sekunder. Misalnya buku, teks panduan literatur.

Dari berbagai sumber

Download