Pengertian Arsip, Karakteristik, Fungsi, dan Jenisnya
 |
| Arsip |
A. Pengertian Arsip
Arsip dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.
Kata "arsip" merupakan kata serapan dari bahasa Belanda archief yang pada gilirannya diserap dari bahasa Prancis archives. Pengucapan dan cara penulisan dalam bahasa Indonesia ini tampaknya berasal dari pelafalan bahasa Prancis ini. Pada awalnya kata ini berasal dari bahasa Yunani arkheia, bentuk jamak dari arkheion, "balai kota".
Arsip sangat berbeda dengan bahan pustaka yang terdapat dalam perpustakaan. Arsip mempunyai ciri khusus yang berbeda dengan bahan pustaka di antaranya adalah arsip harus autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, informasinya utuh, dan berdasarkan asas asal usul (principle of provenance) dan aturan asli (principle oforiginal order).
Jadi, secara umum pengertian dari arsip adalah sebuah catatan atau rekaman yang diketik, dicetak, atau ditulis dalam wujud angka, gambar, dan huruf yang memiliki arti serta tujuan tertentu untuk dijadikan sebagai suatu bahan informasi dan juga komunikasi yang direkam dalam berbagai media, seperti media komputer, kertas, atau kertas film.
Pengertian Arsip Menurut Para Ahli
1. Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip atau kintaka adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2. Ensiklopedi Administrasi, arsip adalah kumpulan warkat dari suatu organisasi kenegaraan ataupun badan swasta yang diadakan dalam suatu penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut akan dinilai berharga untuk disimpan secara permanen untuk suatu keperluan tertentu. Pengertian dari arsip juga dijelaskan sebagai suatu tempat di mana seluruh warkat organisasi disimpan secara tertib. Pengertian ini lebih tepat dinyatakan sebagai istilah archival institution atau kantor arsip.
3. Lembaga Administrasi Negara (LAN), arsip adalah seluruh berkas, kertas, foto, naskah, micro film, film, gambar, rekaman suara, peta, bagan, atau dokumen lainnya dalam berbagai bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penyusunannya, dan yang dibuat atau diterima langsung oleh suatu badan, sebagai bahan bukti dari tujuan organisasi, serta berbagai fungsi kebijakannya.
4. The Liang Gie, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
5. Sularso Mulyono, arsip adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
6. Agus Sugiarto, arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
7. I.G. Wursanto, arsip adalah suatu kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
8. Yohannes Suraja, arsip adalah naskah atau catatan yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan perorangan mengenai suatu peristiwa atau hak dalam kehidupannya, dan dalam corak apapun, baik tunggal maupun berkelompok, yang memiliki fungsi tertentu, dan disimpan secara sistematis sehingga jika diperlukan dapat disediakan dengan mudah dan cepat.
B. Karakteristik Arsip
1. Autentik, arsip memiliki informasi fakta yang aktual dan faktual yang meliputi informasi waktu dan tempat arsip tersebut dibuat atau diterima, tujuan aktivitas, serta bukti kebijakan dan organisasi yang menyusun arsip.
2. Legal, arsip adalah suatu upaya dokumentasi yang mampu mendukung tugas dan juga kegiatan serta berfungsi sebagai bukti resmi atas pengambilan kebijakan dan pelaksanaan kegiatan.
3. Unik, setiap arsip mempunyai kronologi dan tidak disusun secara serentak. Saat arsip diduplikasi, maka arsip tersebut sudah memiliki arti yang berbeda dalam hal pelaksanaan kegiatannya.
4. Terpercaya, suatu arsip bisa digunakan dan dipercaya sebagai bukti yang faktual dan sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.
C. Fungsi Arsip
Pada dasarnya arsip berfungsi sebagai informasi dan alat bukti yang dapat digunakan di masa depan.
1. Fungsi Primer Arsip, fungsi arsip berdasarkan pada kepentingan dibuatnya arsip tersebut sebagai pendukung pelaksanaan maupun setelah kegiatan selesai. Ini mencakup nilai guna administrasi, nilai guna keuangan, nilai guna hukum, dan nilai guna ilmiah dan teknologi.
2. Fungsi Sekunder Arsip, fungsi arsip berdasarkan pada kepentingan suatu lembaga/ instansi, perorangan, sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban. Hal ini termasuk nilai guna pembuktian dan nilai guna informational.
Sedangkan untuk fungsi pengarsipan sendiri sudah tertuang pada Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 pasal 2.
1. Fungsi Dinamis, suatu arsip dibutuhkan secara langsung dalam proses perencanaan atau pelaksanaan. Dengan kata lain, arsip masih dapat dimanfaatkan secara langsung untuk kegiatan perusahaan sehari-hari. Dalam hal ini arsip memiliki sifat yang sering kali dapat berubah nilai dan juga artinya. Dilihat dari fungsi dinamis ini, arsip fungsi arsip dibedakan lagi menjadi tiga yaitu arsip aktif, arsip semi aktif dan arsip in-aktif. Masing-masing dibedakan menurut kebutuhan arsip tersebut.
2. Fungsi Statis, yaitu merupakan arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam proses perencanaan maupun penyelenggaraan. Sederhananya, arsip statis sudah tidak digunakan lagi dalam kegiatan atau aktivitas sehari-hari. Sehingga arsip statis ini adalah kelompok arsip yang telah mencapai taraf nilai abadi secara khusus sebagai pertanggungjawaban.
D. Jenis Arsip
Arsip memiliki bermacam-macam jenis berdasarkan kriterianya.
1. Arsip Dinamis, adalah bentuk arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan suatu pelaksanaan dan penyelenggaraan.
2. Arsip Aktif, adalah jenis arsip yang bisa digunakan dan dibutuhkan secara terus menerus dalam suatu penyelenggaraan suatu administrasi.
3. Arsip Inaktif, adalah jenis arsip dinamis yang fungsinya digunakan untuk kegiatan penyelenggaraan administrasi yang sudah mulai menurun.
4. Arsip Statis, adalah jenis arsip yang tidak bisa digunakan untuk proses perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan, ataupun penyelenggaraan kegiatan administrasi negara secara langsung.
5. Arsip Duplikasi, adalah jenis arsip yang isi dan bentuknya mirip dengan arsip aslinya.
Dari berbagai sumber
Post a Comment