Definisi Efektif Efektivitas, Tingkatan, Kriteria, Aspek, Unsur, Pengukuran dan Contohnya

Table of Contents

Efektif Efektivitas

A. Definisi Efektif dan Efektivitas

Efektif memiliki arti cara mencapai suatu tujuan dengan pemilihan cara yang benar dari beberapa alternatif, kemudian mengimplimentasikan pekerjaan dengan tepat dengan waktu yang cepat. Pekerjaan efektif berhubungan perencanaan, penjadwalan dan pengeksekusian keputusan yang tepat guna. Suatu pekerjaan dapat dikatakan efektif jika tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya berhasil dicapai.

Manurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) efektivitas ialah daya guna, keaktifan serta adanya kesesuaian dalam suatu kegiatan antara seseorang yang melaksanakan tugas dengan tujuan yang ingin dicapai. Efektivitas merupakan pencapaian tujuan secara tepat atau memilih tujuan-tujuan yang tepat dari serangkaian alternatif atau pilihan cara dan menentukan pilihan dari beberapa pilihan lainnya. Efektifitas bisa juga diartikan sebagai pengukuran keberhasilan dalam pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditentukan.

Agar lebih memahami apa itu efektivitas maka kita dapat merujuk pada pendapat ahli berikut di antaranya,
1) Ravianto , efektivitas ialah seberapa baik pekerjaan yang dilakukan, sejauh mana orang menghasilkan keluaran sesuai dengan yang diharapkan. Artinya apabila suatu pekerjaan dapat diselesaikan sesuai dengan perencanaan, baik dalam waktu, biaya, maupun mutunya maka dapat dikatakan efektif.
2) Gibson et.al, efektivitas adalah penilaian yang dibuat sehubungan dengan prestasi individu, kelompok dan organisasi. Semakin dekat prestasi mereka terhadap prestasi yang diharapkan (standar) maka mereka dinilai semakin efektif.
3) Prasetyo Budi Saksono, efektivitas adalah seberapa besar tingkat kelekatan antara keluaran (output) yang dicapai dengan keluaran yang diharapkan dari jumlah masukan (input) dalam suatu perusahaan atau seseorang.
4) Sondang P. Siagian, efektivitas ialah suatu pemanfaatan sarana prasarana, sumber daya dalam jumlah tertentu yang sebelumnya telah ditetapkan untuk menghasilkan sejumlah barang atau jasa kegiatan yang akan dijalankan oleh seseorang atau suatu perusahaan.
5) Schemerhon John R. Jr., efektivitas ialah pencapaian target keluaran (output) yang akan diukur dengan cara membandingkan output anggaran atau OA (seharusnya) dengan output realisasi atau OS (sesungguhnya), jika OA > OS maka akan dinilai efektif.
6) Wiyono, efektivitas diartikan suatu kegiatan yang dilaksanakan dan memiliki dampak serta hasil sesuai dengan yang diharapkan.
7) Abdurrahmat, efektivitas adalah manfaat sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya.

B. Tingkatan Efektivitas

Efektivitas memiliki tiga tingkatan sebagaimana yang didasarkan oleh David J. Lawless dalam Gibson, Ivancevich dan Donnely (1997:25-26) di antaranya,
1) Efektivitas Individu, efektivitas Individu didasarkan pada pandangan dari segi individu yang menekankan pada hasil karya karyawan atau anggota dari organisasi.
2) Efektivitas Kelompok, adanya pandangan bahwa pada kenyataannya individu saling bekerja sama dalam kelompok. Jadi efektivitas kelompok merupakan Jumlah kontribusi dari semua anggota kelompoknya.
3) Efektivitas Organisasi, efektivitas organisasi terdiri dari efektivitas individu dan kelompok. Melalui pengaruh sinergitas, organisasi mampu mendapatkan hasil karya yang lebih tinggi tingkatannya daripada jumlah hasil karya tiap-tiap bagiannya.

C. Kriteria Efektivitas

Secara umum beberapa tolak ukur atau kriteria efektivitas di antaranya,
1) Efektivitas keseluruhan yaitu sejauh mana seseorang atau organisasi melaksanakan seluruh tugas pokoknya
2) Produktivitas yaitu kuantitas produk atau jasa pokok yang dihasilkan seseorang kelompok atau organisasi
3) Efisiensi yaitu ukuran keberhasilan suatu kegiatan yang dinilai berdasarkan besarnya sumber daya yang digunakan untuk mencapai hasil yang diinginkan
4) Laba yaitu keuntungan atas penanaman modal yang dipakai untuk menjalankan suatu kegiatan
5) Pertumbuhan yaitu suatu perbandingan antara keadaan organisasi sekarang dengan keadaan masa sebelumnya (tenaga kerja, fasilitas, harga, penjualan, laba, modal, market share dan lainnya)
6) Stabilitas yaitu pemeliharaan struktur, fungsi dan sumber daya sepanjang waktu, khususnya dalam masa-masa sulit
7) Semangat kerja yaitu kecenderungan seseorang berusaha lebih keras mencapai tujuan organisasi, misalnya perasaan terikat, kebersamaan tujuan dan perasaan memiliki
8) Kepuasan kerja yaitu timbal-balik atau kompensasi positif yang dirasakan seseorang atas peranannya dalam organisasi
9) Penerimaan tujuan organisasi yaitu diterimanya tujuan-tujuan organisasi oleh setiap individu dan unit-unit di dalam suatu organisasi
10) Keterpaduan yaitu adanya komunikasi dan kerjasama yang baik antaranggota organisasi dalam mengkoordinasikan usaha kerja mereka
11) Keluwesan adaptasi yaitu kemampuan individu atau organisasi untuk menyesuaikan diri terhadap perubahan
12) Penilaian pihak luar yaitu penilaian terhadap individu atau organisasi dari pihak-pihak lain di suatu lingkungan yang berhubungan dengan individu atau organisasi tersebut

D. Aspek-Aspek Efektivitas

1) Aspek Peraturan/Ketentuan, peraturan dibuat untuk menjaga kelangsungan suatu kegiatan berjalan sesuai dengan rencana. Peraturan atau ketentuan merupakan sesuatu yang harus dilaksanakan agar suatu kegiatan dianggap sudah berjalan secara efektif.
2) Aspek Fungsi/Tugas, individu atau organisasi dapat dianggap efektif jika dapat melakukan tugas dan fungsinya dengan baik sesuai dengan ketentuan. Oleh karena itu setiap individu dalam organisasi harus mengetahui tugas dan fungsinya sehingga dapat melaksanakannya.
3) Aspek Rencana/Program, suatu kegiatan dapat dinilai efektif jika memiliki suatu rencana yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai. Tanpa adanya rencana atau program maka tujuan tidak mungkin dapat tercapai.
4) Aspek Tujuan/Kondisi Ideal, yang dimaksud dengan kondisi ideal atau tujuan ialah target yang ingin dicapai dari suatu kegiatan dengan berorientasi pada hasil dan proses yang direncanakan.

E. Unsur-Unsur Efektivitas

Unsur-unsur efektifitas merupakan ruang lingkup yang menjadi pembangun efektivitas itu sendiri. Menurut Cahyono (1983:54) di antaranya,
1) Unsur sumber daya manusia , sumber daya manusia sangat berperan penting dalam hal ini sumber daya manusia merupakan faktor utama dalam berbagai aktivitas guna untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.
2) Unsur sumber daya bukan manusia, sumber daya bukan manusia merupakan unsur kedua dari sumber daya manusia yang memiliki peran dalam suatu kegiatan atau aktivitas misalnya antara lain modal, tenaga kerja, mesin, peralatan dan sebagainya yang semuanya tentu menunjang keberhasilan organisasi.
3) Unsur hasil yang dicapai sesuai dengan tujuan, hasil merupakan tujuan akhir dari suatu kegiatan. Untuk mencapai hasil yang maksimal, maka seluruh bagian kegiatan yang dilaksanakan harus menggunakan kedua sumber di atas.

F. Pengukuran Efektivitas Kegiatan

Menurur Sumaatmaja (2006:42) bahwa pengukuran efektifitas secara umum dapat dilihat dari hasil kegiatan yang sesuai dengan tujuan dengan proses yang tidak membuang-buang waktu serta tenaga. Dari pendapat tersebut tampak bahwa pada dasarnya alat ukur efektvitas terletak pada waktu yang digunakan dalam pelaksanaan, tenaga yang melaksanakan dan hasil yang telah diperoleh.
1) Efektivitas Waktu, setiap orang atau kelompok yang melaksanakan kegiatan mengharapkan penggunaan waktu yang minimal mungkin. Hal ini berarti bahwa waktu sangatlah penting dalam menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan yang diharapkan. Jika waktu dalam menyelsesaikan pekerjaan tidak sesuai dengan target yang telah ditetapkan maka itu bearati kegiatan tidak efektif.
2) Efektivitas Tenaga, tenaga yang dimaksud berkenaan dengan tenaga fisik dan pikiran individu maupun kelompok yang terlibat dalam suatu kegiatan. Tenaga juga berkenaan dengan kuantitas atau jumlah pekerja. Jika jumlah pekerja sangat banyak dan  hasil yang diperoleh tidak layak maka dapat dikatakan pekerjaan tersebut tidak efektif.
3) Hasil yang Diperoleh, alat ukur yang paling utama dalam mengukur efektivitas suatu pekerjaan adalah hasil. Pencapaian hasil akhir dari suatu kegiatan dapat dilihat dengan menyesuaikan hasil yang diperoleh dengan tujuan yang telah disusun sebelum pekerjaan dilaksanakan. Oleh karena itu sebelum kegiatan dilaksanakan ditentukan dulu tujuan yang diharapkan. Jika tujuan tesesebut tidak sesuai dengan harapan maka artinya kegiatan tidak efektif.

G. Contoh Efektivitas

1) Seorang karyawan customer service diharapkan dapat melayani 10 pelanggan setiap harinya. Pada kenyataannya karyawan tersebut dapat melayani 11 pelanggan per hari maka karyawan tersebut dianggap memiliki efektivitas yang baik.
2) Seorang manajer membawahi 20 orang pegawai dan harus membagi tugas/pekerjaan masing-masing pegawai tersebut. Pada kenyataannya manajer tersebut tidak menentukan orang terbaik disuatu posisi, maka manajer tersebut dianggap tidak memiliki efektivitas yang baik.
3) Sebuah mesin foto copy melayani 20 orang pegawai dan diharapkan dapat mengcopy 500 kertas per hari. Pada kenyataannya mesin foto copy tersebut dapat mengcopy lebih dari 500 kertas per hari, maka mesin tersebut dianggap efektif.

Dari berbagai sumber

Download